+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Чем подтвердить расходы на аренду квартиры для работников в командировке

Содержание

Аренда квартиры в командировке подтверждающие документы – Юридическая консультация

Чем подтвердить расходы на аренду квартиры для работников в командировке

В статье рассказывается какие нужны отчетные документы за проживание в квартире посуточно Сегодня с каждым днём процветает бизнес, сферы услуги, маркетинг и т. п.

И как же сейчас обойтись человеку, который путешествует, или расположился в городе из-за командировки или просто решил посетить город без жилья? Если вы в командировке, то для того, чтобы работодатель смог оплатить вам блага, нам нужно будет предоставить бумаги, которые указывают на то, что вы проживали в том или ином месте какое-то количество дней.

Вам будет необходимо составить подробный отчёт, в который будет входить все ваши затраты и позже отправить список документов в бухгалтерию. Все документы необходимо собирать в строгой форме, иначе все затраты на командировку вам придётся платить из своего кошелька, что не очень-то и приятно.

Отчётные документы. В каких случаях они необходимы?

Если у работодателя есть необходимость отправить вас в командировку, то вам нужно уточнить, если в его действиях правомерность. Например, есть ограничения по Трудовому кодексу. Не могут быть отправлены в командировку следующие лица:

  • Рабочие в период ученического договора. Командировка нарушает учебные мероприятия. Отправка считается законной только в том случае, если работник прошел обучение.
  • Беременные женщины
  • Возрастные ограничения также считаются преградой. Не достигшие 18 лет, кроме творческих личностей – спортсменов, журналистов, художников и т. п. Ссылка на Трудовой кодекс: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/

Отчётные документы, которые необходимы для командировки. Какие документы нужно предоставить?

Вы обязаны предоставить сотрудникам отдела бухгалтерии следующие виды документов:

  • Количество потраченных средств на приобретения номера в гостинице, квартире или общежитии.
  • Расходы на транспорт.
  • Расходы на продукты питания.
  • Расходы на телефонную и интернет-связь.
  • Если поездка была совершена работником на личном транспорте, то нужно предоставить чек с суммой на топливо.

Как только рабочий вернулся из командировки, то ему нужно будет сделать отчётные документы о совершенной им поездки. Так, сейчас мы предоставим список тех документов, которые вам необходимо собрать:

  • Чеки о потраченных денежных средствах;
  • Билеты, которые использовались для поездки;
  • Кассовые чеки на продукты питания;
  • Чеки с АЗС;
  • Чеки о растрате средств на нужды для рабочей деятельности.

Как потребовать отчётные документы от гостиничного номера, частной квартиры?

Кратковременное расположение в гостиной комнате или в другом жилье требует обязательной оплаты по договору на аренду жилья. Для вашей бухгалтерии будет достаточного простого чека об уплате номера гостиницы или общежития.

Один из представителей сотрудников может выдать вам специальный счёт – справку. Другое дело будет обстоять с арендой комнаты или квартиры. Если вы обратились в агентство по недвижимости, то вам надо будет сохранить все бланки об уплате не только проживания, так и за посреднические услуги.

Такими документами могут являться фактические оказания услуг. Никогда не нужно соглашаться на расположении в квартире без подписания различных документов, пусть даже цена за проживания будет маленькой. Ваш работодатель не сможет узнать, откуда у вас такие затраты на проживание.

И в таком случае бухгалтерия будет не вправе оплатить стоимость проживания вас в квартире.

А если подтверждения нет?

Что делать сотруднику, у которого нет подтверждения о том, что он находился в какой-то период времени в номере или квартире? Часто случается, что сотрудник не может подать необходимые документы о расходах во время нахождения в командировки. В таких случаях практически нельзя доказать, что вы находились в том или ином номере.

Фактически сотрудник ведь проживал. Обычно в таких случаях руководитель компании устанавливает компенсационные выплаты. Такие выплаты обычно не превышают размер затрат сотрудника во время командировки. Также можно узнать среднюю стоимость проживания в номере или в квартире из агентства недвижимости.

Позже на основании данных можно потребовать в суде компенсацию всех ваших издержек.

Про Налоги

Допускается освобождение от уплаты налогов и различных платежей, если сумма наема жилья составляет 699 рублей за один день по России, или 2500 рублей за день заграничной.

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно у частных лиц

Если вы решили проживать у частника, то вы должны составить с ним письменный договор, подтверждающий факт проживание. В данном списке/договоре должны быть указаны: сроки, стоимость проживания и по возможности дополнительные услуги, если они необходимы.

Что необходимо, чтобы составить письменный договор? Для этого вам потребуется всего лишь паспорта сторон. Также стоит попросить у частного лица документы о праве собственности. Оплачивать наем стоит лучше наличными под расписку владельца. Такую выписку смогут принять не только в бухгалтерии, но и в налоговой инспекции.

А что с налогами? Так, расходы на жильё, которые будут возмещены бухгалтерией, не будут облагаться налогами в соответствии со статьёй.

В заключение я хотел бы дать вам совет. Не стоит пренебрегать сбором различных чеков, документов, расписок и тому подобное. Такие мелочи помогут вам доказать всё, что необходимо.

В этой статье вы узнали, какие нужны отчетные документы за проживание в квартире посуточно. Если у вас возникли вопросы и проблемы, требующие участие юристов, то вы можете обратиться за помощью к специалистам информационно-правового портала «Шерлок». Просто оставьте на нашем сайте заявку, и наши юристы вам перезвонят.

Источник: http://www.cherlock.ru/articles/otchetnie-dokymenti-za-projivanie-v-kvartire-posytochno…

Как подтвердить документально расходы по найму жилого помещения?

Отправляясь в командировку, сотрудники несут расходы, и они часто становятся камнем преткновения в отношениях работник и наниматель.

Часто не знание юридических нюансов приводит к конфликтам, а иногда и потере потраченных средств.

Попытаемся разобраться, что необходимо учитывать во время найма жилья в другом населенном пункте, какие из подтверждающих документов необходимы для бухгалтерии?

Варианты найма жилого помещения

Наилучший вариант – это договоренность с принимающей стороной касательно различных моментов командировки, не исключая и проживание работника. Но это происходит крайне редко, когда речь идет о крупных продолжительных контрактах или выезда за границу.

Помните: чаще всего командированному лицу необходимо самостоятельно искать себе возможность временного проживания.Первое, что сразу приходит на ум — это номер в гостинице.

Прекрасный вариант, как для сотрудника, которому не придется заниматься хозяйственными нуждами, но и для руководителя предприятия, потому что в администрации отеля существуют услуги по предоставлению официальных документов.

Но может случиться так, что свободных номеров нет и цены достаточно высокие. В качестве альтернативного решения может выступить койко-место в хостеле. Этот вариант больше подойдет молодым людям и то на 1-2 ночи.
Можно еще рассмотреть, как возможность временного проживания, аренду квартиры.

Жилье посуточно, уже давно заняло отдельную нишу бизнеса в сфере недвижимости, сдается во всех областных городах и крупных мегаполисах. Цена квартиры на порядок ниже, чем стоимость гостиничного номера с аналогичным количеством комнат.

Командировочный всегда сможет экономно питаться, имея возможность использовать кухню, что в гостинице невозможно.

Источник: https://afina777.com/arenda-kvartiry-v-komandirovke-podtverzhdayuschie-dokumenty/

Квартиры для командировочных

Чем подтвердить расходы на аренду квартиры для работников в командировке

Посуточная аренда квартиры сотрудником в командировке в порядке вещей. Это актуально для любых организаций, в устанавливающей документации которых прописана формулировка «найм жилого помещения».

Потому в вопросе: можно ли в командировке снять квартиру, вы вправе выбирать между отелем, хостелом и частными апартаментами…

ВАЖНО: Отнеситесь внимательно к сбору подтверждающих документов, иначе компенсировать съем в служебной поездке вам никто не будет!

ДАВАЙТЕ ВМЕСТЕ РАЗБИРАТЬСЯ:

  • Как подтвердить аренду жилья у агентства или частника?
  • Что делать, если в выбранной квартире не предоставляют отчетность?
  • Есть ли смысл рассматривать квартирный вариант, и как на нем заработать?

Документы для компенсации командировочного проживания

У командированного сотрудника есть целых пять вариантов, где остановиться, один из них – квартира. Для отчета по ней вам нужно будет предоставить в бухгалтерию:

  1. Договор о найме с прописанной ценой
  2. Квитанция или чек строгой отчетности с уникальным номером. При безналичной оплате действует платежное поручение от банка (при онлайн платеже у вас будет ссылка для скачивания или печати).
  3. Желательно – счет или акт с указанием периода проживания и стоимости одних суток и суммы за все дни.

ПРИМЕЧАНИЕ: Оплачивать аренду квартиры должен сам командированный, а не жена или друг. В обратном случае – деньги по авансовому отчету вам не выплатят.

Когда снимаете у физ. лица – требования лояльнее

При аренде жилья в командировке у физического лица «бумажная бюрократия» несколько проще:

  • От руки или на компьютере распечатывается договор, где нужно указать адрес квартиры, даты и цена проживания + реквизиты паспортов обеих сторон.
  • После скрепления договорных отношений подписями командированный отдает деньги наймодателю.
  • Хозяин жилплощади пишет расписку с полными данными о себе и нанимателе (ФИО, адрес прописки и паспортные реквизиты) по форме: «Получил от такого-то такую-то сумму…». Дату и подписи ставят оба участника соглашения.

Что делать, если никаких документов нет?

Такое тоже случается – человеческий фактор никто не отменял…

И в данной ситуации не все потеряно.

СОВЕТ: Пробуйте отстоять свои затраты – аргументируйте, что где-то вы жили, а учреждение не побеспокоилось за вас и не предоставило жилье.

По статистике после таких аргументов что-то возмещают, но сумма будет меньше реально потраченной. Согласиться на нее или уволиться – дело ваше…

Можно остаться в минусе или… Получить ДОХОД!

Помимо того, что в командировке МОЖНО арендовать квартиру, на ней легко и ЗАРАБОТАТЬ от 500 до 2000 руб. в день.

Эта возможность будет вам на руку, если учесть, что размер суточных чаще ничтожно мал!

***

Читайте больше полезных статей на сервисе Dokpiter –
ездите в командировку подкованным человеком.

Жилье для командировочных: 3 популярных варианта

Где остановиться в командировке, решает преимущественно сам сотрудник, исходя из бюджета поездки и личных предпочтений. Наибольшей популярностью у командированных служащих пользуются гостиницы, хостелы и квартиры, которые сдают в аренду посуточно. Каждый вариант имеет свои преимущества и недостатки.

Отель

Это самый распространенный вариант жилья в командировке, так как предусматривает максимум удобств за корпоративные деньги.

Учитывая, что сотрудник не оплачивает проживание со своего кармана, он отдает предпочтение отелю, так как в нем гостям предлагают комфортные условия и большой перечень дополнительных услуг. В стоимость аренды номера может входить завтрак.

В некоторых гостиницах можно оплатить и полный пансион. Отели чаще всего бронируют в том районе, где находится офис.

Хостел

Хостел – это жилье для командировочных работников, которые хотят сэкономить. Некоторые компании устанавливают такие бюджеты на служебные поездки, что их хватает только на проезд и проживание в хостеле.

Из преимуществ этого варианта можно выделить то, что получится завести новые знакомства – понравится тем, кто не любит оставаться в одиночестве. Из минусов – общая комната, которую придется делить с чужими людьми, и скромные условия проживания.

4.1. Аренда квартир для проживания командированных работников

Хотя и в хостелах можно арендовать отдельный номер и жить в комфорте.

Квартира

Квартиры посуточно арендуют преимущественно те, кто не хочет отказываться от домашних условий даже в служебных поездках. Такое жилье привлекает еще и тем, что имеет большой выбор вариантов по расположению. Квартиру можно снять и в центре, и в спальном районе, и на окраине города. Цены на проживание тоже отличаются широким диапазоном.

Важный нюанс при съеме квартиры на время командировки – не забыть оформить отчетные документы. Прежде чем бронировать жилье, нужно уточнить у арендодателя, работает ли он официально и сможет ли выписать квитанцию. Чек, подтверждающий оплату проживания, нужно передать в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Дата: 2018-06-07

Вопрос: Общество с ограниченной ответственностью (ООО) просит дать разъяснение по следующему вопросу. ООО арендует квартиру у физического лица. Данная квартира используется для проживания работников ООО в период их служебной командировки.

Если бы командируемые работники проживали в гостиницах, а не в арендуемой квартире, расходы ООО на оплату услуг гостиниц составили бы в несколько раз больше, чем арендная плата за соответствующий период.

Таким образом, расходы ООО на арендную плату по указанной квартире экономически оправданны, обоснованны и документально подтверждены (все необходимые документы оформляются в соответствии с действующим законодательством РФ).

Вправе ли ООО отнести к расходам в целях налогообложения прибыли организаций расходы, связанные с арендой квартиры, которая используется работниками в период их служебных командировок?

Ответ:МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПИСЬМО

от 2 июня 2005 г. N 03-03-01-04/1/306

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу отнесения к расходам в целях налогообложения прибыли организаций расходов, связанных с арендой квартиры, которая используется работниками в период их служебных командировок, и сообщает следующее.Согласно п. 1 ст.

252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в целях гл. 25 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.При этом пп. 12 п. 1 ст.

264 Кодекса предусматривает в составе расходов на командировки такой вид расходов, как наем жилого помещения.

В случае, когда организация регулярно направляет своих работников в командировки в один и тот же населенный пункт и для этих целей арендует жилое помещение, в котором проживают командированные работники, документально подтвердить факт проживания работников именно в этом жилом помещении не представляется возможным. Поэтому в рассматриваемой ситуации расходы по аренде квартиры не являются документально подтвержденными и, значит, не могут относиться к расходам на командировки и уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Копия настоящего ответа направлена в Управление налогообложения прибыли (дохода) ФНС России.

Заместитель директораДепартамента налоговойи таможенно-тарифной политикиА.И.ИВАНЕЕВ

02.06.2005

Вопрос: Организация арендует в другом городе квартиру у физического лица. Данная квартира используется для проживания работников организации в период их служебной командировки.Таким образом, в течение срока действия аренды имеются периоды, во время которых в указанной квартире никто не проживает.

По условиям договора аренды арендные платежи за пользование квартирой уплачиваются арендодателю независимо от факта проживания в квартире работников организации.

Если бы командируемые работники проживали в гостиницах, а не в арендуемой квартире, расходы организации на оплату услуг гостиниц составили бы в несколько раз больше, чем арендная плата за весь период срока действия договора аренды квартиры.

Таким образом, расходы организации на арендную плату по указанной квартире экономически обоснованы и документально подтверждены (все необходимые документы оформляются в соответствии с действующим законодательством РФ).

Относятся ли к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, расходы в виде сумм арендной платы, уплачиваемой арендодателю по договору аренды квартиры за периоды, в течение которых в указанной квартире никто из работников организации не проживал?

Ответ:МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПИСЬМО

Источник: https://3zprint-msk.ru/kvartiry-dlja-komandirovochnyh/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.