+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Электронные трудовые книжки – все за и против

Содержание

Трудовая книжка в электронном виде

Электронные трудовые книжки - все за и против

В 2019 году в Министерстве труда и социальной защиты продолжается подготовка проекта учета занятости граждан в электронном виде. Планируется разработка специальных баз данных, в которые будет заноситься вся информация о трудовой деятельности жителей страны.

В прессе можно встретить различные точки зрения по возможности перехода на ведение трудовых книжек в электронном виде. Необходима ли реализация такой программы, аргументы «за» и «против», а также трудности с внедрением проекта обсудим в статье.

Что представляет собой документ?

Трудовая книжка является официальным документом, в котором содержится вся информация о сотруднике, история его должностных переходов и мест работы. Образец, правила заполнения и хранения таких бланков регулируются законом.

Бумажная форма трудовой книжки с годами приходит в негодность, может потеряться или даже намеренно быть испорчена самим работником. Поэтому уже несколько лет на государственном уровне рассматривается программа перехода на электронный оборот сведений по трудоустройству граждан.

Документ будет представлять собой файл, хранящийся в общероссийской базе персонифицированного учета.

Электронная трудовая книжка характеризуется следующими особенностями:

  • ведение кадровой информации в специализированных базах данных;
  • удобная навигация и поиск необходимых сведений по персоналу;
  • защищенность данных по трудовой деятельности от потерь или несанкционированного доступа;
  • интеграция с государственными службами (Пенсионный фонд, структуры Министерства социального развития).

Например, после окончания института Петров И.И. впервые устроился на работу в организацию ООО «Свет». Сотрудник отдела кадров вводит всю необходимую информацию по молодому специалисту в единую систему учета.

Далее в файл Петрова И.И. последовательно вносятся данные по переходам на другие должности или места работы. Сведения открыты для обработки территориальным отделениям Пенсионного фонда и Управлению социальной защиты населения.

Сходства и различия с бумажным вариантом

Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина страны.

Также не будет изменений в содержании основной информации:

Главные различия электронной трудовой книжки с ее бумажным предшественником представим в виде наглядной таблицы.

Сравнительные характеристикиЭлектронный видТрадиционный вид
Учет данныхВ электронной форме без привязки к физическому носителюВ бумажном варианте
Ведение информацииВ печатном видеРукописным способом
Автоматизация процессаПоддерживается (сканирование, распознавание текста, автозаполнение форм)Недоступна
Интеграция с базами данных других государственных органовПредусматривается (например, Пенсионным фондом или реестрами управлений социальной защиты населения)Не поддерживается

С какой целью его планируют ввести?

Во многих странах трудовые книжки перестали существовать в принципе. Например, в Европе такой инструмент считается устаревшим, его полностью заменили электронные базы данных Пенсионных фондов и рекомендательные письма.

К бумажным трудовым книжкам накопилось достаточно много претензий как со стороны работодателей, так и со стороны сотрудников:

  • риск утери или порчи документа, восстановление которого будет проблематичным и длительным по времени;
  • случаи с мошенничеством в отношении бланков (их часто подделывают, образцы нелегально продаются в интернете или на улицах);
  • затраты организаций на хранение трудовых книжек сотрудников (при большой численности персонала необходимо выделять отдельные стеллажи и хранилища);
  • расходы на кадровое делопроизводство (подготовка и заверение копий таких документов, ручное заполнение).

Полная отмена трудовых книжек в стране является радикальным решением, к которому не подготовлены ни организации, ни работники, в то время как введение электронного оборота таких документов служит альтернативным способом, позволяющим решить все проблемы бумажной трудовой книжки.

Аргументы «за» и «против»

Сторонники и противники электронного ведения данных по трудоустройству жителей страны находят все новые плюсы и минусы такой системы.

Среди положительных аспектов отмечают:

  • возможность постоянного совершенствования процесса (интеграция с другими системами, автозаполнение форм);
  • защита от ошибок или описок, которые часто встречались при заполнении трудовых книжек вручную;
  • отсутствие смысла в подделке бланков;
  • сведение к минимуму риска потери информации о трудовой деятельности граждан;
  • упрощение кадрового делопроизводства;
  • защиту от недобросовестных работодателей, которые удерживают трудовую книжку и затягивают ее выдачу при увольнении.

Противники перехода на электронные трудовые книжки выдвигают следующие аргументы:

  • высокие затраты государства на разработку, поддержку и защиту от несанкционированного доступа базы данных со сведениями по трудовой деятельности граждан;
  • необходимость ввода в систему большого объема информации с бумажных документов;
  • риски сбоя программного обеспечения или поражения вирусами;
  • невозможность реализации программы в труднодоступных регионах страны, в которых нет доступа в интернет.

Проблемы внедрения проекта-2016

Сроки внедрения электронных трудовых книжек ежегодно откладываются. Ранее планировалось начать реализацию проекта в 2019 году. Однако на текущий момент подтверждений этой информации нет.

Трудовая книжка в электронном виде до сих пор не внедрена в стране вследствие трех основных проблем:

  • отсутствие разработанной базы данных;
  • не проработан вопрос по правам доступа к системе учета государственных служб и прочих заинтересованных сторон;
  • неясен порядок действий с электронными книжками в сложных ситуациях (например, при программных сбоях).

Реализация проекта перехода на электронные трудовые книжки отложена на неопределенный срок.

Но это не значит, что программа закрыта. Ведь в упрощении и прозрачности кадрового делопроизводства заинтересованы все три стороны процесса: государство, работодатели и сотрудники.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/jelektronnaja-trudovaja-knizhka/

Без бумажки. Кто выиграет от перехода на электронные трудовые книжки | Карьера и свой бизнес

Электронные трудовые книжки - все за и против

С наплывом недобросовестных работодателей контрольные органы вынуждены были ужесточить надзор. Но от увеличивающегося в результате бумажного документооборота страдают в основном добросовестные работодатели, другие же, имея возможность нарушать закон, просто делают это чаще.

В результате, пропасть между добросовестными и недобросовестными работодателями становится все шире. Первые все больше работают «в белую», придумывают различные варианты, как упростить, облегчить, оптимизировать отношения со своими сотрудниками, чтобы сократить и свои операционные издержки.

Вторые все больше уходят в «тень», что и приводит к историям, подобным шикотанской. Ресурсы для повышения эффективности и упрощения надзора за соблюдением всех правовых норм есть в электронных формах контрактов.

Поэтому именно с работающих вахтовым методом или удаленно, государство и собирается начать внедрение электронных трудовых книжек.

Древний фолиант

Термин «электронная трудовая книжка» может ввести в заблуждение: речь идет не о переводе текущего документа в электронный вид, а скорее о составлении всероссийского электронного реестра — базы данных, в которой будет храниться информация о всех изменениях во взаимоотношении работника и предприятия. То есть произойдет не только смена носителя — с бумажного на электронный — но и подхода к отношениям между государством, работодателями и сотрудниками. Он станет более современным — сегодня документов, подобным трудовым книжкам, нет ни в одной развитой стране мира.

Напомню, что в России трудовые книжки были введены почти сто лет назад, после Октябрьской революции, и какое-то время даже служили основным документом, удостоверяющим личность: по отметкам в них гражданин мог убедить правительство в своей полезности для общества нового типа.

Хотя с тех пор функции трудовых книжек изменились, они долгое время могли служить инструментом воздействия работодателя на сотрудника: поскольку только с помощью трудовой книжки человек мог подтвердить свой стаж, в том числе это влияло (и влияет до сих пор) на размер его пенсии при завершении трудовой деятельности. Предприятие могло, например, незаконно удерживать трудовую книжку, если не хотело, чтобы человек переходил на другую работу.

И хотя сегодня трудовая книжка выполняет и полезную функцию — помогает работникам подтвердить свои компетенции и стаж перед новым работодателем — по большому счету она лишь дублирует информацию, содержащуюся в других документах — трудовых контрактах, приказах о приеме на работу и увольнении, о переводе на другую должность и т.д.

Переход к электронной форме фиксации трудовых отношений, когда реестр этих отношений будет вести не предприятие, а государство, даст работникам больше свободы в отношениях с работодателем.

Но не только: возможность удаленного ознакомления с информацией, подтверждающей стаж и компетенции работника (с его, естественно, разрешения), даст работодателю возможность искать сотрудников с нужными навыками по более широкой географической базе.

Нанимать работников из других городов станет проще, как и устраиваться на работу в другом городе, что увеличит мобильность трудовых ресурсов.

Но готово ли государство к таким изменениям?

Переход к цифре

Вопреки расхожему представлению о России, как об отстающем в области цифровых сервисов государстве, за последнее время российские ведомства проводят серьезную подготовительную работу по переходу на «цифру».

Так, Пенсионный фонд оцифровал информацию по всем отчислениям в фонд, произведенным приблизительно с 1997 года — эту информацию уже сегодня каждый может получить по запросу через личный кабинет на сайте госуслуг.

Министерство труда в порядке подготовки к введению электронных контрактов, создало базы данных, содержащие порядка 90% вакансий в стране. Вообще, сегодня в различных государственных реестрах уже хранится около 75% информации из трудовых книжек граждан.

Остается сделать буквально один или два шага, в частности, связать разрозненные реестры различных ведомств в единую информационную систему.

Для этого необходимо выбрать ключевой идентификатор гражданина, который свяжет все эти базы воедино.

Думаю, логично было бы, если бы им стал бы номер СНИЛС, уже работающий в качестве ключевого идентификатора в системе электронного предоставления госуслуг.

Переход к электронному реестру решит проблему утраты трудовых книжек: бумажные документы могут быть утеряны при пожаре, потопе или просто при безответственном хранении. Уровень безопасности хранения информации в электронном виде зависит от компетенций технического персонала, а значит решение хранить такую базу данных централизовано, оправдано.

Правда, такое хранение может увеличить зависимость работников от государства, хранящего важную для них информацию и теоретически способного влиять на ее содержимое.

И здесь важным инструментом может стать технология blockchain, позволяющая вести реестр одновременно на множестве компьютерных узлов.

Это дает возможность защититься от несанкционированного изменения данных в системе, а значит повысит доверие граждан к такой системе, а, в конечном счете — и к государству.

Источник: https://www.forbes.ru/karera-i-svoy-biznes/355739-bez-bumazhki-kto-vyigraet-ot-perehoda-na-elektronnye-trudovye-knizhki

Электронная трудовая книжка: что это такое и когда введут? Все за и против законопроекта, сроки планируемого перехода

Электронные трудовые книжки - все за и против

По состоянию на сегодняшний день регулярно появляются инициативы внедрения электронного формата трудовых книжек. Но законодательно возможность перехода на электронный формат трудовых книжек пока не урегулирована.

Нововведения в трудовом законодательстве

На заседании Правительства в июне 2018 года Д. Медведев дал распоряжение профильным инстанциям подготовить законопроект по внедрению в бизнес-практику электронных книжек. Внедрить такой формат трудовых книжек после проработки всех деталей предполагается после 2020 года.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Хотя такой законопроект был подготовлен, предполагается, что внедрение электронных трудовых книжек будет проходить в несколько этапов. Первоначально нововведение будет распространяться на несколько пилотных регионов, а затем переход состоится в общероссийских масштабах.

Предполагается, что перевод на электронный формат электронных книжек будет происходить по добровольному желанию сотрудников. При этом внедрение электронных трудовых не заменит и не отменит бумажную версию.

Причинами внедрения электронных трудовых на предприятии является упрощение документооборота (легче вносить исправления в документ) и повышение «прозрачности» (отсутствие возможности внесения самопроизвольных правок и ложных сведений).

Пока внедрение электронных трудовых книжек не урегулировано законодательно, работодатели должны вести бумажные документы на своих сотрудников.

Использование электронного формата трудовой книжки позволит более точную регистрацию сведений о трудовой занятости сотрудника и его карьерном пути.

В перспективе переход на электронный формат трудовых книжек позволит внедрить и иные электронные документы: электронный паспорт, пенсионную карту, ИНН и пр.

Что представляет собой электронная трудовая книжка

В настоящее время трудовая книжка является важнейшим документом всех российских работников. Именно на ее основе подтверждается трудовой стаж сотрудника, период работы у отдельного работодателя и причины расторжения трудового договора. Сюда вносятся данные о награждениях и образовании работника.

Ведение трудовых книжек является обязанностью всех работодателей, заключивших со своими сотрудниками трудовой договор, при условии, что сотрудник проработал не менее 5 дней (записи не вносят только физические лица, не имеющие статуса предпринимателя).

На основании трудовой книжки осуществляется начисление пенсии. Вся информация из нее дополнительно проверяется, и при утрате трудовой книжки человек не лишается права на пенсию.

Форма и бланки трудовой книжки утверждены на законодательном уровне. При необходимости в трудовую вшиваются вкладыши также на бумажных носителях.

Трудовая книжка в 2018 году имеет единый формат для всех сотрудников и работодателей. Изготовлением бланков трудовых книжек занимается Гознак, что позволяет контролировать документацию и ее оборот.

Согласно используемым сегодня Правилам ведения трудовых книжек №225 от 2003 года, возможность ведения трудовых книжек в электронной форме не предусмотрена. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек №117 прописан в Приказе Минфина №117н от 2003 года. Здесь также не содержится упоминания об электронной версии.

Плюсы и минусы

Электронная трудовая книжка может обладать такими преимуществами перед бумажной версией:

  1. Защита от подделок. Сейчас на рынке есть огромное количество поддельных трудовых книжек, мало кто из работодателей проверяет эти сведения. Но от подделок страдают интересы как работодателя, так и добросовестных сотрудников.
  2. Легкая интеграция с государственными инстанциями и передача в них информации из трудовой книжки. Данные в электронном формате легче передать в государственные инстанции при необходимости: не нужно запрашивать и сдавать копии.
  3. Защита от утраты и кражи. Процедура восстановления трудовой книжки – вещь сложная и трудоемкая. Сведения электронной трудовой книжки будут храниться в единой базе данных и их будет легко восстановить.
  4. Сокращение временных затрат на делопроизводство. На сегодняшний день в целях учета и хранения трудовых книжек должно быть назначено ответственное лицо. Работодателю также следует обеспечить должное хранение трудовых книжек.
  5. Упрощение трудоустройства. Сегодня работодатели нередко отказываются отдавать трудовую книжку при увольнении, используя это как средство манипулирования сотрудником. С электронными книжками этого можно будет избежать.
  6. Недопущение злоупотреблений со стороны работодателя. Электронная трудовая станет хорошей защитой от недобросовестных работодателей, которые могут внести в нее некорректные сведения, не производить отчисления в Пенсионный фонд и другие инстанции.
  7. Открытость и прозрачность. При электронной версии все действия работодателя с трудовой книжкой будут прозрачны и открыты для сотрудника.

Несмотря на указанные веские преимущества, переход на электронный формат трудовых книжек может иметь и определенные недостатки. В их числе, например, такие:

  1. Необходимость вложения средств на разработку базы данных для работы с трудовыми книжками.
  2. Недоступность трудовых книжек в отдаленных населенных пунктах, где отсутствует доступ в интернет.
  3. Трудности при переносе информации из бумажных трудовых книжек в электронную базу.
  4. Угроза взлома электронной базы и утечки персональных данных россиян.

Именно на такие аргументы обычно ссылаются противники перехода на электронную версию трудовых книжек.

Но большинство из указанных недостатков можно будет избежать при должном проектировании процесса перевода трудовых книжек в электронный формат или доработать уже в ходе практической реализации проекта.

Можно сказать, что сегодня переход на электронную версию трудовых является объективной необходимостью.

Сходства и различия электронного варианта с бумажным вариантом

Все проекты по внедрению электронных трудовых книжек не предполагают отказа от бумажной версии трудовых.

Напротив, предполагается, что электронная трудовая будет дублировать сведения из бумажной версии и дополнять их.

Работодатель не сможет отказать в трудоустройстве сотрудника при отсутствии у него электронной версии трудовой книжки. По крайней мере, об этом упоминало в своих разъяснениях Минтруда.

Согласно действующим Правилам №225 от 2003 года, в трудовой книжке в обязательном порядке отображается информация о приеме сотрудника на работу, о его увольнении и основаниях для этого, о переводе по должности и имеющихся награждениях. Аналогичные данные должна содержать и электронная версия.

Таким образом, В России готовится проект по переходу от бумажной версии трудовых книжек к их полноценному электронному аналогу. Электронная трудовая книжка будет представлять собой полный аналог используемой сейчас бумажной версии трудовой книжки.

На сегодняшний день бумажная версия трудовой книжки является обязательной, и работодатель не вправе отказываться от нее.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/elektronnaa.html

Электронные трудовые книжки — как их будут внедрять в кадровую практику

Электронные трудовые книжки - все за и против

Министерство труда Российской Федерации разработало законопроект о ведении сведений о трудовой деятельности россиян в электронном виде.

Так, отныне работодатель будет обязан передавать сведения о трудовой деятельности своих работников в Пенсионный фонд РФ в электронном виде. В ведомстве отметили, что речь идет именно о тех сведениях, что содержатся в материальной трудовой книжке. Кроме, правда, трудовых наград и сведений об образовании — эта информация Пенсионному фонду оказалась не нужна.

В силу законопроект вступит не раньше 1 января 2020 года.

Зачем нужны электронные трудовые книжки?

Кочевать между местами работы с этими пухленькими талмудиками, каждый раз выпрашивать их в отделе кадров или в бухгалтерии, чтобы сделать ксерокопию для оформления каких-то бумаг, не дай бог восстанавливать после утери и т.п. – удовольствие довольно сомнительное.

Да, и с точки зрения самих предприятий, обеспечивать согласно закону защищенное место хранения трудовых книжек (сейчас, пожалуй, с особым пониманием читают эти строки владельцы предприятий с тысячами сотрудников в штате…), оплачивать труд кадровиков и бухгалтеров, которые должны вести учет всего этого и делать соответствующие записи – все это не просто архаизм.

Это уже какие-то археологические раскопки на фоне опутавшей весь мир интернет-паутины, передовых технологий информатизации и консолидации полезного ПО.

Положительный опыт западных стран

На самом деле пионером в переходе на электронные трудовые книжки Россия, конечно же, не является. В Италии информационная система учета трудовой биографии граждан ведется еще с 1997 года. В Словении и вовсе отдельной базой данных никто не заморачивался, передав абсолютно все данные парафии пенсионного фонда.

В Германии, Австрии и Франции система вообще отличается тем, что т.н. трудовая карточка находится в личном пользователе самого работника, и он сам выбирает, предъявлять ли ее для осуществления записей о приеме/увольнении или не стоит.

Наиболее же близкой к той, которую собираются устанавливать для россиян, является испанская система – в ней не только отражена трудовая жизнь человека, но и все его налоговые отчисления, а данные находятся в совместном пользовании гражданина, государственного Фонда социального страхования и Министерства труда страны.

А вот в Штатах, к примеру, никакого аналога учета данных по трудовой биографии не существует вовсе. Есть налоговая база, есть пенсионные фонды, вкладами в которые управляют и полностью распоряжаются по своему усмотрению сами американцы, а при приеме на работу требуют только резюме, интересующие дипломы об образовании и рекомендации с предыдущих мест.

Вот такое вот тотальное доверие и уважение к правам и личности. Если же возникают какие-то сомнения, либо должность, специфика работы таковы, что о человеке действительно надо знать все, просто задействуют службу безопасности.

Что ж, конечно, не тот у нас менталитет, чтобы полностью отказываться от тотальной слежки за гражданами, поэтому испанская модель, конечно же, нам гораздо ближе. Как же она будет реализовываться на практике — надеемся увидеть через год.

Своим видением ситуации поделился эксперт ПИР-центра, консультант по стратегии кибербезопасности Олег Демидов.

— Если вдруг в системе произойдет сбой, россияне останутся без трудовой книжки? Ведь недавно же был сбой в системе автомобильных штрафов и восстановить утерянные даты оказалось невозможно.

— По-хорошему, конечно, вероятность утери данных должна быть сведена к минимуму. На самом деле, практически любая современная подобная система оснащена функцией резервирования данных. Подобное необходимо сделать и в этом конкретном случае. В идеале, разумеется, необходимо иметь даже не одну, а несколько копий хранимой информации.

Происходить резервирование данных может следующим образом. Раз, например, в месяц, будет происходить копирование абсолютно всех данных и внесение их в резервную базу данных. В случае теоретической хакерской атаки основная база будет стерта. Тогда-то и подключится тот самый резерв.

Лучше, конечно, проводить копирование данных чаще, чем раз в месяц. Ведь информация-то будет обновляться буквально ежедневно. В случае той же пресловутой хакерской атаки большая часть информации сохранится, но та, что была занесена в базу данных до проведенного по плану копирования, нет.

Но, помимо утери данных, есть и другие риски. Например, их кража. Обсуждать это, правда, еще рано, ничего ведь пока о системе не известно. Возможно, ее технические возможности сведут вероятность кражи личных данных россиян к нулю.

— А если злоумышленник попытается не украсть и не стереть данные, а изменить их? Внести недостоверную информацию в базу?

— Есть и такая вероятность. Но, опять же, мы возвращаемся к резервированию базы данных. Актуальные, легитимные данные просто-напросто перенесутся оттуда. Будет все несколько сложнее, конечно, если внесет недостоверную информацию сотрудник, у которого есть легальный доступ к базе данных.

Чтобы исключить такую возможность, необходимо ввести внутреннюю функцию мониторинга действий сотрудников. В любых серьезных компаниях это постоянная нормальная практика — тщательно следить за действиями работников. Этим занимается или один человек, или целый отдел внутренней безопасности.

Считаю, что при проектировании системы Пенсионному фонду нужно будет обратиться к опыту частных компаний, например, тех же банков. Там в последние годы разных коллапсов, связанных с кражей или утерей личных данных клиентов, происходит все меньше и меньше. Нельзя сказать, что проблемы не существует, но инциденты, порой происходящие, не столь критичны и исправляются в кратчайшие сроки.

Источник: https://info-vsem.ru/elektronnye-trudovye-knizhki-kak-ix-budut-vnedryat-v-kadrovuyu-praktiku/

Электронная трудовая книжка

Электронные трудовые книжки - все за и против
Век высоких технологий диктует свои условия, вот и такой консервативный документ, как трудовая книжка попал под глобальные изменения.

С 1 января 2018 года планируется произвести перевод всех печатных сведений о трудовой деятельности каждого отдельного гражданина в электронный формат. О плюсах и минусах такого способа ведения учета отработанных лет говорилось достаточно много.

Первоначально принятый законопроект не единожды дорабатывался и дополнялся, да и сейчас существует немало вопросов о том, насколько эффективным будет внедрение такого закона.

Главной задачей перехода на электронный способ ведения является упрощение учета, а также возможность уменьшения бумажного документооборота.

Традиционный формат трудовой книжки

Трудовая книжка с момента ее внедрения и на протяжении многих поколений была бумажным документом. Форма самого бланка менялась не раз, в основном пересматривались методы защиты документа от подделок.

Трудовая книжка современного формата утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и выглядит так:

  1. Твердая обложка, на которой изображен герб РФ и стоит название бланка.
  2. На титульном листе также изображен герб и дублируется название бланка.
  3. Также на титульном листе отводится место для внесения сведений:
  • о ФИО владельца,
  • его дате рождения,
  • об образовании,
  • профессии и специальности,
  • дате первичной выдачи бланка,
  • подписи работника,
  • ФИО, должности и подписи сотрудника ответственного за выдачу и ведение документа,
  • печати организации, в которой бланк был выдан.

Далее в книжке вставлено и прошито 10 разворотов вкладышей, на которых прописывается информация о работодателях, с которыми гражданин имел официальные трудовые отношения.

На разворотах указывается:

  1. Порядковый номер сделанной записи.
  2. Дата приема на рабочее место.
  3. Дата расторжения трудовых отношений.
  4. Сведения о работодателе, профессии, переводе, увольнении и все это с обязательными отсылками на статьи ТК РФ.
  5. Дата и номер бланка, которые стали основанием для внесения записи.

Также в трудовые книжки вносятся сведения о награждениях и поощрениях, для этого отводятся специальные страницы в конце бланка.

Если работник довольно часто меняет работодателей и переходит из одного места в другое, в результате чего все отведенные страницы оказываются заполненными, то выдается вкладыш для продолжения записей.

И сама трудовая и вкладыши имеют уникальные номера, которые позволяют подтвердить подлинность бланков. Последние несколько лет, кроме идентификационных номеров, были разработаны и внедрены голографические наклейки, которые позволяли закрепить особо важные сведения, исключая возможность их подделки.

Перспективы введения электронной документации

Бумажный бланк трудовой книжки имеет много недостатков, одним из главных считается быстрый выход его из строя. Конечно, если гражданин работает на одном предприятии в течение всей своей жизни, то документ хранится у работодателя и износу не подлежит, но что делать тем, кто перемещается от одного нанимателя к другому по своей или чужой воле.

Бланк не только изнашивается, но также может и потеряться, а для его восстановления придется потратить немало сил и времени. В некоторых случаях придется писать письма с запросами в другие регионы и страны. Особенно если бывший наниматель уже не существует как юридическое лицо или работа производилась в другом государстве или федеральном округе.

Еще одной немаловажной проблемой является подделывание документа. И если подделка может легко быть обнаружена при обращении в пенсионный фонд или иные государственные структуры, то наниматели часто не защищены от приема на работу граждан, которые на самом деле не имеют заявленной квалификации и опыта работы.

Все заявленные проблемы призвана решить именно электронная версия документа. В иных развитых странах электронный формат практикуется уже десятки лет. И даже наши ближайшие соседи, такие как, например, Азербайджан, ведут учет отработанных лет в специальных компьютерных базах, упразднив при этом бумажное ведение.

При выполнении заявленного перехода главной задачей Минтруда является защита данных и исключение возможности внесения сведений лицами, не имеющим доступа и полномочий к данной процедуре.

Планируется ли переход на электронный аналог

Электронная трудовая книжка обсуждается как возможность уже с 2012 года, именно тогда впервые был поднят вопрос о переходе на электронные версии. К сожалению, ввести такое новшество шесть лет назад не представлялось возможным, так как сам процесс перехода подразумевает наличие специальных баз по всей территории РФ.

Кроме того, система должна быть сообщающейся, для того чтобы каждый наниматель мог не только получить сведения о принимаемом сотруднике, но и внести данные в электронную книгу. Внедрению новшества мешало и еще то, что стороны, принимающие участие в обсуждении, не могли прийти к общему знаменателю.

Так долгое время многие профсоюзные организации и работодатели выступали против такого внедрения. Профсоюзы считали, что такие нововведения могут негативно отразиться на наемных лицах, а работодатели, в свою очередь, предвидели расходы, которые им придется понести.

Нестыковка была и по иным концептуальным вопросам, но все разногласия позади, а участники обсуждения пришли к общему мнению о необходимости глобальных изменений в этой области.

Заместитель председателя правительства Российской Федерации Ольга Голодец ответственно заявила на экономическом форуме в Санкт-Петербурге о том, что проект будет запущен с 01.01.2018 года. В свою очередь Минтруд, Роструд и Сбербанк России обеспечивают внедрение перехода в жизнь.

Перевод бумажной версии в электронную начнется с того, что новые данные будут вноситься работодателями в электронном формате.

Затем постепенно все данные, прописанные в бланках ранее, будут переводиться в компьютерные базы. Также предлагается на первых порах ввести пластиковые карты, на которые временно будут помещены все данные о стаже и квалификации, до полного урегулирования вопроса перехода из одного состояния в другое.

Плюсы и минусы нового формата

Шестилетние дебаты вокруг тотального изменения в формате ведения учета отработанных лет велись неспроста, причиной тому было наличие огромного количества слабых моментов в предложенной системе. Рассмотрим плюсы и минусы такого заполнения.

К несомненным положительным результатам внедрения системы можно отнести:

  1. Исключение внесения ошибочных данных, которые являются частыми спутниками при заполнении бланка вручную.
  2. Защита от подделывания данных о трудовом прошлом.
  3. Невозможность утерять документ.
  4. Упрощение ведения документации кадровыми работниками.
  5. Исключение необходимости выдачи книги на руки при увольнении, что не дает возможности нанимателю задержать ее и позволяет работнику не ходить лично за бланком.
  6. Возможность без особых затрат вносить усовершенствования в базу ведения.

Несмотря на такое количество явных преимуществ новой системы ведения, существует также огромное количество предполагаемых минусов, которые могут негативно отразиться на нововведении.

Самым главным минусом является факт огромных материальных затрат бюджетных средств на разработку и внедрение проекта.

Следует предусмотреть все возможные нюансы, а также обеспечить высочайшую защиту от внедрения в базу данных сторонних лиц. Хакерские атаки могут свести на нет столь обширный труд, ведь если они смогут вносить изменения по своему усмотрению или красть сведения для личного пользования, то вред будет несоизмерим с пользой.

Кроме риска несанкционированного внедрения, есть и иные более приземленные трудности. Объемы информации, которую следует перенести, поистине громадны и для ее введения понадобится очень много времени. К тому же никто не исключает возможность компьютерных сбоев, которые могут не только на время исключить возможность внесения данных, но и полностью уничтожить их.

Не стоит забывать и о том, что век высоких технологий добрался еще не во все уголки нашей страны. Есть труднодоступные регионы, которые не имеют на сегодня доступа к интернету, а потому чисто технически не имеют возможности воспользоваться предложенной инновацией.

Возможные проблемы внедрения

Одобрить до конца новую электронную систему учета не позволяют не только опасения хакерских атак. Существуют и иные проблемы внедрения. Так как система пока не предполагает возможности контроля со стороны самого работника.

Как он может узнать, внеслись ли сведения о его трудоустройстве в систему или нет? Недобросовестный работодатель может просто имитировать ввод данных, а вместо этого не оформлять работника, и, соответственно, не отчислять за него страховые взносы.

Такой подход не позволит гражданам накапливать страховой стаж и формировать свои пенсионные накопления.

Технических проблем внедрения достаточно много, поэтому в планах у Минтруда произвести поэтапный переход на новую систему учета.

Сначала планируется перевести мелкие организации на электронные базы, те которые имеют штат менее 15 человек. На их примере будет не только отрабатываться навык, но и исправляться те ошибки, которые всплывут по ходу внедрения. После того как этот сегмент работодателей будет освоен, перейдут к более крупным компаниям.

На введение электронных баз уйдет не один год, поэтому расставаться с привычными бумажными бланками еще слишком рано.

Источник: http://ZnatokTruda.ru/trudovaja-knizhka/jelektronnaja/

Электронные трудовые книжки – все за и против

Электронные трудовые книжки - все за и против

Электронные трудовые книжки — удобный, но не самый надежный инструмент организации кадрового учета. Изучим перспективы их введения на российских предприятиях.

Появятся ли в 2018 году трудкнижки в электронном виде?

Как будет выглядеть документ, когда введут электронную трудкнижку?

Переход на электронные трудовые книжки в 2017-2018 годах: аргументы за

Трудкнижки станут электронными: аргументы против

Итоги

Появятся ли в 2018 году трудкнижки в электронном виде?

В апреле 2017 года в одном из интервью СМИ вице-премьер Правительства РФ Ольга Голодец заявила, что ожидает введения электронных трудкнижек в России с 01.01.2018.

Как сообщила Голодец, проект о переходе на электронные трудовые книжки разрабатывался давно и начинает выходить на финишную прямую.

Вице-премьер отметила, что для окончательного принятия решения по вопросу электронных трудовых книжек необходимо согласовать позиции работодателей и профсоюзов.

Предполагается, что при введении электронных трудкнижек будет промежуточный этап, когда одинаково законными будут как инновационный тип документа, так и традиционная бумажная трудовая книжка.

В мае 2017 года, спустя некоторое время после анонсирования Ольгой Голодец вывода на финишную прямую работы по введению трудовых книжек в электронном виде, другой чиновник, министр труда и социального развития Максим Топилин, рассказал о перспективах трансформации бумажного кадрового документооборота в электронный. Позиция министра была обозначена на встрече министров труда и занятости «Большой двадцатки», проходившей в немецком городе Бад-Нойенаре.

Топилин не разъяснил, что понимать под данной процедурой — только обеспечение применения электронных трудовых книжек или же работу с другими кадровыми документами. Но было обозначено, что пилотный проект, в рамках которого будут реализованы технологические и правовые механизмы обеспечения кадрового документооборота в электронном виде, планируется провести на базе инфраструктуры Сбербанка.

Как будет выглядеть документ, когда введут электронную трудкнижку?

Вместе с тем никаких проектов ведомственных или федеральных нормативных актов, регулирующих внедрение рассматриваемого документа либо устанавливающих его формат, органы власти пока нигде не опубликовали. Достоверно неизвестно, когда введут электронные трудовые книжки. Неясно и то, что может представлять собой электронная трудовая книжка как кадровый документ на практике.

Но как будет выглядеть электронная трудовая книжка? Вполне вероятно, что она будет представлять собой:

1. Технологический механизм, позволяющий избежать применения традиционной трудовой книжки как бумажного кадрового документа и в то же время воспроизводящий ее основную функцию. А именно: юридическое заверение сведений о стаже и содержании работы гражданина, необходимых прежде всего для корректного исчисления его пенсии.

То есть в данном случае речь пойдет, скорее всего, об отмене бумажных трудкнижек и их замене электронными формами учета, с помощью которых работодатели и государственные органы смогут фиксировать известные им сведения о работниках и обмениваться такими сведениями.

2. Специальный электронный формат трудовой книжки наподобие электронного больничного или налоговой декларации.

Он может подписываться с помощью ЭЦП и храниться на сертифицированных серверах — работодателя или правительственных структур.

Можно рассмотреть аргументы за и против применения электронных трудовых книжек. Они будут достаточно общими вне зависимости от конкретного формата таких документов.

Переход на электронные трудовые книжки в 2017-2018 годах: аргументы за

К ключевым аргументам за переход на электронные трудкнижки (электронный кадровый документооборот) правомерно отнести:

1. Снижение рисков, связанных с возможной утерей трудкнижек.

Очевидно, все сведения о стаже и содержании работы граждан будут располагаться на электронных носителях, облачных или физических, на защищенных серверах. При необходимости любое заинтересованное лицо сможет получить доступ к таким сведениям через электронные трудовые книжки.

2. Избежание имеющих место сегодня расходов работодателей и работников на покупку бумажных бланков трудкнижек, организацию их учета и хранения.

Стоимость 1 бланка трудкнижки сейчас составляет порядка 200 руб. Для организации их хранения работодателю потребуется купить специальный сейф и обеспечить контроль доступа к нему. Время от времени требуется инвентаризация трудкнижек — процедура, которая отвлекает ответственных работников от других корпоративных дел, быть может, более важных для бизнеса.

3. Повышение эффективности работы кадровых служб за счет возможности оперативного заполнения (корректировки) электронных трудовых книжек на компьютере.

Заполнение обычной трудкнижки — довольно трудоемкая процедура, поскольку она должна производиться вручную. В бумажном документе нежелательны ошибки, так как их исправление также занимает время. В электронной трудовой книжке проблем с корректировками быть не должно.

Вместе с тем по каждому из обозначенных аргументов за введение электронных трудовых книжек можно привести и контраргументы.

Трудкнижки станут электронными: аргументы против

Порядок восстановления сведений о стаже и содержании работы гражданина при утере бумажной трудкнижки достаточно четко регламентирован законом. Хранятся такие сведения распределенно (у работодателей, государственных органов), и в случае их утери одними лицами можно, как правило, запросить нужные данные у других субъектов.

При внедрении электронных трудовых книжек хранение таких данных, скорее всего, будет осуществляться более централизованно — с применением ограниченного спектра серверов. И если по каким-то причинам ведущий сервер выйдет из строя, восстановить сведения, сохраненные на нем, может быть просто неоткуда.

Издержки на хранение трудкнижек сегодня могут оказаться совершенно незначительными на фоне возможных расходов на обеспечение защиты электронного документооборота. В этих целях работодателям, вероятно, придется обзаводиться специальными квалифицированными ЭЦП — возможно, на каждого сотрудника. Сертификаты подписей будут требовать регулярного и не бесплатного обновления.

Электронное заполнение кадровых документов удобно. Но компьютер кадровика может в любой момент зависнуть, заразиться вредоносным кодом — и тогда работа отдела встанет, оформить новых сотрудников с помощью электронных трудовых книжек окажется невозможно. Кроме того, возможны перебои с интернетом (или вовсе его отсутствие — в отдаленных районах).

Имеет смысл, таким образом, говорить о том, что в 2017–2018 годах электронные трудовые книжки следует использовать в сочетании с традиционными — как вспомогательными на случай сбоев в электронном оборудовании.

Итоги

Представители власти заявляют, что в 2018 году появятся электронные трудовые книжки.

Но пока не принято никаких нормативных актов (и даже проектов), которые позволили бы получить представление о формате и способах применения инновационных трудкнижек.

Если в ближайшем будущем трудовые книжки станут электронными, то правомерно говорить о необходимости переходного периода, в рамках которого бумажные трудовые книжки будут применяться наряду с инновационными кадровыми документами.

Узнать больше об особенностях применения трудкнижек вы можете в статьях:

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/elektronnye_trudovye_knizhki_vse_za_i_protiv/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.