+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП

Содержание

Электронные первичные документы

Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП

В настоящее время растет количество организаций, внедряющих систему электронного документооборота, причем это наиболее характерно для крупных и средних представителей предпринимательства, в то время как малый бизнес в меньшей степени использует передовые технологии, так как электронный документооборот помимо плюсов обладает и отрицательными характеристиками.

Замечание 1

Законодательством не установлено ограничений на применение электронной первичной документации при осуществлении гражданско-правовых договорных отношений.

Порядок электронного документооборота регламентируется Федеральным законом «Об электронной подписи», который определяет порядок применения электронной подписи в случае заключения гражданско-правовых договоров, оказания муниципальных и государственных услуг и иных значимых с юридической точки зрения действий.

Существует несколько видов электронной подписи – простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Простая, подтверждающая факт электронного подписания документа определенным лицом, не защищает от подделки документов. Всегда существует вероятность того, что лицо, подписавшее документ, не признает факт его подписания, либо будет утверждать, что после подписания документ подвергался изменению без его ведома, особенно если этой подписью распоряжается не один человек.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Усиленная неквалифицированная, сформированная как результат криптографического изменения информации с применением ключа подписи, предусматривает определение лица, использовавшего подпись, а также позволяет отслеживать изменения, вносимые в документ после подписания. Законодательством не предусмотрено наличие норм, исключающих возможность отказа от подписания документа.

Законодательством не определено какими видами подписи следует пользоваться при подписании того или иного электронного документа, однако, квалифицированные специалисты считают, что первые два варианта подписи как менее надежные следует использовать для внутреннего документооборота.

Усиленная квалифицированная, применяемая только в совокупности с ключом проверки, создаваемым удостоверяющими центрами, позволяет отслеживать изменения документа после его подписания, что обеспечивает высокий уровень защиты документа от подделки. При использовании данного вида подписи исключена возможность отказа лица, использовавшего электронную подпись, от подписания документа.

Усиленная квалифицированная электронная подпись применяется при осуществлении либо внешнего документооборота (с контрагентами, налоговыми органами), либо документооборота, связанного с материальной ответственностью и охраной труда. Для последних документов вообще более надежной формой является бумажная с проставлением обычной подписи, а не электронной.

Применение электронных документов в бухгалтерском и налоговом учете

Замечание 2

Применение электронных документов для целей бухгалтерского учета прямо предусмотрено законодательством, при этом не уточняется ни вид применяемой электронной подписи, ни равнозначность статуса электронных и бумажных документов.

Применение электронных документов для целей налогового учета не ограничено Налоговым кодексом, если подтверждаемые ими расходы соответствуют требованиям налогового законодательства. При этом существуют особенности применение того или иного вида электронной подписи для целей налогового учета.

Например, в отношении применения простой электронной подписи в отношении документов, принимаемых для целей налогового учета, не издано каких-либо разъяснений, что позволяет сделать вывод о том, что применение неквалифицированной электронной подписи нецелесообразно.

Минфин РФ при этом высказывает мнение, что электронный документ, подписанный простой электронной подписью, не имеет разнозначного статуса с бумажным документом, а, следовательно, не может быть основанием для признания расходов для целей налогового учета.

В отношении усиленной квалифицированной подписи прямо предусмотрено ее применение по отношению к ряду налоговых документов, например, заявления о постановке или снятии с учета в налоговом органе; налоговые декларации; заявления о зачете (возврате) сумм налога.

Учетная политика и электронный документооборот

Организационные аспекты электронного документооборота необходимо отразить в приложении к учетной политике в разрезе следующих элементов:

  • перечень лиц, участвующих в осуществлении электронного документооборота, обладающих квалифицированной электронной подписью;
  • порядок заверения бумажных вариантов электронной документации, необходимых для предоставления контролирующим органам;
  • требования конфиденциальности в отношении использования электронных подписей и порядок ознакомления с ними работников.

Замечание 3

Применение электронной подписи также следует оговаривать в хозяйственных договорах с контрагентами с уточнением наличия технических возможностей для обмена электронной документацией.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Электронный документооборот обладает следующими преимуществами:

  • во-первых, он способствует сокращению финансовых и трудовых затрат на составление и обеспечение хранения бумажной документации;
  • во-вторых, он обеспечивает ускорение процесса работы с документами (быстрый поиск документа, быстрая его передача получателю);
  • в-третьих, он обеспечивает экономию времени на обработку и согласование документов.

При этом электронный документооборот не лишен и определенных недостатков, к числу которых можно отнести:

  • во-первых, высокие затраты на организацию электронного документооборота, обучение сотрудников;
  • во-вторых, зависимость электронного документооборота от наличия электричества, интернета;
  • в-третьих, сохранение необходимости перевода электронных документов в бумажный формат при определенных обстоятельствах.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/elektronnye_pervichnye_dokumenty/

Как подписать первичные документы квалифицированной электронной подписи

Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП

ФЗ N 63 «Об электронной подписи» участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.

Во-вторых, выбор типа электронной подписи зависит от задач, которые необходимо решать с ее помощью.

Так, например, выдвигаются требования к выбору электронной подписи при работе с бухгалтерскими первичными документами: электронный счет-фактура является документом основанием для вычета сумм НДС только в том случае, если он подписан электронной цифровой подписью.

Поскольку с 01.07.2013 г. прекращает свое действие ФЗ N 1 «Об электронной цифровой подписи», то электронная цифровая подпись будет приравнена к усиленной квалифицированной.

Усовершенствованная электронная подпись позволяет обеспечить:

  • Доказательное подтверждение момента создания электронной подписи.
  • Доказательное подтверждение действительности сертификата ключа электронной подписи на момент создания электронной подписи.
  • Архивное хранение юридически значимых электронных документов.

В момент подписания документа электронной подписью будет проставляться штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата обосновано доказать, что ваш документ имеет юридическую силу. 12.

Можно ли обмениваться документами, если у нас и у контрагента ЭП выдана разными удостоверяющими центрами? Да, можно, и это никак не противоречит законодательству.
Однако, стоит учесть, при использовании неквалифицированной электронной подписи в соответствии с п.

2 ст.

Электронные документы и эп: что нужно знать бухгалтеру

Важно

В принципе, для PDF-документов действия будут теми же, однако в силу специфики других программ от компании Adobe целесообразно отделять файл подписи от основного документа. Возможна ситуация, когда получатель документа сначала захочет ознакомиться с его содержимым, используя для этого тот же Acrobat (Reader), а только потом станет проверять подпись.

Кстати, некоторые приложения от Adobe тоже позволяют подписывать файлы собственными штатными средствами. Если встраивать подпись в документы формата HTML при работе с тонкими клиентами, в браузере потребуется нажать «Подписать и отправить», после чего будет активирован скрипт разработчика, формирующий строковую переменную с данными по верификации документа, которая будет введена в специальное hidden-поле, подписана и передана на сервер POST-методом.

Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

Распечатанный документ следует заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица (или руководителя организации).

Сегодня Высший Арбитражный Суд РФ (ВАС РФ) работает через онлайн-сервисы «Электронное правосудие».


С помощью системы «Мой арбитр» документы можно подавать в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи посредством заполнения форм, размещенных на официальном сайте ВАС РФ.

Как подписать документы электронной подписью и можно ли это делать?

Интернет-сервис обмена электронными документами Synerdocs На вопросы портала Audit-it.ru об ЭЦП отвечает эксперт Synerdocs Кассис Карина. 1.

Электронная подпись, используемая фирмой – это подпись юридического лица или подпись конкретного человека (директора, бухгалтера)? Ответ на этот вопрос можно найти в Федеральном законе от 06.04.2011 г. N 63 «Об электронной подписи» — в статье 14.

Подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ, то есть — владельца сертификата ключа. Поэтому сертификат выдается на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности.

Закон, также, допускает в некоторых случаях не указывать в качестве владельца сертификата физическое лицо, например, если подписание происходит автоматически – уведомление о получении запросов в государственные органы.

Первичные документы подписаны эцп

Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта.

Внимание

Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика. 7.

Обязательно ли обмениваться электронными документами через оператора электронного документооборота? Можно ли подписывать документы с помощью программы, установленной на компьютере пользователя и отправлять контрагенту напрямую? Существуют ли такие программы? Чтобы наладить обмен электронными документами, подключаться к услугам оператора электронного документооборота совсем не обязательно.

Первичные учетные документы можно подписывать простой электронной подписью

Отдельно отметим, возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде закреплена в гл. 21 ст. 169 Налогового кодекса РФ. Электронные счета-фактуры составляются по взаимному согласию сторон сделки в соответствии с установленными и обязательными к применению форматами и порядком выставления.

Для товарных накладных и актов приемки-сдачи работ также утверждены форматы, которые, в отличие от электронных счетов-фактур, носят рекомендательный характер. 3.

Какие документы можно использовать в электронном виде с применением электронной подписи? Есть ли исключения? Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и т.д. могут быть электронными.

Электронная цифровая подпись: исследуем важные тонкости

Попутно можно установить флажок в поле сохранения подписи в виде отдельного объекта (при последующей проверке подписи в документе потребуются оба файла). Если галочку не ставить, файл подписи будет объединен с документом.

После продолжения потребуется выбрать сертификат, который был выдан соответствующим удостоверяющим центром (он может находиться на внешнем носителе eToken или прописан в системном реестре). После этого остальные параметры можно не менять. По окончании всех действий останется только нажать кнопку «Готово».

Примечание: если для подписи выбрался отдельный файл, как правило, он будет располагаться в той же директории, что и исходный подписываемый документ, и иметь расширение SIG. Особенности подписи документов PDF, HTML и XML Наконец, несколько слов о других форматах.

В наш век компьютерных технологий для заверения документов стала применяться, так называемая электронная цифровая подпись или сокращенно ЭЦП. Однако в этом вопросе у многих нет четкого понимания того, зачем это нужно, ведь большинство привыкло работать по старинке, подписывая документы вручную.

О том, как подписать документы электронной подписью, далее и пойдет речь. Что такое электронная цифровая подпись или ЭЦП? ЭЦП представляет собой некий объект в электронном виде, по которому сразу же можно определить лицо, его сформировавшее, установить авторство, проверить аутентичность документа и т. д.

Естественно, визуально ЭЦП может выглядеть как обычная подпись в виде графического объекта, вставленного в документ. На самом деле здесь работают алгоритмы асимметричного шифрования и криптографии.

Затем последует проверка документа и подписи, после чего на сервере сформируется таблица с полями самого подписанного документа и его ЭЦП.

Файлы XML можно подписать как обычные документы, использовать средство «Офиса» InfoPath или создать специальный атрибут тэга в самом документе. Краткие итоги Вот кратко и все о том, как подписать документы электронной подписью.

Конечно, здесь были приведены далеко не все методы, которые позволяют произвести такие операции, и рассмотрены не все программы для создания ЭЦП.

Однако даже по такому краткому описанию уже можно понять, для чего нужна электронная подпись, и как в основе своей работают все необходимые алгоритмы. Если посмотреть не некоторые типы программного обеспечения, в частности, офисные программы или наиболее популярные продукты от Adobe, можно использовать и их собственные средства.

Источник: http://vip-real-estate.ru/2018/05/02/kak-podpisat-pervichnye-dokumenty-kvalifitsirovannoj-elektronnoj-podpisi/

Юридическая значимость электронного документа

Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП

В электронном документообороте подписание документа происходит при помощи технологии электронной подписи. В 63-ФЗ «Об электронной подписи» оговорены условия, при которых электронная подпись может придавать юридическую силу электронному документу.

Прежде всего, стоит разобраться, что означает термин «юридическая сила». Согласно действующему национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 юридическая сила документа — это его свойство вызывать правовые последствия. Например, договор, который  имеет юридическую силу, создает права и обязанности для подписавших его сторон. Нарушение условий  договора — обязанность оплатить штраф и т.д.

Бумажные и электронные  документы должны содержать определенные реквизиты, чтобы иметь юридическую силу и служить доказательством в государственных органах, включая суды. К таким обязательным реквизитам относятся:

  • название вида документа (кроме писем),
  • номер, который ему присваивает любая из сторон,
  • имя автора подписи и название организации, от лица которой он имеет право подписывать документ,
  • дату подписания,
  • собственно подпись.

В электронном документообороте (далее — ЭДО) подписание документа происходит при помощи технологии электронной подписи. Ее виды и порядок использования прописаны в федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — 63-ФЗ). Закон определяет три вида подписи:

  • усиленную квалифицированную,
  • усиленную неквалифицированную,
  • простую.

В этом же законе оговорены условия, при которых электронная подпись может придавать юридическую силу электронному документу. Рассмотрим отдельно особенность применения каждого вида подписи.  

Взаимодействуйте с пользователями разных операторов ЭДО через Диадок. Безлимит на 2 месяца — бесплатно.

Подключиться бесплатно

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись (или КЭП) — это вид подписи, который основывается на инфраструктуре закрытых и открытых ключей,  создается с помощью криптографических алгоритмов и максимально стандартизирован государством:

  • программное обеспечение для работы с КЭП должно быть сертифицировано ФСБ России,
  • структуру сертификата также определяет ФСБ,
  • выдавать КЭП может только удостоверяющий центр, имеющий аккредитацию Минкомсвязи России.

КЭП подтверждает личность владельца и не позволит незаметно внести изменения в подписанный файл. Любой документ, если он был подписан квалифицированной электронной подписью,  в силу 63-ФЗ признается равнозначным документу на бумажном носителе, который был подписан собственноручной подписью.

Для некоторых видов электронных документов государство установило требование подписывать их только квалифицированной электронной подписью. Речь идет о формализованных документах: счетах-фактурах, УПД и их корректировках.

Чтобы формализованные электронные документы имели юридическую силу, необходимо:

  • создать их в соответствии с форматам, утвержденным органом исполнительной власти,
  • передать в соответствии с утвержденным порядком,
  • подписывать квалифицированной электронной подписью.

Неквалифицированная электронная подпись

НЭП также создается с помощью криптографических алгоритмов, базируется на технологии открытого и закрытого ключа, но в порядке ее выпуска больше свободы:

  • для средств электронной подписи не нужна сертификация ФСБ,
  • нет строгих требований к структуре сертификата,
  • чтобы выпускать НЭП, не нужна аккредитация Минкомсвязи.

В то же время 63-ФЗ устанавливает дополнительное условие для того, чтобы документ, подписанный НЭП, имел юридическую силу. Для этого необходимо соблюсти одно из двух условий:

  • В первом случае эта возможность должны быть прописана в отдельном нормативно-правовом акте, который утверждает государство или федеральный орган исполнительной власти (далее — ФОИВ).
  • Во втором случае участники ЭДО самостоятельно заключают соглашение, в котором договариваются, что НЭП обеспечивает юридическую силу тем документам, которыми они обмениваются (ч. 2 ст. 6 № 63-ФЗ).

В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы, подписанные  сторонами НЭП, будут иметь юридическую силу.

Например, головная организация ведет электронный документооборот со своими «дочками». Между ними есть соглашение о том, что юридическую силу документам придает  НЭП. Однако если подписать НЭП договор с внешним контрагентом, он не будет иметь юридической силы без дополнительного соглашения с ним. Так же, как ФНС не примет счет-фактуру, подписанную НЭП.

Простая электронная подпись

Простая подпись создается без использования криптографических средств и  подтверждает лишь то, что ее создал определенный человек. Простая подпись чаще всего создается средствами той информационной системы, в которой ее используют, например:

  • одноразовый пароль из СМС при совершении банковских операций в мобильном банке,  
  • логин-пароль при входе в личный кабинет интернет-магазина или внутрикорпоративной системы ЭДО.

Простую подпись также можно использовать как равнозначную собственноручной. Эта  возможность должна быть установлена в отдельном нормативно-правовом акте или в соглашении между участниками ЭДО, в котором обязательно прописывают:  

  • Правила, согласно которым будут определять подписанта по его электронной подписи.
  • Обязанность пользователя хранить в секрете закрытую часть ключа простой подписи (например, не передавать никому СМС-код, присланный на телефон, или пароль в паре «логин-пароль»).

Основные факты

  1. Юридическую силу электронному документу обеспечивают:
    • обязательные реквизиты в документе,
    • электронная подпись лица, действующего от своего имени или обладающего правом действовать от лица организации.
    • соблюдение формата и способа передачи документа (для документов, формализованных государством или ФОИВ)
  2. КЭП — единственный вид подписи, который придает любому документу юридическую силу без необходимости подписывать  дополнительные соглашения между сторонами ЭДО.

    При соблюдении условий, перечисленных в 63-ФЗ, юридическую силу электронному документу могут придавать НЭП и простая подпись.  

  3. Участники электронного документооборота могут использовать любой вид подписи по договоренности между собой. Исключение составляют только случаи, когда государство или ФОИВ обязывает или, наоборот, запрещает использовать определенный вид подписи.

УПД — альтернатива пакету из счета-фактуры и акта. Также он может применяться вместо первичного учетного документа. В каком именно качестве он используется в каждом конкретном случае отражает его статус: 1 — для комплекта документов, 2 — для акта.

Документооборот с контрагентами

Универсальный передаточный документ включает СФ, поэтому в форме УПД с 01.10.2017 произошли аналогичные изменения. Главное: все это касается бумажных форм.

Документооборот с контрагентами

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Документооборот с контрагентами

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе счет-фактуру (СФ) и накладную/акт. Его можно представлять в ФНС как основание для получения вычета по НДС. У бумажной и электронной версии УПД есть свои особенности при использовании.

Документооборот с контрагентами

Именно электронная подпись для ЭДО один из необходимых элементов, которые обеспечивают ему юридическую значимость. Электронная подпись в Диадоке — это только КЭП. Так удобнее для пользователей.

Документооборот с контрагентами

Источник: https://kontur.ru/diadoc/spravka/272-yuridicheskaya_sila_elektronnogo_dokumenta

Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП

В статье Организация электронного документооборота с контрагентами мы рассказали, что нужно знать бухгалтеру, чтобы приступить к обмену электронными документами.

В этой статье мы подробнее рассмотрим нюансы использования электронной подписи и ответим на ряд вопросов.

Каким образом электронный документ приобретает юридическую силу и как сохранить ее? Как организовать хранение документов?

Область применения электронной подписи

Многие ли с ходу смогут ответить, для чего нужна электронная подпись? Вряд ли. Потому что четкого представления о сфере применения ЭП у большинства людей пока не сложилось. Между тем, ответ на данный вопрос умещается в небольшой табличке.

Пожалуй, самая главная и очевидная область применения ЭП – электронный документооборот как внутренний, так и внешний (межкорпоративный). Электронные документы внутри компании, подписанные ЭП, защищены от изменений и считаются завизированными или утвержденными. Например, генеральный директор согласовал приказ и подписал его своей ЭП, значит, приказ может быть передан в исполнение.

Если вы обмениваетесь электронными документами со своими контрагентами, то ЭП является гарантом юридической значимости вашего обмена.

Причем в электронной форме могут оформляться не только договорные, но и первичные бухгалтерские документы.

В соответствии со статьей 169 Налогового кодекса РФ в электронном виде допускается составление и выставление электронных счетов-фактур. Ключевым элементом всех легитимных электронных документов является, конечно же, электронная подпись.

Максим Соловьев, аналитик Synerdocs:

Нам часто задают вопрос, какую электронную подпись выбрать для обмена электронными документами? На самом деле вы можете выбрать любую электронную подпись с учетом положений ст.5 и ст.

6 ФЗ №63 «Об электронной подписи».

Однако если вы планируете, сдавать отчетность в государственные контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат и ФСС) в электронном виде, то в обязательном порядке потребуется квалифицированная ЭП.

При возникновении каких-либо споров между организациями в качестве доказательства в суде могут использоваться электронные документы. Согласно Арбитражному процессуальному кодексу РФ, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, подписанные электронной подписью или другим аналогом собственноручной подписи, относятся к письменным доказательствам.

С помощью ЭП заверять различные документы могут физические лица. Благодаря этой возможности удаленные работники на основании договоров оказания услуг, например, могут выставлять акты приемки-сдачи работ в электронном виде.

Обладателей электронных подписей можно отнести к тем счастливчикам, кто самым легким образом получает доступ к государственным услугам. О длительной процедуре активации кода и проверки данных можно забыть.

Широкое распространение получили электронные торги, которые проводятся на специальных площадках. ЭП поставщиков и заказчиков гарантируют участникам, что они имеют дело с реальными предложениями. Кроме того, заключенные контракты приобретают юридическую силу только при его подписании обеими сторонами.

И, наконец, ЭП для электронной отчетности. Как сказано выше, контролирующие органы признают юридическую силу лишь тех документов, что подписаны квалифицированной электронной подписью. Вы можете подавать отчетность через оператора электронного документооборота, специальные программные решения 1С или через сайты органов.

За счет чего обеспечивается юридическая сила электронного документа

С термином «юридическая сила документа», полагаю, знакомы все. Как для бумажного, так и для электронного это его доказательная сила во всех государственных органах.

Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придает обязательное наличие определенных реквизитов:

  • название вида документа (за исключением писем);
  • номер документа;
  • название организации или имя автора документа;
  • дата документа;
  • место разработки, издания, принятия или подписания;
  • подпись.

Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную подпись. Именно она является гарантом целостности и подлинности документа. Кроме того, существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов.

Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными.

Формализованные электронные документы приобретают легитимность в том случае, если они подписаны квалифицированной электронной подписью и вы, как налогоплательщик, присоединены к регламенту обмена.

Кроме того, другим важным фактором в обеспечении юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.

Пожалуй, самым известным примером того, что суды признают легитимность электронных документов, является постановление суда Волго-Вятского округа по делу N А43-5226/2010. Истец настаивал на взыскании задолженности с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик же считал недействительными электронные документы, подписанные ЭП.

Однако между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором явно прописана возможность применения электронного документооборота с использованием ЭП. Суд установил, что первичные документы составлены в соответствии с нормами и подписаны уполномоченным лицом.

Нужно ли уточнять, кто выиграл дело?

Хранение электронных документов

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, а бухгалтерские документы необходимо хранить пять лет. Но даже после истечения срока действия сертификата, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.

Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.

Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:

  • локальное хранение (документы хранятся на локальных дисках/серверах вашей компании);
  • хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).

Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.

Если вам интересно из чего состоит ЭП и как подписывается электронный документ

Электронная подпись (ЭП) – это особый реквизит документа, который позволяет установить авторство документа и подтвердить его неизменность. Приступая к обмену электронными документами, необходимо приобрести сертификат ЭП. Так, у владельца подписи на руках оказываются:

  • Сертификат ЭП, который подтверждает принадлежность подписи определенному лицу;
  • Ключи подписи – комплект из секретного (закрытого) ключа и открытого. При подписании документа создается шифр. То, что мы зашифруем с помощью закрытого ключа, можно расшифровать соответствующим открытым ключом, и наоборот.

Рассмотрим чуть подробнее механизм подписания документа.

Весь сложный процесс подписания и проверки ЭП реализуется с помощью специальных программ (средств криптографической защиты информации). ЭП формируется в результате преобразования информации с помощью секретного ключа и содержит в себе зашифрованный образ документа, именно поэтому можно сразу установить изменялся ли документ после подписания.

Вам, как бухгалтеру, вникать в подробности предыдущего абзаца нет необходимости. ЭП чаще всего хранится на специальной «флешке» (eToken). Для безопасности содержимое носителя защищено пин-кодом, который известен только вам.

Сам процесс подписания достаточно прост, нужно вставить «флешку» в свой компьютер и нажать кнопку «подписать».

Вместо заключения

Итак, электронная подпись является не только аналогом собственноручной подписи, но и является гарантом целостности и подлинности документа.

Юридическая сила электронного документа обеспечивается за счет наличия обязательных реквизитов, электронной подписи и правомочий автора.

А сохранить юридическую силу электронных документов возможно с помощью штампов времени, которые проставляются в момент подписания.

P.S. Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает.

Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру.

Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ на нашем сайте или скачайте буклет

Максим Соловьев

Источник: https://www.synerdocs.ru/5929505.aspx

Какие документы можно подписывать электронной подписью

Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП

Простая электронная подпись — это электронные средства, такие как пароли или коды, которые подтверждают факт подписи электронного документа определенным лицом.

Для того что бы документ подписанный простой электронной подписью являлся равнозначным бумажному документу, сторонам требуется заранее договориться, а так же потребуется проверка подписи. Первичные документы можно подписывать простой электронной подписью.

Документы, для заверения которых требуется печать, не могут быть подписаны простой электронной подписью.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (так же квалифицированная электронная подпись) аналогична неквалифицированной подписи, отличается от последней следующим: ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате, а для создания и проверки подписи используются средства соответствующие требованиям закона №445-ФЗ. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью равнозначен бумажному документу с подписью и\или заверенного печатью. Счет-фактуры и документы для Федеральной Налоговой Службы подписываются только квалифицированной электронной подписью. Для работы с ЕГАИС так же потребуется подобная подпись.

Как подписать документ ЭЦП (электронно цифровой подписью)

Чтобы использовать ЭЦП для подписи документов, необходимо обзавестись специальным программным обеспечением. ПО должно выполнять криптооперации, с помощью которых можно контролировать цифровые сертификаты, выдающиеся в центрах. Таким образом, удается существенно облегчить процедуру визирования документов.

Если необходимо завизировать файл формата «XML», подписание документа ЭЦП может быть выполнено по алгоритму, используемому для формата MSOffice. Если речь идет о работе с форматом XMLdsig, придется воспользоваться дополнительными программами и приложением MSInfopath, которое имеется в каждом комплекте Office.

Как правильно подписывать электронной подписью (ЭЦП) документы

Документы такого формата подписываются при работе с базами данных, например, в статистических отчетах или при начислении заработной платы в учреждениях. Заверение может осуществляться как с помощью специальной кнопки, уже встроенной в программу, так и непосредственно с помощью дополнительного программного обеспечения в уже выгруженном файле.

  • Получить ЭЦП в Федеральном Казначействе либо ином уполномоченном центре выдачи.
  • Установить дополнительное лицензионное программное обеспечение.
  • Установить или скопировать корневой сертификат подписи в реестр компьютера, с которого будет проводиться заверение документации.

Первичные электронные документы можно подписывать любыми видами электронной подписи

Какую использовать в каждом конкретном случае – простую, неквалифицированную или квалифицированную, можно узнать в соответствующем законе.

Так, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, если не требуется бумажная форма документа (п.

1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; далее – Закон № 63-ФЗ) .

Рекомендуем прочесть:  Незаконная предпринимательская деятельность ук рф

Минфин России в ответ на обращение налогоплательщика разъяснил, что подписывать первичные учетные документы, составленные в электронном формате, необходимо электронной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2019 г. № 03-03-06/2/53176 «Об использовании электронной подписи при составлении первичных учетных документов»).

Как подписать документы электронной подписью и можно ли это делать

Вот кратко и все о том, как подписать документы электронной подписью. Конечно, здесь были приведены далеко не все методы, которые позволяют произвести такие операции, и рассмотрены не все программы для создания ЭЦП. Однако даже по такому краткому описанию уже можно понять, для чего нужна электронная подпись, и как в основе своей работают все необходимые алгоритмы.

Дело в том, что при создании цифровой подписи и сертификата оформляется специальный договор с удостоверяющим центром и заверяется нотариусом, а на стадии формирования сертификата выдается закрытый ключ. С юридической точки зрения, это и есть подтверждение владельца ЭЦП. Таким образом, вывод напрашивается сам собой: вторичное визирование не нужно.

Факсимильная подпись: какие документы можно подписывать, а какие нельзя

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным.

Рекомендуем прочесть:  Какие льготы положены работающим пенсионерам

Как самостоятельно подписать документ электронной подписью

  • Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
  • Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
  • Сертификат, которым нужно подписать документ.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись.

После этого можно завершить подписание документа.

Как подписать документ электронной цифровой подписью

Специфика электронной подписи заключается в том, что с ее помощью можно заверить практически любой файл — будь то документ Word, PDF, рисунок или видеозапись. С технологической точки зрения подписание ЭЦП PDF-документа ничем не отличается от заверения мультимедийного файла:

Основные действия при использовании «КриптоПРО» при выполнении такой задачи, как поставить ЭЦП на документ PDF, будут практически такими же, что и для документа Word. ЭЦП на PDF-файле ставится по алгоритму, аналогичному рассмотренному нами выше, — когда мы изучали вопрос, как подписать вордовский документ электронной подписью.

И наконец, последний пятый шаг, что зовется «Завершение». Здесь мы видим общую информацию, какой сертификат нами был выбран, формат подписи и путь для сохранения подписанного файла.

Но не спешите сразу закрывать окно, обратите внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования». Можете самостоятельно дать имя профили, и в следующий раз вам не нужно будет снова настраивать параметры подписи, все уже будет выбрано.

И так, нажимаем на кнопку «Готово», чтобы подписать выбранный нами документ.

Второй шаг под названием «Выходной формат» предлагает нам выбрать формат подписи. Можно выбрать один из двух типов кодировки: DER или BASE64. В большинстве случаев это не важно, но бывают и исключения. К примеру, для ФСРАР укажите DER кодировку, а не наоборот.

Можно задать расширение для выходного файла, по умолчанию для подписанных данных в «КриптоАРМ» используется расширение SIG.

Кроме этого есть возможность включить архивирование, чтобы после создания подписи результаты помещались в ZIP-архив, и задать каталог для сохранения результатов подписи.

05 Авг 2018      toplawyer         100      

Источник: http://lawyertop.ru/kompensatsii/kakie-dokumenty-mozhno-podpisyvat-elektronnoj-podpisyu

Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?

Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись – что это такое и почему она считается надежной, поможет разобраться данная статья. Подробные ответы на вопросы об усиленной квалифицированной электронной подписи и для чего она нужна, дает закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Как  и где можно получить усиленную квалифицированную электронную подпись

Без чего невозможно создание и получение квалифицированной электронной подписи для юридических лиц

Что входит в квалифицированную электронную подпись и как она выглядит

Что заверяет и какое лицо позволяет определить усовершенствованная цифровая подпись

Усиленная электронная подпись и автоматизация документооборота

Проверка ЭЦП – какие компоненты требуются

Правила использования УКЭП

Как  и где можно получить усиленную квалифицированную электронную подпись

Для того чтобы разобраться, куда обращаться за получением подписи, выясним, что это такое -усиленная квалифицированная электронная подпись. В соответствии с п. 4 ст. 5 закона от 06.04.

2011 № 63-ФЗ основным отличием усиленной квалифицированной электронной подписи (далее по тексту УКЭП) от неквалифицированной является то, что первая обладает дополнительными признаками, которые говорят о ее большей защищенности:

  • у квалифицированной подписи есть ключ проверки, который указывается в квалифицированном сертификате (он выдается удостоверяющим центром, аккредитованным в Минкомсвязи);
  • для проверки ее достоверности используются получившие подтверждение о соответствии федеральным требованиям средства электронной подписи.

Кроме того, УКЭП создается при использовании средств электронной подписи путем криптографического изменения информации с применением указанного выше ключа.   

Разобравшись с тем, что подразумевается под этим понятием, выясним, как получить квалифицированную электронную подпись. Для получения УКЭП необходимо обратиться в один из аккредитованных в Минкомсвязи удостоверяющий центр. Список этих центров доступен на сайте Министерства коммуникации и связи России http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/.

Без чего невозможно получение квалифицированной электронной подписи для юридических лиц

Получить усиленную электронную подпись могут любые юридические и физические лица. Приведем необходимый набор документов, которые следует подать для получения подписи организациям. Без этого пакета квалифицированная цифровая подпись останется недоступной. В комплект входят:

  • Заявление на получение подписи.
  • Документ, с помощью которого можно подтвердить, что лицо, претендующее на получение подписи, имеет соответствующие полномочия руководителя.
  • Копия удостоверения личности того, кто будет владеть сертификатом (или его представителя). Как правило, в этом качестве принимается только паспорт и копии снимаются с нескольких наиболее информативных страниц.
  • Копия ИНН.
  • Регистрационная карта компании, в которой отражаются контактные данные самой организации, ее руководства, принадлежность к определенному режиму налогообложения, банковские и иные реквизиты (все коды).
  • Доверенность на лицо, которое будет владеть сертификатом, если это не руководитель компании.
  • Доверенность на лицо, выступающее в роли представителя владельца сертификата.
  • СНИЛС лица, владеющего сертификатом квалифицированной ЭЦП.

После предоставления документов и небольшой проверки с организацией заключается договор. Услуга по созданию УКЭП платная.

Что входит в квалифицированную электронную подпись и как она выглядит

Зарегистрированная усовершенствованная усиленная квалифицированная ЭЦП выглядит в реальности как комплект из двух элементов:

  • Проверочный сертификат для ключа ЭЦП (на носителе).
  • Лицензированный дистрибутив софта, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа.

На бумажном и электронном документе обнаружить электронную подпись практически невозможно. Существуют только косвенные признаки ее присутствия, выражающиеся в том, что внизу монитора появляется специальный символ, а сам документ редактировать не получается.

Что заверяет и какое лицо позволяет определить усовершенствованная цифровая подпись

Ответив на вопрос: что этот такое усиленная электронная подпись, можно понять, что прежде всего это возможность цифровой идентификации подписи с дополнительной защитой от несанкционированного использования.

О том, как подписывать электронные документы, вы узнаете из нашей статьи «Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина».

В чем же особенность применения УКЭП? Попробуем разобраться – ведь сегодня ее использование чрезвычайно распространено. Это объясняется прежде всего тем, что с 2015 года, в соответствии с изменениями, внесенными в налоговое законодательство, практически вся отчетность подается в электронной форме по ТКС через оператора.  

Об актуальных правилах подачи налоговых деклараций читайте в нашей статье «Ст. 80 НК РФ (2017-2018): вопросы и ответы».

Какая первичка, передаваемая в ИФНС, должна быть подписана при помощи УКЭП, читайте в материале «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП».

См. также «Кто подписывает скан доверенности в налоговую: налогоплательщик или представитель?».

Кроме деклараций при помощи УКЭП также подписывается отчетность, передаваемая в ПФР и внебюджетные фонды.

Усиленная электронная подпись позволяет определить или идентифицировать человека, который подписал электронный документ, а также сообщить о факте внесения правок в уже подписанный текст этого документа.

Теперь выясним, где еще обязательно должна применяться УКЭП:

  • Ряд финучреждений обязаны передавать отчетность как о своей деятельности, так и о своем персональном составе по ТКС, если используется усиленная электронная подпись — об этом говорится в распоряжениях Центробанка. Речь идет о ломбардах, микрофинансовых учреждениях, кооперативах потребительского кредитования. Также по требованию Центробанка отчетность, подписанная УКЭП, должна предоставляться клиринговыми и страховыми компаниями, кооперативами, работающими в сфере сельскохозяйственного потребительского кредитования.
  • Некоторые документы, в том числе акт о проверке, решение об установлении обеспечительных мер, назначение экспертизы и требование о предоставлении пояснений, пересылаются налогоплательщику в электронной форме. Документы подписываются налоговой при помощи усиленной электронной подписи  (приказ ФНС от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@).  

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/usilennaya_kvalificirovannaya_elektronnaya_podpis_chto_eto_takoe/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.