+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Содержание

Где должны храниться трудовые книжки работников

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не установлено требований о хранении трудовых книжек работников в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу, а также требований о наличии в помещении, где находятся трудовые книжки, решеток на окнах и металлической двери.

Обоснование вывода:
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (ст. 66 ТК РФ).Постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 N 225 были утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Пунктом 43 Правил предусмотрено, что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.Как видно, в данной норме речь идет о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек уже уволенных работников.Анализ норм Правил показывает, что порядок хранения трудовых книжек работников, с которыми трудовые отношения у работодателя продолжаются, специально не регламентирован.Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).Однако очевидно, что бланк трудовой книжки приобретает юридическую силу документа, содержащего сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, если такой бланк заполнен работодателем информацией в отношении конкретного работника. Оформленная трудовая книжка не является документом строгой отчетности, поэтому нормы п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, на наш взгляд, не являются обязательными для работодателя при хранении трудовых книжек работников.

В то же время в соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Полагаем, что во избежание утраты и повреждения трудовых книжек работников работодатель вправе самостоятельно разработать комплекс мер для обеспечения сохранности этих документов.

Так, по своему усмотрению организация вправе использовать для хранения трудовых книжек работников сейфы, металлические шкафы или специально оборудованные помещения.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Аносова Юлия

Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Комарова Виктория

26 апреля 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Учет и хранение трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455 09 86 (Москва) Это быстро и бесплатно!

Первая – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ).

Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя.

В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров.

А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если на предприятии ее нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию.

В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:– для должностных лиц (например, руководителя организации) – от 1000 до 5000 руб.;

– для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ ).

Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки.

Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку.

И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись и дату.

Можно ли выдать сотруднику оригинал трудовой книжки для оформления досрочной пенсии

Нет, нельзя. Выдайте сотруднику заверенную копию либо выписку из трудовой книжки. Сделать это вы обязаны по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней с момента его подачи.

Об этом сказано в пункте 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. При этом ответственность за нарушение данного требования лежит на сотруднике, отвечающем за ведение и хранение трудовых книжек.

Так, если оригинал трудовой книжки будет выдан сотруднику на руки и он его потеряет, ответственность за утрату полностью возлагается на сотрудника, на которого возложены обязанности по хранению и ведению трудовых книжек.

Данное правило применяется даже в том случае, если оригинал трудовой книжки был выдан сотруднику под расписку. Аналогичной позиции придерживается и Роструд в письме от 18 марта 2008 г. № 656-6-0.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.

Источник: http://pravostoriya.ru/gde-dolzhny-hranitsya-trudovye-knizhki-rabotnikov/

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет.

Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Vi. учет и хранение трудовых книжек 

Трудовая книжка – документ, который необходим каждому гражданину, работающему официально. Исходя из записей в трудовой книжке, определяется размер начисляемой пенсии, поэтому в данный момент трудовые книжки, несмотря на слухи об их устранении из списка необходимых документов, до сих пор очень важны – их наличие необходимо.

Где в организации хранятся бланки трудовых книжек, каковы правила ее хранения и ведения – это должны знать кадровики.

Что нужно знать о трудовой книжке?

  1. Трудовая книжка является основным документом, сообщающим о трудовой деятельности работника.
  2. Трудовая книжка должна быть у каждого работающего официально лица.
  3. Работодатель должен заводить трудовую книжку каждому работнику по истечении пяти дней его пребывания на той или иной должности и хранить ее у себя.

Затем её нужно опечатать с помощью номерной индикаторной пломбы, которая сразу же позволяет заметить факт вскрытия.

  • Далее нужно поставить печать отдела кадров или печать предприятия и указать число страниц в книге. Название предприятия должно быть точно такое же, как и в уставе фирмы.
  • На 2-ой странице нужно сделать запись о сотруднике, который отвечает за ведение книги. Обязательно нужно указать реквизиты приказа о назначении данного сотрудника ответственным.

Книга состоит из 12 колонок.

Все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них указываются в приходно-расходной книге. В ней же делается отметка о выдаче бланка для оформления п. 41

Правил ведения трудовых книжек: трудовой книжки или вкладыша в нее новому работнику; вкладыша в трудовую книжку действующему работнику; дубликата трудовой книжки действующему или уволенному работнику.

Если бланк трудовой книжки был испорчен, то его надо уничтожить, о чем составляется акт п.
42 Правил ведения трудовых книжек.

Уничтожение бланка трудовой книжки ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете не отражается, так как его стоимость уже учтена в расходах в периоде его приобретения.

Сведения о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек работников, в том числе оформленных в вашей организации, записываются в книгу учета движения трудовых книжек п. 41 Правил ведения трудовых книжек.

Где должна храниться трудовая книжка работника

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. (п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132) (см. текст в предыдущей редакции) 44.

Источник: http://zakon52.ru/gde-dolzhny-hranitsya-trudovye-knizhki-rabotnikov/

Где должны храниться трудовые книжки работников – Управление персоналом

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Это может привести к тому, что данный документ окажется фальшивкой, и предприятию придётся заплатить штраф. У работодателя в обязательном порядке должны быть запасные бланки и вкладыши. Приходование бланков Приходует чистые бланки и трудовые книжки от сотрудников на предприятии работник, который уполномочен на это руководством. Как правило, это работник кадровой службы.

Данные о книжках и бланках заносятся в приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей к ней. Она ведётся строго по регламенту, указанному в п. 41 Правил.

Ответственный работник – кадровик в конце каждого календарного месяца подаёт сведения в бухгалтерию предприятия о наличии у него чистых бланков и вкладышей, а также о том, сколько бланков он получил, а сколько израсходовал в текущем месяце.

При этом указываются реквизиты книжки, а также её стоимость.

Но при этом работа должна быть основной для сотрудника.

  • В трудовой книжке записывают личные данные работника, его должность, награждения во время работы. Важно Также указывается увольнение и его причина.
  • Трудовая книжка обычно оформляется на государственном языке России, но в федеральных республиках она может вестись также на языке этих республик.
  • Копия трудовой книжки (или выписка из трудовой) выдается сотруднику работодателем не позднее трех дней после подачи им заявления.
  • Каковы правила ведения трудовых книжек? Учитывая, что трудовая является очень важным документом для любого сотрудника, никаких, даже малейших, ошибок быть в ней не должно.

Поэтому правила ведения трудовой должен знать каждый работодатель, а также сотрудник кадрового отдела, занимающийся оформлением книжек.

За нарушение правил учета, хранения, выдачи, ведения и оформления трудовой книжки предусмотрена ответственность, установленная законодательством России.

Бланки трудовых Бланки трудовых книжек – это бланки строгой отчетности, но в наше время во многих городах их можно купить в любом книжном магазине.

Физическое лицо, устраивающееся на работу впервые, не должно покупать бланк самостоятельно – он обязательно должен быть в наличии в отделе кадров (или непосредственно у самого работодателя).

Внимание

Сотрудник отдела кадров, который является ответственным за оформление, хранение и учет трудовых книжек, обязан иметь при себе определенное количество чистых бланков и вкладышей.

Оформив трудовую книжку при помощи документа, удостоверяющего личность, сотрудник отдела кадров хранит ее как документ строгой отчетности, лучше – в несгораемом сейфе.

Трудовые книжки правила хранения

Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ (далее — УК РФ). Так, в соответствии со ст.

140 «Отказ в предоставлении гражданину информации» УК РФ неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя предприятия или руководителя кадрового органа предприятия) в предоставлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.

Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её

УК РФ.

Статья 292 «Служебный подлог» УК РФ устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательных работ на срок от 180 до 240 часов, либо исправительных работ на срок от одного года до двух лет, либо ареста на срок от трех до шести месяцев, либо лишения свободы на срок до двух лет.

При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия вследствие чрезвычайных обстоятельств, а также при неправильном первичном заполнении трудовой книжки (вкладыша в нее) либо в случае их порчи не по вине работника стоимость бланков оплачивается работодателем.

Источник: http://tr777.ru/gde-dolzhny-hranitsya-trudovye-knizhki/

Где должны храниться трудовые книжки работников и кто несет ответственность за них

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.

Трудовая книжка существует в России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований. Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина.

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ.

В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления.

Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

Ответственное лицоРазмер штрафа
Должностное лицо или предпринимательот 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Юридическое лицоот 30 тыс. до 50 тыс. руб
Предприниматель или юрлицоприостановление деятельности на срок до 90 дней

Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

  • Количество оформленных трудовых книжек;
  • Перечень владельцев бланков;
  • Реквизиты документов;
  • Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.

Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.

Источник: https://otdelkadrov.online/5097-pravila-vedeniya-hraneniya-trudovyh-knizhek-v-sootvetstvii-s-zakonodatelstvom

Где должны храниться трудовые книжки работников, и кто несет ответственность за них?

Где должны храниться трудовые книжки работников?

» Трудовое право » Где хранятся трудовые книжки работников организации?

5/5 (2)

Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.

Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2017 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.

Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.

Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.

Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.

Где и как они должны храниться

Обязанность по хранению личных книжек трудящихся, а также бланков и вкладышей возлагается на нанимателя (Правительственное постановление «О трудовых книжках», издано 16 апреля 2003 года за № 225) (далее – Положение о ТК).

Согласно п. 42 данного Положения, бланки книжек относятся к бланкам строгой отчетности (БСО).

Как их правильно хранить, указано в Правительственном постановлении за № 359 от 6 мая 2008 года. В пункте 16 данного постановления говорится о том, что БСО находятся на хранении в металлических сейфах или шкафах, а также специально оборудованных комнатах. Главное условие места хранения – не подлежит порче, из него невозможно похитить документы.

Следует отметить, что в положении о ТК нет конкретного указания относительно отнесения оформленных книжек к БСО. Таким образом, руководство предприятия имеет право самостоятельно определять место для хранения подобной документации. Важно, чтобы это было безопасное во всех отношениях место.

Так как книжки хранятся на предприятии до тех пор, пока действуют трудовые отношения между работником и работодателем, последний несет за них ответственность.

Возвращается документ сотруднику в день его увольнения. Если работник умер, документ под расписку могут получить его родные (пункт 37 Положения о ТК).

Посмотрите видео. 10 вопросов по трудовой книжке:

Места для хранения бланков ТК

Сотрудникам, которые устроились работать на предприятие, оформляют трудовые книжки (ТК). Для этого используют абсолютно новые чистые бланки. Так как бланк ТК не имеет большой ценности, никаких особых условий его хранения не предусмотрено.

Можно ли устроиться на работу без трудовой книжки?

В каких условиях хранятся бланки ТК? Место для хранения подобной документации определяет руководитель предприятия или сотрудник отдела кадров. Ущерб от того, что бланки по какой-то причине испортятся, будет минимальным. Предприятие просто приобретет вместо них новые бумаги.

Но такие моменты не исключают необходимости в правильном выборе места хранения. Сотрудник, который отвечает за сохранность бланков, должен сделать все возможное, чтобы место хранения всегда было чистым.

Также важно предпринять меры для того, чтобы у неблагонадежных лиц не возникло желание позаимствовать этот документ для использования его в неправомерных деяниях.

Важно! Если бланки были испорчены, их не просто выбрасывают. Ответственный сотрудник составляет специальный акт на списание и уничтожает их.

Правила учета

Установлены специальные Правила ведения трудовых книжек. Так как работники предприятия часто меняются, кто-то оформляется на работу, а кто-то увольняется, необходимо вести учет трудовых книжек.

Для этого используются:

  • приходно-расходные книги;
  • журнал учета выдачи и приема ТК.

В приходно-расходной книге регистрируются полученные и использованные бланки.

Ответственный работник бухгалтерии заносит в книгу реквизиты бланков, а также другие сведения, которые к ним относятся.

За ведение журнала учета отвечает сотрудник отдела кадров, который занимается процедурой оформления новых работников, а также увольнением.

В данном документе должны быть данные обо всех оформленных и выданных книжках. Кроме того, в нем регистрируются книжки, которые при оформлении представили новые сотрудники.

Важно!И приходно-расходная книга, и журнал учета в обязательном порядке прошиваются, страницы нумеруются и заверяются печатью компании.

Если компания имеет филиалы, ТК работников все равно хранятся в одном месте – в главном офисе. Хранение ТК возможно и в филиалах, но для этого потребуется создать единую кадровую службу.

 Директор филиала будет оформлять книжки и вести их учет только в том случае, если от руководителя предприятия поступит такое распоряжение.

Подобные действия директора филиала без соответствующего приказа руководства будут признаны незаконными.

Чтобы получить бланки, работнику отдела кадров или ответственному лицу нужно запросить их в бухгалтерии. По окончании месяца потребуется составить отчет о наличии бланков.

Если при заполнении ТК была испорчена, ее нужно уничтожить, но только по приказу руководителя. Хранение испорченных документов запрещено.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Иногда на предприятии остаются невостребованные ТК. Это происходит, например, когда работник умер, а его родным этот документ не понадобился. Хранить подобную документацию нужно в течение двух лет, а после их передают в спец. архив предприятия, где они будут храниться до 50 лет. Только после этого они подлежат уничтожению.

Книжки уволенных работников не должны оставаться на прежнем месте работы. Их выдают сразу же в день увольнения вместе с денежными выплатами. Кроме того, книжки умершего работника могут передать под расписку его родственникам. В случае отказа от получения ТК работодатель направляет ее владельцу по почте.

Кто отвечает за учет, ведение и хранение книжек

Оформлением или ведением личных книжек трудящихся на больших предприятиях занимаются сотрудники отдела кадров. Если компания небольшая, в ней обычно нет отдела кадров, и эти обязанности возлагаются на бухгалтера, секретаря или иное должностное лицо.

Учтите! Назначение сотрудника, ответственного за работу с ТК, происходит на основании приказа, изданного руководителем организации (пункт 45 Правил, утв. ПП РФ от 16. 04.2003 г. № 225). Документ составляется в произвольной форме.

Если происходит смена ответственного сотрудника, книжки следует передавать по акту приема-передачи дел. Чтобы не возникло никаких недоразумений, книжки перечисляются с указанием ФИО владельцев и реквизитов.

Бумаги о передаче подписываются лицом, передавшим документы, и лицом, которое их приняло. Если книжки не все, составляется соответствующий акт с указанием причин отсутствия.

Согласно пункту 41 указанных выше Правил, человек, который увольняется с работы, должен получить свою трудовую книжку. При этом ему нужно расписаться в личной карточке, книге учета движения ТК и вкладышей.

Расчет стажа работы по трудовой книжке.

Приказ о назначении лица, ответственного за документ

Не всегда в компании есть кадровик или менеджер по работе с персоналом.

В этом случае руководитель фирмы может предпринять следующие действия:

  • заняться трудовыми книжками сотрудников лично;
  • назначить ответственным за их ведение и хранение любого выбранного им сотрудника.

Приступить к работе человек сможет только после издания приказа, в котором указывается ФИО, а также должность ответственного сотрудника.

Приказ передается работнику на ознакомление и подпись (как подтверждение факта ознакомления). Данные документа заносятся в книгу приказов. Назначенный руководством сотрудник приступает к выполнению новых обязанностей с даты, указанной в приказе.

Обратите внимание! Если руководитель самостоятельно занимается книжками сотрудников, издание приказа не предполагается. Дело в том, что его должность уже предусматривает общую ответственность за организацию производственных процессов на вверенном ему предприятии.

Срок хранения

Трудовая книжка работника хранится на предприятии столько времени, сколько он трудится на этом месте (статья 66 ТК РФ). Книжка возвращается владельцу в день увольнения. Если человек не забрал документ, его предупреждают о необходимости это сделать. Книжку выкладывают отдельно от других.

Через 3 месяца, если владелец так и не забрал свой документ, выполняются следующие действия:

  • в ТК делается запись о том, что владелец не работает на предприятии, и что книжку он не забрал;
  • такая же запись делается в карточке личного учета и регистрационном журнале;
  • документальные подтверждения попыток передачи книжки ее владельцу вкладываются в личное дело работника.

С этого момента книжка признается невостребованной и хранится в том же месте, что и раньше, но в отдельной пачке.

Невостребованные ТК, согласно инструкции, хранятся 2 года. Далее их передают на хранение в архив предприятия. Там она останется на 50 лет.

Несмотря на принятые меры по сохранности книжек работников, бывают случаи, когда они портятся или теряются.

Что делать в этой ситуации:

  • виновным в порче или утере книжки является кадровик. Он мог сделать это случайно или специально. Работодатель оформляет дубликат документа. Сведения о стаже работника есть в личной карточке. Данные о предыдущих местах работы можно указать одной обобщенной записью (пункт 32 Положения о ТК);
  • произошло ЧП, и пострадала кадровая документация предприятия. В подобных ситуациях создается спец. комиссия. Она занимается восстановлением данных о рабочем стаже, при этом используются другие бумаги или показания свидетелей (пункт 34 Положения о ТК).

Если увольняющийся человек не смог получить трудовую книжку в день увольнения (она была утеряна, ее отказались выдавать, или причины увольнения внесены некорректно), за весь период ожидания выдачи документа, он должен получить зарплату. Новой датой увольнения станет день, когда он получил на руки свою трудовую книжку.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Ответственность за несоблюдение правил хранения

Периодически представители Трудовой инспекции проводят проверку условий хранения документации. Если будут обнаружены какие-то недостатки, инспектор выдаст предписание их устранить.

Если же эти предписания не выполнены, будут наложены соответствующие санкции (пункт 2 статьи 13.25 КоАП РФ):

  • штраф должностному лицу составит от 2500 до 5000 руб.;
  • штраф, выписанный компании, составит от 200000 до 300000 руб.

Обратите внимание! Если работник подал в суд на руководство организации в связи с порчей или потерей ТК, должностные лица могут понести уголовную ответственность:

  • за неправомерный отказ в выдаче трудовой книжки или иных документов предусмотрен штраф до 200000 руб. или штраф, размер которого равен заработку за 1,5 года. Кроме того, осужденного могут дисквалифицировать на срок от 2 до 5 лет (статья 140 УК РФ);
  • за преднамеренное внесение должностным лицом некорректных записей в документы сотрудника (в корыстных целях) предусмотрен штраф до 80000 руб. или в размере заработка за полгода. Также могут назначаться исправ. или принудительные работы или арест до 6 месяцев. Самое серьезное наказание по данной статье – тюремный срок до 2-х лет (статья 292 УК РФ);
  • за похищение личной документации сотрудника могут назначить штрафы (идентичные штрафам, предусмотренным статьей 292 УК РФ). Также вместо штрафа могут определить исправ. работы или арестовать на период до 3-х месяцев (часть 2 статья 325 УК РФ).

Посмотрите видео. Компенсация за задержку трудовой книжки:

Источник: https://potreb-prava.com/trudovoe-pravo/gde-dolzhny-xranitsya-trudovye-knizhki-rabotnikov-i-kto-neset-otvetstvennost-za-nix.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.