+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

График отпусков: должна ли в нем быть дата окончания отпуска?

Содержание

Отпуск вне графика отпусков: выплаты, как оформить

График отпусков: должна ли в нем быть дата окончания отпуска?

График отпусков составляется заранее, поэтому если сотрудник начал работать в компании не с начала года, данных о его отпуске в графике на текущий год не будет. Однако это не может стать причиной отказа новому работнику в отпуске.

Он вправе написать заявление на отпуск и, если работодатель даст свое согласие, отгулять его в удобное для себя и работодателя время.

Виза руководителя предприятия на заявлении будет подтверждением достигнутой договоренности о периоде отпуска.

Необходимость и порядок внесения изменений в график отпусков законодательно не определены. Если работодатель примет решение об изменении графика отпусков, то делать это следует в том же порядке, в каком утверждался основной график.

Целесообразно с определенной периодичностью составлять к основному утвержденному графику отпусков дополнительный график по той же форме Т-7 с включением в него вновь принятых сотрудников, которые начали работать в компании не с начала года.

Итак, работник, желающий использовать отпуск в даты, отличные от запланированных в графике отпусков, обращается к работодателю с соответствующим заявлением.

В заявлении о предоставлении отпуска работник указывает даты начала и окончания отпуска, а также его продолжительность. Если у работника есть определенные основания для использования отпуска, при наличии которых работодатель не может отказать в его предоставлении в указанные даты, их также необходимо привести в заявлении.

Например, в соответствии с ч. 4 ст. 123 ТК РФ по желанию мужа ежегодный отпуск предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам. Значит, получив соответствующее заявление, работодатель обязан предоставить отпуск в те даты, о которых просит работник.

Заявление работника о предоставлении отпуска должно быть надлежащим образом зарегистрировано в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации заявлений работников.

Заявление регистрируется в день поступления. Присвоенный регистрационный номер проставляется на заявлении.

Для принятия решения по существу изложенной просьбы заявление направляется руководителю организации или иному должностному лицу, имеющему право принимать решения о предоставлении отпусков.

По общему правилу работодатель не обязан предоставлять отпуск в те даты, о которых просит работник. Использование отпуска не в соответствии с графиком отпусков возможно только по соглашению сторон трудового договора.

Работодатель обязан предоставить отпуск в те даты, о которых просит работник, в следующих случаях:• отпуск предоставляется за первый год работы;• работник имеет право использовать отпуск в удобное для него время или в связи с наступлением определенных законом обстоятельств.

В остальных случаях работодатель имеет право отказать в предоставлении отпуска в незапланированные даты. Тогда работник будет использовать отпуск согласно графику отпусков, поскольку этот документ обязателен как для работодателя, так и для работника.

В резолюции руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица на заявлении определяется сотрудник, которому поручено оформить проект приказа о предоставлении отпуска.

После ознакомления сотрудника, ответственного за составление проекта приказа о предоставлении отпуска, с заявлением работника и резолюцией работодателя на заявлении проставляется отметка о направлении его в дело. Она включает слова «В дело», а также номер дела, где будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована работником, направляющим документ в дело.

Форма приказа о предоставлении отпуска разрабатывается работодателем и утверждается в составе учетной политики организации. За основу можно принять ранее действующую унифицированную форму.

В заголовочной части приказа указываются наименование организации — полное и сокращенное (если имеется).

Содержательная часть приказа содержит следующие сведения:• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;• наименование структурного подразделения и должность работника;• период работы, за который предоставляется отпуск;• продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в календарных днях;

  • даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска;• вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска в календарных днях;• даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого отпуска;• суммарная продолжительность, даты начала и окончания отпуска, предоставляемого работнику.

Обратите внимание: если работнику предоставляются основной и дополнительный оплачиваемые отпуска, то они указываются в одном приказе и заполняются строки А, Б и В. Если же работнику предоставляется только основной оплачиваемый отпуск, то заполняются строки А и В.

Приказ о предоставлении отпуска подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Приказ о предоставлении отпуска необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов о предоставлении отпусков.

Срок хранения приказа о предоставлении отпуска составляет 5 лет. Такие приказы регистрируются отдельно от приказов по личному.

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

С приказом о предоставлении отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись.

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. При этом приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. О направлении приказа о предоставлении отпуска в дело ставится отметка в левом нижнем углу приказа.

Часть 9 ст. 136 ТК РФ устанавливает, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска разрабатывается форма записки-расчета (за основу можно принять ранее действующую унифицированную форму № Т-60). Лицевую сторону формы заполняет работник кадровой службы.

В заголовочной формы указываются наименование организации.

Содержательная часть записки-расчета содержит следующие сведения:• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;• наименование структурного подразделения и должность работника;• период работы, за который предоставляется отпуск;• продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в календарных днях;

  • даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска;• вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска, а также основание его предоставления;• даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого отпуска;• суммарная продолжительность и даты начала и окончания отпуска, предоставляемого работнику.

Лицевая сторона записки-расчета должна быть подписана работником кадровой службы.

Записка-расчет регистрируется в специальной учетной форме. На документе проставляются регистрационный номер и дата составления документа.

Записка-расчет передается в бухгалтерию для расчета рапричитающихсяботнику выплат. Работники бухгалтерии заполняют оборотную сторону записки-расчета и оформляют документ для хранения.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. С этой целью применяется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда.

В табеле выходные дни (еженедельный отпуск) отмечаются буквенным кодом «В», ежегодный основной оплачиваемый отпуск — «ОТ», ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск — «ОД». При отражении неявок на работу (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.

Учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику, ведется в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника.

В этом разделе содержатся сведения:• вид предоставленного работнику отпуска;• период работы, за который был предоставлен отпуск;• продолжительность отпуска в календарных днях;• даты начала и окончания отпуска;• основание (приказ о предоставлении отпуска).

Если форма графика отпусков разработана работодателем на основании ранее действующей унифицированной формы № Т-7, то при составлении документа на следующий календарный год заполняются графы 1, 2, 3, 4, 5 и 6. Графы 7, 8, 9 и 10 заполняются лицом, ответственным за ведение графика отпусков, в течение календарного года.

После предоставления работнику отпуска в графике должны быть зафиксированы фактические даты его использования.

Обратите внимание: когда фактическая и запланированная даты отпуска не совпадают, в графике отпусков необходимо сделать об этом отметку и указать реквизиты документов, в соответствии с которыми отпуск был предоставлен не по графику.

От чрезмерного дробления отпусков можно защититься так.

В локальных нормативных актах, коллективном договоре установить правило о максимальном количестве частей отпуска и указать, что разделение на большее количество частей возможно только по соглашению сторон. Можно на локальном уровне утвердить конкретный перечень обстоятельств, при которых запланированная дата отпуска может быть изменена.

Унифицированная форма графика отпусков № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) позволяет вносить изменения в график, ведь в ней есть две ячейки: «Запланированная дата отпуска» и «Фактическая дата отпуска». А причину, по которой дата отпуска изменена, можно указать в графе «Примечания».

Если человек хочет пойти в отпуск не по графику, но работодатель не признает причину переноса уважительной или не имеет производственной возможности отпустить в данный период сотрудника, считаем, что в таком случае работодатель не связан какими-либо обязательствами и не должен объяснять причину своего несогласия, давать письменный отказ.

Представителю работодателя (руководителю или его заместителю) на заявление работника достаточно будет наложить лаконичную резолюцию «Не согласен», не вдаваясь в иные производственные моменты.

Работникам же при этом необходимо помнить, что самовольное использование отпуска, равно как и его перенесение без согласования с работодателем, законодательно квалифицируется как прогул и может стать для работодателя основанием для применения к работнику дисциплинарного взыскания.

При этом не нужно забывать о том, что если женщина уходит в отпуск по беременности и родам позднее даты, указанной в больничном листе, значит период его автоматически становится короче, что влечет за собой и уменьшение законного пособия по этому обстоятельству.

Перенесение запланированного отпуска на другое время Статья 124 Трудового кодекса предусматривает случаи, когда запланированный в графике отпуск должен быть перенесен на другое время.

При этом перенесение отпуска на следующий год возможно лишь в исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы компании (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Такое перенесение отпуска лишь с согласия работника.

Наличие графика позволяет учесть интересы всех сотрудников предприятия, а также и его руководства и одновременно с этим обеспечить непрерывность исполнения трудовых задач. То есть, по сути дела закон не оставляет права работнику на свое усмотрение отказываться от отпуска или же переносить его на какие-либо другие периоды.

Что такое основной отпуск?

Для тех, кому работа доставляет радость только 2 раза в месяц (в дни получения заработной платы), отпуск – это самое счастливое время.

Для тех же, кто возводит свою работу в культ, отпуск – это страшное время, когда их вынуждают бездельничать.

Несмотря на это, и для тех, и для других отпуск – это, прежде всего, возможность восстановить свое здоровье и набраться сил для новых трудовых свершений.

Закон не содержит расшифровки данного термина. Вместе с тем его легко понять, если обратиться к главе 19 «Отпуска» ТК РФ. По своей сути отпуск – это промежуток времени, в течение которого за работником сохраняется место работы, а сам он освобожден от исполнения трудовых обязанностей с целью отдыха и восстановления трудоспособности. Ежегодный отпуск бывает основным и дополнительным.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предусмотрен в ст. 114–115 ТК РФ. Он составляет 28 календарных дней и должен предоставляться таким образом, чтобы хотя бы одна из его частей была не менее 14 календарных дней.

Поскольку продолжительность ежегодного основного отпуска значительна, законодатель с целью баланса интересов работника и работодателя вводит такое понятие, как «график отпусков». По своей природе это достаточно уникальный инструмент. С одной стороны, его разрабатывает работодатель, хотя и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и пожеланий самих работников.

Что делать, если сотрудник не желает идти в отпуск

Чтобы пойти в отпуск не по графику, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме (пример заявления см. на рис. 1). В нем нужно указать новую дату начала отпуска и причины его переноса.

Источник: http://urist7.ru/trudovoe-pravo/otpusk-vne-grafika-otpuskov-vyplaty-kak-oformit.html

Cоставлениt графика отпусков – Все о кадрах

График отпусков: должна ли в нем быть дата окончания отпуска?

Многих сотрудников работодатель и не спрашивает, в какое время года и в какой месяц им лучше предоставить отпуск, а составляет график отпусков на свое усмотрение. Разберемся, всегда ли работодатель прав, поступая таким образом.

Трудовым законодательством предусмотрено, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).

Правила очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регулируются ст. 123 ТК РФ.

Согласно данной норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов .

При этом график отпусков становится обязательным как для работодателя, так и для каждого работника. А о времени начала отпуска конкретный работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Не секрет, что большинство работников желают отдыхать в более подходящее для этого время года. Например, летом. Конечно, есть небольшая часть сотрудников, в основном любителей зимних видов спорта, которая предпочтет отпуск зимой.

Между тем нормой ст. 123 ТК РФ не предусмотрена обязательность учета интересов самого работника при определении очередности предоставления отпусков. И только ч. 4 ст. 123 ТК РФ оговаривает, что Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Давайте рассмотрим, что должен знать работодатель при составлении графика отпусков и как при этом учитываются интересы работников.

Ежегодное предоставление отпуска

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Это означает, что в графике отпусков работодатель не вправе предусмотреть менее 28 календарных дней отпуска для работника на будущий год.

Больше — можно (с учетом накопившихся за предыдущие годы дней), а меньше — нельзя.

Даже если работник настаивает на том, что ему такой длительный отпуск не нужен и он, планируя вскоре расторгнуть трудовой договор, получит компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.

По факту указанная ситуация вполне возможна, но это не означает, что в графике отпусков она может быть учтена.

Таким образом, В графике отпусков каждому работнику должен предусматриваться ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней или более, если работнику в силу норм законодательства и локальных нормативных актов работодателя установлена удлиненная продолжительность отпуска. Исключение составляют те работники, которые и так находятся в длительных отпусках с сохранением места работы (например, в отпуске по уходу за ребенком).

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год.

При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.

К сведению. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Период отпуска

Начало ежегодного основного отпуска Нужно запланировать так, чтобы его окончание приходилось на период не позднее одного года после начала работы сотрудника у данного работодателя, но Можно запланировать его и на период по истечении шести месяцев работы или ранее.

Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев.

Другими словами, работодатель в графике отпусков должен предусмотреть отпуск для каждого работника, который отработает на предприятии в текущем году более шести месяцев.

Однако момент возникновения права на отпуск вовсе не означает, что работодатель Обязан предоставить отпуск работнику сразу же по истечении шести месяцев непрерывной работы. Он должен «уложиться» в понятие «ежегодности» (ст. 122 ТК РФ), т. е.

в 12 месяцев со дня приема работника на работу.

С учетом того, что ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (почти календарный месяц), запланировать его в графике отпусков нужно не позднее чем за 28 календарных дней до истечения года непрерывной работы (если более длительный отпуск не установлен работнику в соответствии с требованиями законодательства).

Источник: http://info-personal.ru/otpyska/statya-o-chem-nuzhno-pomnit-pri-sostavlenii-grafika-otpuskov/

Как перенести отпуск в графике отпусков

График отпусков: должна ли в нем быть дата окончания отпуска?

График отпусков составляется за две недели до наступления нового календарного года. Предоставление дней отдыха работнику должно осуществляться в соответствии с принятым документом.

Однако все предусмотреть невозможно, и иногда возникает необходимость переноса отпуска на другие даты.

Чтобы такое изменение не стало нарушением, кадровой службе работодателя необходимо правильно оформить все документы.

В каких случаях переносится отпуск

Менять произвольно даты предоставления отпуска не разрешается. График должны соблюдать и работник, и работодатель. Но есть случаи, предусмотренные законодательством, когда компания обязана перенести отпуск на другое время, по желанию самого сотрудника (ст. 124 ТК):

  • из-за болезни, совпавшей с отпуском;
  • в случае привлечения человека во время отпуска к государственным обязанностям, освобождающим от работы;
  • если работник не был уведомлен о начале отпуска не менее чем за 2 недели;
  • когда работодателем своевременно не произведена оплата предстоящего отпуска – не менее чем за 3 дня до его начала;
  • иные случаи.

К иным причинам можно отнести, к примеру:

  • предоставление отпуска совместителю одновременно с днями отдыха по основному месту работы;
  • желание сотрудницы присоединить отпускные дни к отпуску по беременности и родам;
  • при подаче заявления сотрудником, выразившим желание взять отпуск одновременно с отпуском жены по беременности и родам.

Есть и другие причины, предусмотренные различными государственными актами.

Исключение из общего правила

Трудовой кодекс разрешает в порядке исключения (и только с согласия работника) осуществлять перенос очередного отпуска на другой календарный год, если из-за отсутствия человека на работе нарушится нормальный ход рабочего процесса. Но это допустимо, только если работник:

  • старше 18 лет;
  • не занят на производстве с вредными или опасными условиями труда.

Нельзя не предоставлять отдых два года подряд – это прямое нарушение трудового законодательства.

Изменение отпускного периода по согласованию сторон

А если у компании возникла необходимость отодвинуть время отпуска своему сотруднику, или он сам просит перенести дни отдыха на другой месяц – возможно ли это? Да, закон не запрещает изменения даты начала и окончания отпуска по согласованию сторон, только необходимо все документально оформить, чтобы у трудовой инспекции при проверке не возникало вопросов.

Просто отменить работнику отпуск нельзя – его можно только передвинуть на другие даты.

Как оформить перенос отпуска по желанию работника

Если работник хочет изменить время отдыха, он должен написать на имя руководителя заявление, в котором нужно указать желаемые даты начала отпуска. Если работодатель не возражает, то издается приказ с обновленными датами времени отдыха. Документ подписывается руководителем, с ним должен ознакомиться отдел кадров и сотрудник (под подпись).

Важно знать, что компания может отказать в переносе отпуска – у нее нет обязанности исполнять пожелания сотрудника, кроме случаев, прямо поименованных в законе. Подробнее о случаях переноса отпусков по инициативе работников мы рассказывали здесь.

Перенос по инициативе работодателя

Когда инициатором переноса отпускного периода выступает работодатель, он обязан согласовать такое изменение с сотрудником. Если человек откажется, отпуск должен быть предоставлен ему в соответствии с ранее утвержденным графиком.

Важно получить именно письменное согласие – тогда у компании останется подтверждение договоренности о переносе.

Работнику направляется уведомление, на котором он должен написать «с переносом отпуска согласен» (либо «не согласен»), и поставить рядом свою подпись и дату.

Необходимость переноса отпуска нужно обосновать служебной запиской. Обычно ее пишет руководитель отдела или исполняющий обязанности руководителя подразделения на имя руководителя фирмы. В служебной записке указывается причина, из-за которой отпуск должен быть перенесен. Такая же бумага составляется в случае необходимости отзыва сотрудника из отпуска.

Служебная записка о переносе отпуска – образец:

После всех согласований руководитель издает приказ о переносе отпуска с указанием в его тексте причины переноса, например: «…выход работника в отпуск по графику может нарушить нормальный ход работы в организации». С приказом знакомят под подпись работника и ответственного сотрудника кадровой службы.

После подписания приказа необходимо внести изменения и в график отпусков. Организация имеет право разработать собственную форму этого документа. Если компания применяет унифицированный бланк Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), то утвержденные изменения отображаются следующим образом:

  • в графу 8 вносятся номер и дата приказа о переносе отпуска;
  • в графе 9 ставится новая дата начала отпуска;
  • в графе 10 указывается причина переноса.

Кроме того, обновленные данные вписываются и в личную карточку сотрудника – в раздел «Отпуск».

Перенос отпуска в графике отпусков – образец:

Источник: https://spmag.ru/articles/kak-perenesti-otpusk-v-grafike-otpuskov

График отпусков обязателен или нет?

График отпусков: должна ли в нем быть дата окончания отпуска?

Обязательно ли составлять график отпусков на предприятии

Составление и согласование графика отпусков

Оформление графика

Утверждение графика отпусков

Внесение изменений и дополнений в график

Срок хранения графика отпусков

Нарушение порядка составления графика отпусков: судебная практика

Отмена графика отпусков

Обязательно ли составлять график отпусков на предприятии

График отпусков (далее — ГО) — это документ, где фиксируется, каким образом распределяются ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников юрлица на календарный год помесячно (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ, Указания по применению…, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Обязательно ли составлять график отпусков в организации? Да, он в обязательном порядке должен быть разработан и утвержден в компании, на что прямо указано в законе (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику на ежегодной основе (ч. 1 ст. 122 ТК РФ), соответственно, и ГО составляется каждый год и должен быть утвержден не менее чем за 2 недели до наступления соответствующего календарного года.

РЕКОМЕНДУЕМ! Работники, которые пойдут в отпуск в четком соответствии с ГО, могут не подавать дополнительно заявление на отпуск. Считается, что убытие в отпуск уже согласовано сторонами в ГО. По теме см. также нашу статью «Отпуск по графику – нужно ли в этом случае заявление?».

ВЫВОД! Обязателен ли график отпусков на предприятии? Однозначно да. Этот документ необходим и прямо предусмотрен ТК РФ.

Подробно рассмотрим порядок составления, оформления и корректировки ГО.

Составление и согласование графика отпусков

ГО составляется с учетом мнения работников, однако не подлежит обязательному согласованию с ними, за исключением выделенных законом категорий работников. Подробно читайте об этом в нашей статье «Как правильно вести график отпусков – образец».

РИСКИ! Организовать работу по составлению и согласованию ГО в организации необходимо таким образом, чтобы в установленный срок (не позже чем за 2 недели до начала календарного года, на который график составляется) документ был в надлежащем порядке утвержден. За нарушение срока предусмотрены меры административной ответственности для работодателя.

Так, согласно ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за данное нарушение трудового законодательства грозят следующие санкции:

  • для должностных лиц — предупреждение или штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
  • лиц, осуществляющих деятельность без образования юрлица, — штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
  • юрлиц — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Законом не регламентировано, как работодатель должен выяснить у сотрудников желаемые даты отпусков. Например, данные может собрать руководитель подразделения и передать своему непосредственному начальнику. В учреждении может быть приказом установлен определенный регламент составления ГО (см. ст. 372 ТК РФ) и др.

Так или иначе, все данные в упорядоченной форме передаются на рассмотрение и утверждение руководителю организации. Тот, в свою очередь, может внести в график свои коррективы (кроме случаев, когда время и продолжительность отпуска в силу закона подлежат обязательному согласованию с работником, отнесенным к определенной категории, и профсоюзным органом).

Оформление графика

ГО может быть составлен на бланке свободной формы, разработанном в организации. Однако чаще для этих целей используется унифицированная форма Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Бланк ГО содержит следующие атрибуты:

  • Наименование организации.
  • Номер документа, дату его составления.
  • Наименование документа (с указанием, на какой год ГО составлен).
  • Собственно ГО (обычно в табличной форме), где перечислены все трудоустроенные на момент составления графика работники (Ф. И. О., структурное подразделение, должность, табельный номер) и обозначены даты начала и окончания отпусков (или их частей), их продолжительность. Также в таблице может быть предусмотрен столбец для подписей работников об ознакомлении с ГО, но это необязательно — отметки можно проставить и в иных специально отведенных местах на бланке.
  • Отметку об утверждении ГО руководителем организации.
  • Отметку о мнении профсоюзного органа (в установленных законом случаях).

Пример заполнения графика читатель найдет в нашей статье «График отпусков по форме Т-7 – правила составления».

Утверждение графика отпусков

В законе нет нормы о порядке утверждения ГО. Возможны 2 варианта:

  • проставление на оформленном ГО визы руководителя о его утверждении;
  • проставление визы на ГО и дополнительно издание приказа о его утверждении.

Унифицированной формы такого приказа, разумеется, нет. Он может быть составлен в произвольной форме с указанием всех значимых атрибутов, в числе которых:

  • наименование организации-работодателя;
  • номер и дата документа;
  • наименование (в данном случае «Приказ об утверждении ГО»);
  • суть распоряжения со ссылкой на соответствующие нормы закона (в данном случае ст. 122, 123 ТК РФ и т. д.);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа, а также лиц, на которых возложен контроль за исполнением поручения;
  • подпись руководителя предприятия;
  • подписи лиц, упомянутых в распорядительном документе, об ознакомлении с ним.

Дополнительную информацию, а также образец приказа вы найдете в нашей статье «Приказ об утверждении графика отпусков – образец».

Внесение изменений и дополнений в график

ГО может быть скорректирован в течение года с учетом пожеланий сторон трудового договора и производственной необходимости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В унифицированной форме Т-7 ГО для этих целей предусмотрены специальные столбцы (столбцы 8 и 9) под общим названием «Перенесение отпуска».

В этих столбцах указываются реквизиты документа-основания (например, заявления работника, приказа работодателя и др.) и предполагаемые даты отпуска.

В дальнейшем в ГО также будет отражена информация о фактической дате убытия в отпуск (столбец 7 формы Т-7).

Основания для внесения изменений в утвержденный ГО могут быть такими:

Так или иначе, внесение любых изменений в документ должно оформляться путем издания соответствующего приказа. Что же касается оформления самих корректив в тексте графика, можно:

  • дополнить содержание уже имеющегося ГО при наличии специально отведенных для этих целей свободных полей;
  • составить новый документ с неизмененными сведениями из предшествующего ГО и обновленными данными;
  • оформить дополнения к ГО в качестве нового документа и утвердить как неотъемлемую часть ГО.

Срок хранения графика отпусков

Срок хранения ГО составляет 1 год (п. 693 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — приказ № 558).

При этом срок хранения должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором документ прекращает свою силу (п. 1.4 Общих положений приказа № 558).

ВЫВОД. Таким образом, ГО, например, на 2018 год нужно хранить в течение всего 2019 года. Затем документ подлежит уничтожению.

Условия и порядок хранения ГО прямо законом не регламентированы, однако в любом случае персональные данные работников не должны стать доступны третьим лицам (гл. 14 ТК РФ, ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Возможно, читателю окажется полезной статья «Приказы по личному составу – это какие приказы?».

Нарушение порядка составления графика отпусков: судебная практика

Отсутствующий или составленный с нарушением сроков ГО может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности.

Такими основаниями могут быть признаны:

  • сам по себе факт утверждения графика отпусков позже чем за 2 недели до наступления календарного года (например, постановление Саратовского облсуда от 25.07.2018 по делу № 4А-425/2018);

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/otpusk/obyazatelno-li-sostavlyat-grafik-na-otpusk/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.