+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018

Содержание

Справочник Бухгалтера

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018

Рубрики: Кадровое делопроизводство, Кадровый учет | 16 сентября 2014

Аудит кадрового делопроизводства – это комплекс мероприятий по проверке правильности оформления и ведения кадрового учета и иных документов в организации с точки зрения кадрового делопроизводства и в соответствии с нормами действующего законодательства.

На некоторых предприятиях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом, и поэтому легче построить кадровое делопроизводство с нуля, чем пытаться исправить то, что есть. Начало работы можно разделить на несколько этапов.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции-2018

Поиск нужных законов и специальной литературы.

Имеющие кадровые документы надо проверить и приводить их в соответствие с законом, новые документы должны составляться тоже в строгом соответствии, такими как:

—  Трудовой кодекс РФ Принят 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ.

—  Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября2003 г. №  69

—  Правила ведения и хранения трудовых книжек от 16 апреля 2003г. утвержденные Постановлением Правительства РФ от16 апреля2003 г. №  225.

—   Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1

—  Указания по заполнению форм первичной кадровой отчетности документации по учету труда и оплаты.

—  Перечни должностей и работ, с которыми допустимо заключение договоров о полной материальной индивидуальной и коллективной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 31 декабря2002 г. № 85

—  Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября2008 г. N 749

—  О коммерческой тайне. Федеральный закон  РФ от 29 июля2004 г. № 98-ФЗ.

—  О персональных данных. Федеральный закон  РФ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ.

—  Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Постановление Правительства РФ от 24 декабря2007 г. N 922

—   О применении судами РФ Трудового кодекса РФ. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта2004 г. №  2.

—  Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа1998 г. N 37.

II этап. Определение, какие документы в организации есть, а каких нет.

Список документов, которые нужно иметь на предприятии:

Обязательные документы:

—  Учредительные документы

—  Трудовые договоры

—   Штатное расписание (форма Т-3)

—  Табель учета рабочего времени (форма Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)

—   Правила внутреннего трудового распорядка

—  Документ о защите персональных данных работников (положение)

—  График отпусков (форма Т-7)

—  Личные карточки (форма Т-2)

—  Приказы.

Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а), о предоставлении отпуска (форма Т-6), о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11), о поощрении работников (форма Т-11а), о командировке работника (форма Т-9), о командировке работников (форма Т-9а), о переводе работника (форма Т-5), о переводе работников (форма Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.

—  Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)

—   Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно – приказов, трудовых договоров.

—  Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

—   Трудовые книжки

—   Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

—   Коллективный договор (обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить).

—   Положение об оплате труда и премировании (обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании).

—   Должностные инструкции (обязательны, если все должностные обязанности работников не  отрегулированы в трудовых договорах).

—    Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы (обязательно, если работодателем проводится аттестация работников).

—  График сменности (обязателен при наличии сменной работы).

—   Положение о коммерческой тайне (обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять).

—    Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда).

III этап Определение лиц, ответственных за документы

Предстоит не только проверить документы, но и внести в них изменения, составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто за какие документы, каким образом отвечает на предприятии.

В частности, нужно выяснить, кто отвечает за  ведение, хранение, учёт трудовых книжек. Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. На предприятии должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Перед разработкой документов, нужно выяснить или определить, кто из сотрудников будет участвовать в создании документов, согласовательных процедурах, утверждении документов, кто имеет право подписи конкретных документов.

Источник: https://1atc.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulja/

Пошаговые инструкции делопроизводства с нуля в 2019 году – кадровое, для секретаря, госслужащим

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018

Делопроизводство — важная часть деятельности любой организации.

Для того, чтобы вся система компании правильно функционировала на протяжении длительного времени без каких-либо сбоев, необходимо грамотно выстроить кадровое делопроизводство.

Как запустить делопроизводство в 2019 году с нуля по пошаговой инструкции для секретаря, госслужащего и так далее и какие есть тонкости для частных компаний и государственных организаций?

Общие положения

Любой человек, прямо или косвенно связанный с какими-либо организациями, должен знать как минимум значение слов «делопроизводство» и «документооборот», а также понимать, как работает такая система, на чём она держится и как правильно с ней работать, чтобы максимально экономить ресурсы компании, а также время и силы личности самого работника.

Что это такое

Делопроизводство помогает организации правильно функционировать за счёт упорядоченности и грамотного оформления всех внутренних и внешних документов – это очень важно с юридической точки зрения.

Хорошо продуманный и систематизированный документооборот обезопасит компанию от лишних претензий и умышленного мошенничества, ведь все бумаги будут чёткими и правильно оформленными без возможности придраться или воспользоваться неточной формулировкой.

Если попробовать составить чёткое и строгое определение, то получится подобный вариант – «Делопроизводство – это часть деятельности некоторой компании, которая распространяется на приём, заверение, оформление и создание официальных документов от имени данной организации на постоянной основе».

На кого распространяется

Вне зависимости от вида, направленности или чего-либо ещё, делопроизводство в любом случае должно быть у любой организации, в которой работает больше одного человека.

Крупные компании кладут ответственность за документооборот на специально обученных работников – секретарей, которые занимаются только этой работой.

Организациям поменьше приходится возлагать ответственность за приём и оформление бумаг на стажёров или новичков – у таких компаний бумажной работы меньше, чем у крупных, и они могут позволить себе распределять такой труд между специалистами совсем в других сферах.

Чем регулируется

Законодательная база частных организаций относительно невелика и ограничивается парой нормативных актов и постановлениями Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

В федеральных организациях исполнительной власти законодательство устроено на порядок строже, поэтому документов, регулирующих их, несколько больше.

Например, основными сборниками и органами являются Федеральное архивное агентство, Правительство Российской Федерации, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, а также множество других, но уже единичных, упоминаний и в других актах.

Необходимые действия

После полного понимания теоретической части можно смело приступать к изучению и последующему выполнению пошаговой инструкции. Что же необходимо сделать, чтобы запустить хорошую и долговечную систему внешнего и внутреннего делопроизводства в 2019 году с нуля по пошаговой инструкции для госслужащего или секретаря в собственной организации её директору или управляющему?

Составляем план

Начинать устройство делопроизводства в конкретной организации следует с составления плана и принятия чёткой инструкции, по которой будут в дальнейшем действовать сотрудники компании.

В организациях, имеющих несколько филиалов, часто предпринимаются решения оформить один основной образец, а затем адаптировать его под каждую точку с учётом особенностей помещения, желания и возможностей владельцев и расположения.

Разработкой документа и контролем его выполнения заведует отдел кадров. Для того, чтобы внутренний нормативный акт компании вступил в силу, необходимо, чтобы его подписал управляющий, владелец или директор организации.

Чтобы следовать ему были обязаны все работники компании, понадобится также дополнительный пакет документов, официально закрепляющий все стороны отношений работодателя и сотрудника.

Изучение Устава

Любые документы и правовые акты, которые составляются сотрудником от имени компании, как правило имеют в основе Устав организации и обязаны соответствовать или, как минимум, не противоречить ему. Устав есть у любой компании.

Пример устава организации можно скачать тут.

Он представляет собой основной учредительный документ, в котором хранится информация об обязанностях работодателя и сотрудника, все стороны их взаимодействия.

Именно поэтому перед составление инструкции необходимо освежить память – заново познакомиться с Уставом организации. При наличии противоречий бумага просто не вступит в силу.

Какие должны быть документы

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что у любой организации для законного и грамотного существования и ведения деятельности обязательно должны быть такие документы, как:

  • Устав;
  • инструкция о защите личной информации (персональных данных) сотрудников организации;
  • график сменности;
  • положение об охране труда;
  • правила распорядка труда;
  • документы о нормировании деятельности.

Без этого пакета бумаг нет смысла не то, что думать о упорядочивании делопроизводства – вообще о длительном существовании компании и её официальной регистрации можно забыть.

Разработка трудового договора

Следующим этапом становится оформление трудового договора – это несколько более строгая вариация Устава, лишённая некоторых абстрактных данных, зато имеющая значительно больший юридический вес.

Трудовой договор – достаточно строгий и шаблонный документ, для его оформления не нужно ничего придумывать – стоит просто заполнить одну из многочисленных форм. Оптимальнее всего – просто распечатать этот файл на обычном принтере и заполнить его чёрной гелевой ручкой.

Оформление должностей

Кадровому делопроизводству обычно нельзя выучиться в каких-либо средне-специальных или даже высших учебных заведениях.

Конечно, предпочтительнее всего на работу кадровиком возьмут человека с высшим образованием, в идеале связанным с юриспруденцией, законодательством, законоведением и тому подобными специальностями. Также часто с удовольствием на такую работу берут выпускников гуманитарных высших учебных заведений.

Меньше всего шансов быть принятыми на такую работу у людей со средним специальным или сугубо техническим/математическим образованием. Однако не стоит отчаиваться – дополнительное обучение все равно проходит на специальных курсах, поэтому при желании можно оформиться на должность кадровика с любым образованием.

: объект и предмет

Важные нюансы

Самой спорной и неоднозначной категорией в кадровом делопроизводстве бесспорно является ведение делопроизводства у индивидуальных предпринимателей.

По закону, они имеют право нанимать до одной сотни сотрудников, а значит для них документооборот внутри их небольшой импровизированной организации так же важен, как и в настоящих, больших крупных компаний вроде «ООО» или «ОАО» и «ЗАО».

Даже если на некоторое юридическое лицо, зарегистрированное как индивидуальный предприниматель, работает всего один сотрудник, с точки рения законодательства всё равно должно вестись делопроизводство и документооборот, даже если никакого оборота бумаг практически не будет.

Не стоит пренебрегать этим законом, ведь трудовая инспекция в любой момент может прийти без предупреждения и потребовать соответствующие бумаги.

На индивидуальных предпринимателей действуют всё те же законодательные нормы, что и на крупные организации, поэтому им, так же, как и компаниям, необходимо внимательно изучать законодательство и все существующие официальные документы, связанные с документооборотом, прежде, чем начинать ведение какого-либо учёта.

Основные законы о кадровом делопроизводстве были приняты достаточно давно и за несколько лет они уже успели спокойно устояться и «прижиться» в государстве.

Ждать каких-то неожиданных резких изменений или кардинально меняющих всю картину дополнений не стоит – к этому нет ни малейших предпосылок. Это не значит, что следует прекратить проверять информацию и свежие актуальные законодательные акты, но и излишне переживать по этому поводу так же не стоит.

Источник: https://juristhere.ru/poshagovye-instrukcii-deloproizvodstva-s-nulja/

Кадровый учет в ООО с нуля – СИЗ, нормы, инструкции

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Виды кадровой документации

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Оформляем документы с нуля

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Кадровые документы (учет) с нуля: виды 

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

  1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
  4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

  1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  2. Устав ООО.
  3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  6. Положения о создании филиалов, подразделений.
  7. Перечень аффилированных лиц.
  8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить. 

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы?»
  3. Внутренняя служебная переписка.
  4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
  5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

  1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать».
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
  3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
  4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
  5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
  6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
  7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы. 

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2 

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».
  6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
  8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу». 

Особенности кадрового учета для микропредприятия 

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

  1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
  2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

Источник: https://rusjurist.ru/ooo/skachat_dokumenty_ooo/neobhodimye_kadrovye_dokumenty_s_nulya_dlya_ooo/

Кадровый учет с нуля пошагово в ооо

  • Протоколы о том, что Общество было создано.
  • Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
  • Заключения от органов по контролю.
  • Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
  • Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
  • Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
  • Положения о созданных филиалах организации.
  • Список аффилированных лиц.
  • Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
  • Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.
  1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
  2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
  3. T-3 «Штатное расписание».
  4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
  5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».

  6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
  7. T-7 «График отпусков».
  8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
  9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
  10. T-10 «Командировочное удостоверение».

  11. T-11 «Указ о поощрении работника».
  12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
  13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
  14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
  15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».

  16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
  17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
  18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
  19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они.

Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

Кадровый учет с нуля пошагово

Все кадровые журналы, ведение которых обязательно в 2018 году должны быть надлежащим образом оформлены. Для большинства из них существуют уже готовые печатные формы, позволяющие избежать ошибок оформления.

Более того, они уже чаще всего прошнурованы, страницы пронумерованы и стоит опечатывающая голографическая наклейка. Вам остается лишь поставить в конце печать, подписать у руководителя и аккуратно вести журнал.

Когда компания уже зарегистрирована и получены все подтверждающие документы, пора приступать к оформлению кадровой документации. Первоочередно стоит разобраться с будущим штатным составом ЮЛ, определить потребность в персонале на первое время и на перспективу. Для этого компании необходимо издать штатное расписание по форме Т-3.

Еще почитать:  Потерял инн как восстановить в другом городе

Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании

Все должности перечисляются в документе, начиная с главной (с директора) и заканчивая штатными единицами, имеющими отношение к вспомогательному персоналу. Для каждой требующейся должности фиксируется необходимое количество единиц штата, их оклад и положенные надбавки.

После найма на работу директора определяется количество должностей (рабочих мест), необходимых для нормального функционирования предприятия, компании или организации. На основании полученных цифр и с учётом производственного цикла, а также других особенностей деятельности юридического лица разрабатывается штатное расписание.

Источник: http://rossiz.ru/kadrovyy-uchet-v-ooo-s-nulya/

➤ Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018

Используйте удобную пошаговую инструкцию, чтобы быстро и без ошибок вести кадровое делопроизводство в компании. В статье — все необходимые образцы документов.

Скачайте полезные документы:

Кадровый документооборот

Кадровое делопроизводство с нуля можно организовать и составить только после того, как получите представление о составе документов, которые участвуют в документообороте кадровой службы. Их можно отнести к одному из трех видов:

  • организационные
  • распорядительные
  • информационно-справочные

Организационные кадровые документы

К организационным кадровым документам относят локальные нормативные акты работодателя, которыми регулируются трудовые взаимоотношения с работниками предприятия. Основным законом, действующим в области трудовых взаимоотношений.

является Трудовой кодекс РФ. Локальными актами учитывают специфику конкретного предприятия.

Основное требование, предъявляемое к локальным нормативным актам — устанавливаемые ими нормы не должны ухудшать положения работников по сравнению с теми, что установлены ТК РФ. 

Документы, которые относят к организационным:

  • коллективный договор
  • правила, которыми устанавливаются внутренний трудовой распорядок и внутренние коммуникации
  • штатное расписание
  • график отпусков
  • положения, которыми регулируются вопросы оплаты труда, премирования, обработки персональных данных, кадрового делопроизводства, допуска к коммерческой тайне
  • инструктивные материалы, в том числе должностные инструкции, инструкции по охране труда и т.д.

Эксперты журнала «Справочник секретаря» подробно расскажут, как оформить организационные документы по новому ГОСТу 

Организации, которые относятся к микропредприятиям, могут не оформлять локальные нормативные акты, поскольку их основные положения оговариваются текстом типового трудового договора. 

Распорядительные кадровые документы

Это те документы, которые издает работодатель для передачи определенных распоряжений персоналу организации.

Документы, которые относят к распорядительным:

  • приказы и распоряжения, касающиеся работы с кадрами — о приеме на работу и увольнении, переводе, дисциплинарных взысканиях и награждениях и пр.;
  • документы по кадровому учету — личные дела и карточки работников. 

Государственные и муниципальные организации и учреждения ведут кадровый документооборот с использованием унифицированных форм, утвержденных приказом Минфина РФ от 30.03.

2015 № 52н и актами иных органов федеральной исполнительной власти.

Для оформления распорядительных документов коммерческая организация также может пользоваться унифицированными формами, но, при необходимости, организация сама может разработать собственные формы. 

Валентина Андреева, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения РГУП подробно расскажет об основах кадрового делопроизводства.

Смотрите учебные видеокурс «Кадровое делопроизводство» 

Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы используют как для передачи информации от одного адресата к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных, эти документы могут не требовать исполнения. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Информационно-справочные документы подразделяют на три группы. 

Документы, которые относят к информационно-справочным:

  • входящая документация
  • исходящая документация
  • внутренняя документация 

Входящая информационно-справочная документация это:

  • распоряжения и указания, направляемые вышестоящими организациями;
  • отчетность, письма и иная служебная корреспонденция от подчиненных организаций, подразделений и филиалов;
  • корреспонденция, поступающая от иных организаций и предприятий;
  • письма, заявки, жалобы, обращения и предложения, поступающие от физических лиц.

Исходящая информационно-справочная документация это:

  • подготовленные в организации ответы на письма, запросы и обращения;
  • инициативные и информационные письма, предложения, заявки, договоры, акты, обзоры, справки и пр.

Внутренняя информационно-справочная документация это:

  • служебные, объяснительные и докладные записки, пояснения, инициативные предложения, акты и пр.
  • иная внутренняя документация — отчеты, протоколы, планы и пр.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно регистрировать документы, поступившие в кадровую службу 

Журнал учета входящей корреспонденции

Скачать образец

Кадровое делопроизводство: пошаговые инструкции 2019

Кадровое делопроизводство ведется с того момента, когда на предприятии появляется первый наемный работник. Если вы начинаете кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции 2019 потребуются только после того, как приказом руководителя будет назначено лицо, ответственное за эту часть деятельности организации. Обычно, это кадровик или секретарь. 

Если во вновь созданной компании приказом вас назначили ответственным за кадровое делопроизводство, используйте наш пошаговый алгоритм

Шаг 1. Изучите нормативные и информационные документы, касающиеся организации кадрового учета на предприятии. Основной закон, которым регламентируют кадровый документооборот — Трудовой кодекс РФ. Также ознакомьтесь со следующими нормативными актами:

  1. Постановлением Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1

В нем представлены те унифицированные формы первичных документов, которые используются в кадровом учете. Их можно использовать как образец, если на предприятии будут использоваться самостоятельно разработанные бланки кадровых учетных документов.

Существенно облегчить и упростить работу по кадровому делопроизводству помогут специализированные программы, которые позволят автоматизировать разработку и учет кадровых документов.

Но внедрение таких программ в организации не исключает необходимость написания инструкции по кадровому делопроизводству.

Эксперты журнала «Справочник секретаря», расскажут, какие факторы учитывать при автоматизации делопроизводства в крупной компании

★ Чтобы поддерживать законодательную базу в актуальном состоянии, приобретите доступ к специализированным базам данных. В этом случае обо всех обновлениях вы сможете узнавать в режиме реального времени. 

Шаг 2. Изучите уставные документы организации в части порядка оформления на работу ее руководителя. В отношении этой должности действует отдельный регламент, который описывается в уставных документах. Трудовые отношения со всеми другими наемными работниками регламентируются Трудовым кодексом. 

Шаг 3. Оформите прием на работу руководителя. Он несет единоличную ответственность за текущую деятельность предприятия, на него возложена функция оперативного управления.

Поэтому все последующие кадровые решения оформляют за его подписью или подписью лица, уполномоченного на это руководителем. Приказ о приеме на работу руководителя — первый распорядительный документ, регистрируемый в кадровом учете.

Все последующие приказы имеют последовательную нумерацию и регистрируются в хронологическом порядке.

Шаг 4. Определитесь, какие организационные документы потребуется разработать в первую очередь. Если документирование управленческой деятельности поручено секретарю, сначала нужно будет разработать:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка;
  2. Положение об оплате труда;
  3. Положение о персональных данных;
  4. Инструкция по делопроизводству;
  5. Штатное расписание.

Шаг 5. Разработайте шаблоны и бланки:

  • трудовых договоров
  • личных карточек сотрудников
  • приказов и распоряжений
  • исходящих писем и пр. 

Все шаблоны и бланки, которые будут использоваться в кадровом документообороте организации, оформите как приложение к инструкции по делопроизводству или положению по кадровому документообороту и утвердите руководителем. В этом регламенте пропишите порядок документирования всех кадровых процедур, а также порядок прохождения кадровых документов внутри организации. 

Инструкция по делопроизводству

Скачать документ

Шаг 6. Оформите книги учета и журналы:

  • движения трудовых книжек;
  • бланков трудовых книжек;
  • регистрации приказов;
  • проверок контролирующими органами;
  • проведения инструктажей по охране труда и технике безопасности.

Шаг 7. Издайте приказ о назначении лица, ответственного за оформление, ведение и хранение трудовых книжек. Подготовьте специально оборудованное место, где будут храниться бланки и вкладыши, а также сами трудовые книжки.

Отдельное место, доступ к которому будет ограничен, выделите для хранения личных дел работников, содержащих персональные данные. 

Шаг 8. Оформите прием на работу сотрудников. При подписании трудовых договоров с ними, знакомьте их с локальными актами, касающихся их трудовой деятельности. Приказы о приеме на работу составляйте на основании подписанных обеими сторонами трудовых договоров. Основанием для внесения записи о приеме в трудовую книжку является соответствующий приказ. 

Шаг 9. Проверьте, какие отчеты по кадровому составу и в какие сроки нужно будет представлять в Пенсионный фонд, налоговую инспекцию и органы Госстатистики. Подробно об этом читайте в «Системе Кадры». 

Итог:Используйте предлагаемый порядок ведения делопроизводства с нуля, пошаговые инструкции 2019, чтобы быстро и правильно организовать процесс создания и учета кадровых документов.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211302-kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-19-m3

Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2018

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018

Делопроизводство сегодня — одна из важных составных частей кадрового учета. С таковым по возможности нужно будет заранее ознакомиться.

Процесс таковой имеет свои тонкости и некоторую специфику. Организация кадрового делопроизводства — один из основных этапов начала деятельности предприятия.

Требуется выполнять достаточно обширный перечень различных особенностей, нюансов, отраженных в законодательной документации.

Причем при отсутствии должного опыта самостоятельно осуществить организацию документооборота будет достаточно проблематично.

Потому по возможности стоит воспользоваться услугами квалифицированного кадрового работника. Таким образом можно будет решить много проблем ещё до момента возникновения таковых.

Главные аспекты

Нередко возникает ситуация, когда организовать кадровый учет и непосредственно делопроизводство необходимо будет прямо с нуля.

В таком случае нужно заранее определиться, с чего начать таковой процесс. Важно отметить, что оформлением трудовых книжек и приказами об увольнении, принятии на работу кадровый учет не ограничивается.

Существует множество дополнительных факторов, моментов — разобраться с которыми нужно будет обязательно предварительно.

Процесс кадрового делопроизводства должен осуществляться вне зависимости от штата работников.

Даже если имеет место только лишь индивидуальный предприниматель с одним наемным работников — таковое производство необходимо осуществлять.

Но в то же время тщательный контроль специальными государственными органами обычно осуществляется только лишь за крупными компаниями. Штат которых составляет более 250 человек.

Что нужно знать

Под документооборотом подразумевается процесс организации оформления документов, связанных с кадровой деятельностью.

В первую очередь это касается составления форм №Т2, а также заполнения трудовых книжек, оформления трудовых договоров.

Существует множество различных тонкостей, нюансов, связанных с отражением соответствующей информации в документах. Все нормативы обозначаются именно в законодательных документах.

Сам процесс делопроизводства подразделяется на целых 3 основные стадии, в которые входят следующие:

Причем важно отметить, что сам процесс хранения документов обязательно осуществляется стандартным образом.

При этом существуют некоторые сроки, в течение которых документы должны будут обязательно храниться.

Нередко они составляют несколько десятков лет. В дальнейшем, после истечения срока хранения, таковые документы должны быть соответствующим образом уничтожены.

С какой целью осуществляется

Ведение кадрового делопроизводства позволяет одновременно решить достаточно широкий перечень самых разных задач.

При этом таковые могут несколько отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия. Но при этом опять же возможно выделить ряд стандартных, которые имеют место почти во всех случаях без исключения.

К таковым относятся в первую очередь:

Сегодня учет подобного рода позволяет одновременно решить обширный перечень самых разных задач.

Важно отметить, что делопроизводство обязательно должно выполняться в рамках законодательных норм.

В противном случае велика вероятность возникновения сложностей с трудовой инспекцией. Судебная практика по этому поводу достаточно обширна.

Но при этом крайне неоднозначна. Потому по возможности не стоит допускать ошибок. Так как величина возможных штрафом достаточно велика.

Действующие нормативы

Постановка делопроизводства может осуществляться только в рамках законодательных документов. При этом существует достаточно обширный список НПД, положения которого требуется обязательно соблюдать.

Отказ от этого может стать причиной проблемных ситуаций. Не допускается делать ошибки при оформлении документации рассматриваемого типа.

Про проводки по начислению зарплаты в бухгалтерском учете, читайте здесь.

Так как это может привести к достаточно серьезным неприятностям. Основным документом, в рамках которого не только должно вестись делопроизводство, но и вообще осуществляться взаимодействие с сотрудниками, является именно Трудовой кодекс РФ.

Таковой документ определяет режим принятия на работу, а также все права и обязанности как сотрудника, так и его работодателя.

Данный НПД устанавливается Федеральным законом №197 от 30.12.01 г. Важно также отметить, что ежегодно осуществляется реформирование законодательства.

Потому необходимо использовать для консультации именно актуальные источники информации. Также важно не избегать ознакомления с иными нормативно-правовыми документами, которые также определяют данный момент.

Источник: http://zakonosfera.ru/cat-num-12/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-poshagovie-instruktsii-2018.php

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.