+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как прошить истребуемые документы – Минфин дает рекомендации

Прошивка документов

Как прошить истребуемые документы – Минфин дает рекомендации

К прошивке документов каждая инспекция предъявляют свои требования. Скоро ФНС утвердит единые правила, копии можно будет сшивать в пачки по 200 страниц.

Если выездная проверка проходит на территории компании, инспекторы вправе запросить копии документов в письменной форме и подлинники документов в устной форме.

Если выездная проверка проводится в инспекции, налоговики вправе запросить документы в письменной форме и ознакомиться с ними в инспекции. Могут потребовать как копии, так подлинники.

Проверяющие инспекторы также вправе провести выемку документов (и копий, и подлинников) и ознакомиться с ними в инспекции.

Чтобы компания представила документы, инспекторы направят вам требование. Его форма утверждена приказом ФНС России от 8 мая 2015 г. № ММВ-7-2/189. В требовании указывают:

  • основание для истребования документов (статья Налогового кодекса РФ);
  • срок, в который компания должна представить бумаги;
  • сведения об истребуемых документах (их вид, наименования, реквизиты, период, к которому они относятся);
  • полное и сокращенное наименование проверяемой компании, ИНН, КПП;
  • вид и период проверки, в ходе которой истребуют документы (например, выездная проверка по НДС за 2015 год).

Передать требование компании инспекторы могут двумя способами:

В каком виде представлять документов по запросу инспекции

Документы, которые в ходе проверки запросили налоговики, компания должна представить на бумаге или в электронном виде (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ). Правда, в электронном виде подают только те документы, которые составлены по форматам ФНС России. Такие форматы утверждены, например:

  • для документа о передаче товаров при торговых операциях (формат утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551);
  • счета-фактуры, универсального передаточного документа (УПД) (форматы утверждены приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155);
  • универсального корректировочного документа (УКД) (формат утвержден приказом ФНС России от 13 апреля 2016 г. № ММВ-7-15/189);
  • журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  • книги покупок и книги продаж;
  • дополнительных листов к книге покупок и дополнительных листов к книге продаж (форматы утверждены приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93).

Бумажные документы можно отсканировать и передать в инспекцию полученные файлы. Поступить так разрешается, когда вы передаете в инспекцию:

  • договор;
  • спецификацию цены;
  • акт приемки-сдачи;
  • счет-фактуру, в том числе корректировочный;
  • товарно-транспортную накладную;
  • товарную накладную (ТОРГ-12);
  • грузовую таможенную декларацию (транзитную декларацию), в том числе добавочные листы к ней.

Этот перечень приведен в приказе ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465. Другие документы можно представить только в бумажном виде (письмо ФНС России от 9 февраля 2016 г. № ЕД-4-2/1984).

Как оформить бумажные копии

Если компания подает копии документов на бумаге, то они должны быть заверены в установленном порядке (абз. 2 п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ). На копии нужно сделать надпись, которая подтверждает соответствие подлиннику документа:

  • слово «Верно»;
  • наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
  • дату заверения.

Кроме того на копиях можно ставить печати, но это не обязательно. Если у организации несколько печатей, можно выбрать любую (например, основную печать организации). Такой порядок предусмотрен пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Как оформляется прошивка документов для налоговой по требованию

Если компания подает в инспекцию многостраничный документ, можно заверить копию каждого листа или весь прошитый документ в целом.

https://www.youtube.com/watch?v=HrdUTEJ4Ckw

Прошитый многостраничный документ должен отвечать следующим требованиям:

  • объем прошивки не более 150 листов;

Важно!
Минфин России рекомендует сшивать документы по 150 листов (письмо от 29 октября 2015 г. № 03-02-РЗ/62336). ФНС разрешает делать прошивку из 200 страниц. Об этом сказано в проекте, который разработала налоговая служба. Как только документ примут, правила станут едины для всех.

  • все листы прошиты на 2–4 прокола прочной нитью. Концы нити выведены на оборотную сторону последнего листа и связаны. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеена бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм). Наклейка полностью закрывает место скрепления прошивки. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2–2,5 см;
  • текст и другие элементы документа (например, даты, резолюции) читаются свободно;
  • при чтении документ не расшивается (не разрушается);
  • все листы в документе пронумерованы;
  • в заверительной надписи на бумажной наклейке указано общее количество листов документа (арабскими цифрами и прописью).

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/83888-qqqm11y16-proshivka-dokumentov

Как правильно прошивать документы по ГОСТУ, фото, схемы и нормы

Как прошить истребуемые документы – Минфин дает рекомендации
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 455-03-75. Это быстро и бесплатно!

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

  1. Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.
  2. Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Для чего сшивать документы нитками

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439.

Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…

На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами.

Что действительно важно:

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.

На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Способы прошивки документов

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

Как сшивать документы

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Как сшивать документы правильно

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Как сшивать документы на фирме

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.

Минфин «показания»

Источник: http://ruverdict.ru/dokuments/oformlenie/pravilnoe-proshivanie-ustava-i-dokumentov-nitkami.html

Фнс разработала новые правила информирования налогоплательщиков и приема деклараций

Как прошить истребуемые документы – Минфин дает рекомендации

Описание страницы: фнс разработала новые правила информирования налогоплательщиков и приема деклараций от профессионалов для людей.

Налоговики обнародовали проект нового регламента, устанавливающего правила по бесплатному, в том числе и письменному информированию плательщиков о налогах, сборах и взносах, а также о налоговом законодательстве и приеме деклараций.

Старый регламент признают устаревшим и утратившим силу.

В новом документе исключили требование о печати на запросах от заявителей, направленных фискалам для получения госуслуги, обеспечили электронное взаимодействие между налоговиками и заявителями через личные кабинеты, а также уточнили сам предмет госуслуги и другие положения регламента из-за того, что теперь страховые взносы администрируют налоговики, а не внебюджетные фонды.

Налоговики обнародовали проект нового регламента.

ФНС напоминает о сроках представления налоговой и бухгалтерской отчетности в 2 квартале 2019 г.

Фнс разработала новые правила информирования налогоплательщиков и приема деклараций

Налоговики обнародовали проект нового регламента, устанавливающего правила по бесплатному, в том числе и письменному информированию плательщиков о налогах, сборах и взносах, а также о налоговом законодательстве и приеме деклараций.

Старый регламент признают устаревшим и утратившим силу.

В новом документе исключили требование о печати на запросах от заявителей, направленных фискалам для получения госуслуги, обеспечили электронное взаимодействие между налоговиками и заявителями через личные кабинеты, а также уточнили сам предмет госуслуги и другие положения регламента из-за того, что теперь страховые взносы администрируют налоговики, а не внебюджетные фонды.

Нет видео.

(кликните для воспроизведения).

Налоговики обнародовали проект нового регламента.

ФНС напоминает о сроках представления налоговой и бухгалтерской отчетности в 2 квартале 2019 г.

Фнс и минфин разработали новые правила обслуживания налогоплательщиков

Федеральная налоговая служба (ФНС) и инфин в очередной раз предприняли попытку формализовать общение налоговых инспекторов с посетителями – разработан проект административного регламента по информированию налогоплательщиков.

В апреле был утвержден Единый стандарт обслуживания налогоплательщиков, устанавливающий жесткие сроки, в которые должно укладываться каждое действие инспектора. Проект нового регламента – еще один шаг в этом направлении.

Документ подробнейшим образом расписывает, как и в какие сроки налоговики должны принимать у посетителей декларации, представлять информацию о расчетах компании или “индивидуала” с бюджетом, рассматривать обращения граждан, организовывать работу по их информированию.

Так, инспекторам предписано принимать посетителей без обеденного перерыва и быть с ними предельно вежливыми. Ожидание в очереди, согласно регламенту, должно отнять не более 30 минут.

Впрочем, в период сдачи отчетности (за пять дней до срока подачи деклараций) руководитель инспекции может увеличить срок ожидания “с учетом имеющихся ресурсов”.

Правда, и в этом случае очередь должна отнять не более двух часов.

На бумаге нашлось место и такой фантастической возможности, как продление времени приема. Руководитель инспекции вправе отдать соответствующую команду при личном обращении налогоплательщика. Правда, непонятно, сколько для этого должно набраться вышеупомянутых обращений. Можно также продлить время работы телефонной справочной службы – до 20 часов в будни или до 15 в один из выходных.

Время приема одной налоговой декларации не должно превышать пяти минут.

А для бухгалтеров, которые сдают отчетность нескольких компаний, в инспекциях должны работать отдельные окна, ведь налогоплательщик, который стоит в очереди с горой деклараций, задерживает остальных.

В нормативном акте впервые закреплена обязанность налоговиков принимать справки и прочие документы в электронном виде с электронной же цифровой подписью.

Однако то, что эти критерии будут соблюдаться на практике, мягко говоря, вызывает сомнения – регламент вновь не предусматривает никаких санкций для инспекторов и инспекций, в которых он по каким-то причинам будет нарушаться.

Фнс наводит порядок в документообороте с налогоплательщиками: хроника изменений

Летом 2016 года в часть I НК РФ внесены изменения, уточняющие правила бумажного и электронного документооборота между ФНС и налогоплательщиками по спорным вопросам, а также введена серьезная ответственность за несоблюдение правил электронного документооборота — блокировка операций по всем счетам. С 01.01.2017 будет расширен список налогоплательщиков, обязанных отчитываться в ФНС по электронной форме, и список документов, принимаемых в инспекции только в электронной форме. Подробнее об этом читайте в нашей статье.

Источник: https://apinnov.ru/fns-razrabotala-novye-pravila-informirovaniya-nalogoplatelshhikov-i-priema-deklaratsij/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.