+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как работает онлайн-касса?

Содержание

Кассовая программа для автоматизации магазина розничной торговли LiteBox – оборудование для автоматизации розничного магазина, система учета продаж

Как работает онлайн-касса?

После внедрения онлайн-касс по 54-фз в розничной торговле и общепите работа кассира не претерпела значительных изменений – по-прежнему нужно пробивать чеки и формировать отчеты о закрытии смены, только теперь на новом кассовом оборудовании. Как пользоваться онлайн кассой — мы расскажем вам в этой статье.

                                                      

Как начать работу на онлайн-кассе

Согласно требованиям закона, касса должна в режиме онлайн передавать чеки оператору фискальных данных (ОФД).

Новую кассу необходимо подключить к интернету, зарегистрировать в налоговой инспекции, а также следует подписать договор с ОФД.

После этого владельцу нужно настроить кассовое программное обеспечение и провести вводный инструктаж сотрудников – эти услуги оказывают как центры технического обслуживания, так и производители касс.

Все кассиры обязаны пройти инструктаж и расписаться за него в журнале. Кроме того, с сотрудниками необходимо заключить договоры о полной материальной ответственности.  

Перед началом работы кассир должен подключить кассу к сети и получить необходимые материалы (разменные деньги, чековую ленту, ключи от кассы). Следует заправить чековую ленту в кассу, заполнить все необходимые сведения и заверить их у старшего кассира.

В некоторых кассах требуется авторизация сотрудника – для этого нужно ввести индивидуальный номер или приложить специализированную пластиковую карту.

Подготовка к работе занимает некоторое время, поэтому кассиру желательно прийти на рабочее место заранее – например, за 30 минут до открытия торговой точки.

                                            

Как открыть смену на онлайн ККТ?

Для открытия смены нужно выполнить следующие действия:

  1. Сформировать отчет об открытии смены —  то есть нажать кнопку «Открыть смену» на кассе. Отчет в электронном виде направляется оператору фискальных данных.

  2. Пробить несколько нулевых чеков, чтобы проверить работу кассы, качество печати чеков и наличие всех необходимых сведений. В чеках должна быть указана правильная дата и время.
  3. Распечатать промежуточный Х-отчет.

    При открытии смены важно провести пересчет денежных средств в кассе и сверить их с данными по Х-отчету

                                                         

В обязанности кассира входит посчитать итоговую стоимость покупок, назвать сумму покупателю, получить от него оплату (наличными или картой) и выбить чек на онлайн-кассе.

Касса печатает бумажный чек и направляет копию оператору фискальных данных. Вместе с бумажным чеком чеком кассир отдает покупателю сдачу, если оплата производилась наличными. Если чек пробит с ошибкой, кассир может сформировать чек коррекции.

Согласно требованиям закона, по желанию покупателя магазин обязан направить ему электронный чек (с помощью sms или e-mail). Для этого покупатель должен сообщить номер телефона, электронной почты или предоставить QR-код из специализированного мобильного приложения Федеральной налоговой службы.

После покупки товара покупатель оплачивает товар наличными или картой. Вам нужно отсканировать штрих-код на товаре или набить цену вручную. 

Фискальный накопитель проверяет данные и если все в порядке, формирует и печатает чек. Этот чек вам нужно передать покупателю в двух видах: бумажном и в электронном на адрес электронной почты, если она была указана при покупке. Для отправки чеков покупателям магазин может заключить договор с ОФД.

Основные функции онлайн кассы

Некоторые онлайн-кассы позволяют облегчить работу персонала, автоматизировать кассовые операции и быстрее обслуживать покупателей. Так, онлайн-кассы LiteBox (Лайтбокс) позволяют:

  • быстро заводить товары в чек (через сканирование штрих-кода, поиск по первым буквам наименования или с помощью панели избранных товаров);
  • автоматически рассчитать сдачу или скидки;
  • оформить возврат покупки или отложенный чек;
  • принять смешанную оплату (наличные+безналичные+сертификат по одному чеку);
  • автоматизировать продажу весового товара (при подключении к весам) и многие другие функции.

В кассах Лайтбокс легко заводить товар в номенклатуру: достаточно отсканировать штрихкод товара, и система сама найдет товар в справочнике (собственная разработка компании — содержит более 700 000 наименований) и автоматически создаст карточку товара, добавить которую в номенклатуру можно одним кликом.

                                                     

Как закрыть смену

   Чтобы закончить работу, мало просто выключить кассу и дополнительное оборудование. Для этого нужно:

  1. Сделать инкассацию и сдать выручку старшему кассиру или инкассатору.
  2. Распечатать Z-отчет на кассе.

    Отчет направляется ОФД и содержит информацию о том, сколько чеков напечатано. По отчету можно выявить, сколько чеков не отправлено оператору.

Согласно 54-ФЗ, продолжительность смены не должна превышать 24 часа.

Если вы забыли закрыть смену в конце дня, это можно сделать на следующий день.

Главное – не выбивать новые чеки до того, как будет закрыта предыдущая смена, иначе касса перестанет отправлять данные ОФД, а предприятию грозит штраф: от 1500 рублей до 3000 рублей для должностного лица или ИП, от 5000 рублей до 10 000 рублей для юрлица.

Чего нужно избегать при работе на кассе

Не отслеживать отправку чеков в налоговую.

Проверить, как отправляются чеки, можно в личном кабинете на сайте ОФД или ФНС. Если произошел сбой, вы увидите, какие чеки не отправились, и сможете отправить их заново.

Не выдавать покупателю электронную копию чека.

Нарушение требований 54-ФЗ грозит штрафом:  

  • 2 тысячи рублей для предпринимателя;
  • 10 тысяч рублей — для юридического лица;

Кроме того, нельзя оставлять кассу без присмотра и подпускать к ней посторонних, а также держать в кассе личные деньги.

                                                

Работа с онлайн-кассой: возможные проблемы

Отсутствие интернета

Если пропал интернет, платежные данные в памяти фискального накопителя могут храниться до 30 дней — за этот период возможно восстановить подключение. Если не восстановить связь за 30 дней — касса заблокируется.

Если подключение к интернету нестабильно, онлайн-касса сохраняет данные и при восстановлении связи автоматически отправляет их ОФД.

Отсутствие электричества

Если продажа произошла в момент отключения электричества, кассиру следует сформировать чек коррекции. В таком чеке отражается сумма покупки, но не зафиксировано название товара. Чек нужно сформировать до закрытия смены.

Некоторые онлайн-кассы (например, кассы Лайтбокс) могут работать несколько часов от аккумулятора, без подключения к электрической сети, позволяя не останавливать продажи в случае отсутствия электричества.

Выводы


В заключение мы можем сделать выводы, что главное — это:

  1. Соблюдать кассовую дисциплину — обязательно формировать чеки по всем продажам и вовремя выдавать их покупателям;
  2. Корректно открывать и закрывать смену;
  3. Отслеживать передачу данных в налоговую;
  4. Правильно организовать работу с онлайн-кассой в случае отсутствия интернета или электричества.

Назад

ПОДЕЛИТЬСЯ

Источник: https://litebox.ru/blog/online-kassy/kak-rabotat-s-onlayn-kassoy-/

Онлайн-касса для чайников — все что нужно знать про кассы здесь

Как работает онлайн-касса?

страница • Блог • Онлайн-касса для чайников

Разъяснение, что такое онлайн-касса для чайников, следует начинать с толкования требований Федерального закона 54-ФЗ. Его принятие означало перевод контроля деятельности бизнеса, связанного с принятием денежных средств от физических лиц, в автоматический режим.

Зачем нужна онлайн-касса

Кассовые терминалы нового образца нужны большинству хозяйствующих субъектов бизнеса, кроме некоторых оговоренных в поправках к 54-ФЗ категорий. По сути, интеграция онлайн-касс гарантирует большую прозрачность проводимых торговых операций.

Плюсы

Возможность принятия платежей как за наличный, так и за безналичный расчет (при подключении эквайринга)

ТО онлайн-касс теперь осуществляется только производителем

Регистрация, перерегистрация и снятие с учета ККМ производится в том числе и онлайн

При помощи личного кабинета можно анализировать покупки, строить аналитику, прогнозы, стратегию обращения к клиентам

Отпадает необходимость в ежегодной обязательной поверке каждого ККТ в налоговой

Минусы

Внеплановые расходы на оборудование одного рабочего места кассира (плюс ежегодное обслуживание)

Временные затраты на приобретение и установку оборудования

Необходимость обучения

Онлайн-кассы. Что это, как работает

Это терминал, в котором на смену ЭКЛЗ пришел фискальный накопитель (ФН) — устройство для фиксации и последующей отправки данных в ФНС через операторов фискальных данных (ОФД).

Алгоритм работы ККТ выглядит следующим образом:

После получения денежных средств от покупателя (по наличному или безналичному расчету) кассир вводит сведения о продаже в онлайн-кассу и печатает бумажный экземпляр чека.

Информация фиксируется фискальным накопителем, который подписывает чек фискальным признаком и передает ОФД.

ОФД подтверждает получение и проверку чека, затем сохраняет информацию и передает в ФНС (один раз в сутки)

По желанию покупателя ему пересылается электронный экземпляр чека в виде смс или email-сообщения.

Зачем фискальный накопитель в онлайн-кассах

Основная задача фискального накопителя (ФН) состоит в подписании сформированного чека фискальным признаком и в последующем контролировании процедуры отправки чека оператору фискальных данных (ОФД), который впоследствии отправляет эти сведения в ФНС. При отсутствии стабильного канала передачи связи (проблемы с подключением к интернету) ФН сохраняет все кассовые чеки в течение 30 дней. Кроме того, фискальный накопитель шифрует данные и формирует специальный код для их проверки.

Срок действия ФН составляет 13 или 36 месяцев в зависимости от конкретной модели. В обсуждениях темы онлайн-касс для «чайников» часто можно встретить вопрос: «А что делать с фискальным накопителем после окончания периода его действия?». Отвечаем: по истечении 13 (или 36) месяцев проводится замена фискального накопителя и перерегистрация онлайн-кассы.

Что должно быть в чеке онлайн-кассы

Принципиальных отличий от чеков старого образца нет. Однако в чеке онлайн-кассы обязательно печатается QR-код, в котором зашифрованы сведения и произведенной покупке (номер, вид и признак фискального документа, сведения о смене, вид налогообложения компании и пр.). Если сканировать на чеке код специальной программой на смартфоне, он отобразит чек в электронном виде.

Как получить вычет за онлайн-кассу

Правом получения налогового вычета предприниматели смогли воспользоваться уже 1 января 2018 года. Этой льготой могут воспользоваться ИП на патенте или ЕНВД. Размер налогового вычета не превышает 18 тыс. руб. на каждый приобретенный кассовый аппарат. Помимо стоимости устройства, компенсировать можно приобретение фискального накопителя и требуемого ПО и оплату услуг по настройке.

Чтобы получить вычет, нужно подать в ФНС заявление по форме и ждать.

Как выбрать онлайн-кассу для розничной торговли

Чтобы найти подходящую онлайн-кассу для чайников, нужно для начала разобраться среди наиболее востребованных моделей для розничной торговли. Ниже вы увидите несколько популярных моделей онлайн-касс (подробно для чайников).

Характеристики

Подключение внешних устройств

Совместимость с внешним программным обеспечением

Стоимость в Мультикас с фискальным накопителем на 15 месяцев

Атол 30ф

Ethernet. Опционально Wi-Fi или 2G/3G модем

Viki Mini

170 × 286 × 65
1000 грамм

8″ емкостной сенсорный дисплей, разрешение 1027×720

USB 2.0, RS-232, порт денежного ящика, LAN RJ-45

Эвотор 5

208,4 × 86 × 50
400 грамм

5,5″ емкостной сенсорный, разрешение 1280×720

Беспроводные. Wi-Fi, Bluetooth 4.0, GSM 2G, 3G

Совместим с облачной товароучетной программой МойСклад, можно подключить к различным программам на платформе 1С.

Viki Micro

7″ сенсорный дисплей, разрешение 1280×800

При выборе онлайн-кассы необходимо опираться в первую очередь на специфику вашего бизнеса: торговля это или услуги, если торговля, то чем именно, есть ли подакцизные товары, форму налогообложения и наличие сотрудников. Обращаем ваше внимание, что для торговли алкоголем необходима касса с ЕГАИС.

Не все кассы с ЕГАИС работают, поэтому на этот пункт стоит обратить особое внимание. Также очень важен объем клиентов или чеков, от вашей пропускной способности зависит какую кассу брать. Есть кассы с большой и малой производительностью. Чем дешевле касса, тем меньше чеков в день она способна напечатать. Стоит обратить внимание на соответствие 54 ФЗ.

Этот закон регулирует расчетно-кассовые операции по ККТ. Касса должна соответствовать последним требованиям законодательства, поэтому купить дешевую устаревшую модель не выйдет. Кассовый аппарат должен приобретаться вместе с фискальным накопителем на 13 или 36 месяцев. Без этого касса не будет работать и отправлять данные в ОФД.

Договор с ОФД заключить необходимо при покупке кассы. Вы имеете право выбрать ОФД. Без ОФД касса работать не будет. Суть онлайн-касс в том, что они отправляют все данные ОФД, который затем передает их в Налоговую. При покупке кассы обратите внимание взимается ли дополнительная ежемесячная плата за программное обеспечение кассы.

Еще один немаловажный пункт, это подключение дополнительных устройств и интеграция с программами товароучета.

Онлайн-кассы с эквайрингом

Подключение эквайринга через личный кабинет кассы

Wi-Fi, 3G, Ethernet

До 12 часов работы от аккумулятора

Формат чека 57 мм.

Банки: Почта.Банк, ВТБ, Банк Русский Стандарт и др.,

Подходит для Маркировки и ЕГАИС

Интеграция с товароучетными системами

Управление через личный кабинет

Принимает любые карты

Работает с эквайрингом от Сбербанка и Русского Стандарта

Простое использование и замена чекового рулона

Подходит для Маркировки и ЕГАИС

Wi-Fi, Bluetooth, 3G/4G

Управление кассой через личный кабинет

Интеграция с товароучетными системами

20 часов работы от аккумулятора

3G, Wi-Fi, Bluetooth

Простой интерфейс

Встроенный эквайринг

Мобильность

Интегрируется с товароучетными системами

Работа со скидками, акции и продажи по свободной цене

Работа через личный кабинет

Базовый товароучет и аналитика

Работает через систему «Прими карту» с банками: ВТБ, Бинбанк, МТС банк, Русский стандарт

Подходит для работы с ЕГАИС

Синхронизация с личным кабинетом

До 48 часов на одном заряде

Можно интегрировать с товароучетными системами

Можно принимать смешанную оплату

3G, 4G, Wi-Fi, Bluetooth

Популярные модели

Специальные решения: Услуги, Еда, Торговля

Wi-Fi, 3G, Ethernet

Сенсорный экран 7 дюймов

Формат чека 57 мм.

Работа с мастерами и графиками

Работа с расходными материалами и товароучет

Подходит для Маркировки (скорое введение обязательной маркировки на шины и покрышки)

Интеграция с товароучетными системами

Управление через личный кабинет

Специальные решения: Услуги, Еда, Торговля

Большой 8-дюймовый дисплей с регулировкой угла наклона

Быстрая печать чека, наличие автоотреза кассовой ленты

Подходит для Маркировки и ЕГАИС

Товароучет и управление в личном кабинете, статистика и отчетность, закупки и ценообразование

Мощный кассовый компьютер высокой производительности

Интеграция с товароучетными системами

Простая программа не требующая обучения

3G, Wi-Fi, Bluetooth

Простой интерфейс

Работает с ЕГАИС

24 часа без подзарядки

Интегрируется с товароучетными системами

Работа со скидками, акции и продажи по свободной цене

Работа через личный кабинет

Базовый товароучет и аналитика

Легкий и понятный интерфейс

Сверхбыстрая печать чека

14 часов от аккумулятора

Wi-Fi, Ethernet, Bluetooth и 3G

Подключение сканера, весов, эквайринга и др.

Встроенный фото-сканер

Управление через личный кабинет и базовая автоматизация

Онлайн-кассы в аренду

На данный момент существует вариант не только единовременной покупки онлайн-кассы. Можно также брать уже готовое оборудование в аренду помесячно. Если покупка кажется делом крайне затратным, то аренда в таком случае сможет решить вопрос. У аренды есть как свои плюсы, так и минусы.

Вы спросите, а какой смысл платить каждый месяц за то, что никогда твоим не будет. Ответ тут кроется в том, что зачастую аренда оказывается даже более выгодной.

Посчитайте,ч то помимо оборудования при покупке вам придется потратиться на регистрацию, ОФД, программное обеспечение, также каждый год или три менять ФН. Оборудование может сломаться или выйти из строя и тогда вам придется покупать снова. Аренда же не предполагает подобные затраты.

Как правило все тарифы содержат замену при поломке, регистрацию и перерегистрацию, ОФД. Таким образом получается множество гарантий и возможность расторгнуть договор в любой момент.

Выгодные условия аренды и обслуживания кассовых аппаратов по 54 ФЗ. Замена оборудования при поломке. Техническая поддержка.

ПОДРОБНЕЕ О ПРЕДЛОЖЕНИИ

Как вы могли заметить, подобрать устройство с учетом всей специфики именно вашего бизнеса, не просто. Вы можете сами подобрать устройство, а можете обратиться к специалистам, которые безошибочно подберут вам онлайн-кассу под ваши нужды.Обращаем ваше внимание, что в Мультикас работают только настоящие профессионалы в области кассового оборудования с большим опытом работы. Если у вас остались вопросы, звоните. Наши технические специалисты помогут вам с переходом на новые ККТ.

Нужна помощь в подборе онлайн-кассы?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и подберем подходящую Вам онлайн-кассу.

Источник: https://kassaofd.ru/blog/onlajn-kassa-dlja-chajnikov

Как работает онлайн-касса: инструкция для чайников с видео

Как работает онлайн-касса?

Для ведения предпринимательской деятельности в сфере торговли по законодательству РФ необходимо иметь кассовый аппарат, который выдает чеки и сохраняет информацию о произведенных действиях. Эти данные должны передаваться в налоговую инспекцию.

С февраля 2017 года Федеральная налоговая служба обязала большую часть предпринимателей России установить онлайн-кассы. С июля 2018 года на работу с такой техникой должны перейти абсолютно все.

Столкнувшись с нововведениями, многие задались вопросами, как работает онлайн-касса, что это такое и чем она отличается от обычной кассовой техники. Те, кто перешли на новую систему год назад, возможно разобрались уже с данными вопросами.

Но льготникам, для которых была предусмотрена отсрочка перехода на работу с онлайн ККТ (предприниматели на ЕНВД и патентной системе налогообложения), только предстоит вникнуть в суть нововведений.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – это контрольно-кассовый аппарат, который оборудован встроенным фискальным накопителем, способным передавать информацию о финансовых расчетах в контролирующие органы в режиме реального времени. При совершении денежной операции данные сразу же поступают в налоговую службу и хранятся на ее компьютерных серверах. Работает такая аппаратура только при наличии доступа к интернету.

Из чего состоит онлайн ККМ

Чтобы подробнее разобраться в принципе работы такой техники, необходимо знать, из каких основных комплектующих она состоит.

Ее основу составляют три детали, встроенные в корпус с кнопками на наружной поверхности:

  1. Устройство, предназначенное для печати чеков.
  2. Фискальный накопитель. Он обеспечивает подписание чеков, их шифровку для фискального оператора и расшифровку данных от него.
  3. Сетевая карта. Она обеспечивает возможность подключения кассы к интернету. На ней есть специальные разъемы для подключения кабельного или беспроводного интернета.

Работа с онлайн-кассами

Не все знают, по какому принципу работает онлайн ККМ, и как происходит передача данных в ИФНС.

Принцип работы онлайн-кассы:

  1. Продавец, рассчитывая покупателя, вводит сумму при помощи клавиатуры и нажимает кнопку, чтобы напечатать чек.
  2. Введенная в чеке сумма и другая информация, связанная с продажей (наименование товара, количество и т.п.) передается в зашифрованном виде оператору фискальных данных. Это посредник, с которым предприниматель заключает договор на обслуживание.
  3. Оператор проверяет информацию и подтверждает ее получение.
  4. Ту же информацию фискальный оператор отправляет в Налоговую службу, и там она хранится не менее 5 лет.

На весь процесс уходит несколько секунд, так как система работает автоматизировано.

Важно! Договор с фискальным оператором предприниматель подписывает после покупки онлайн-кассы, при ее установке. Обслуживающая компания должна быть аккредитирована налоговой службой.

Требования к онлайн-кассе

Налоговой службой ведется специальный реестр онлайн-касс, разрешенных к использованию. Этот список можно посмотреть на официальном сайте ФНС. В данный перечень включена техника, которая соответствует государственным стандартам.

Предпринимателям при приобретении кассовой техники нужно знать следующие современные требования, которые предъявляются к онлайн-кассам в соответствии со ст.4. Федерального закона №54-ФЗ от 22.05.

2003 «О применении контрольно-кассовой техники…»:

  1. На корпусе должно быть обозначение заводского номера.
  2. Внутри должно быть установлено чекопечатающее устройство.
  3. Прибор должен иметь часы, способные отображать реальное время.
  4. Аппарат должен поддерживать работу фискального накопителя и передачу на него введенной информации.
  5. Аппарат должен поддерживать функцию формирования фискальных документов в электронном виде.
  6. Касса должна поддерживать печать бумажных чеков (исключение для интернет-магазинов, так как они чеки высылают в электронном формате).

Чем отличаются онлайн ККМ от касс старого образца

Главное отличие кассовых аппаратов нового поколения в том, что они поддерживают функцию подключения к интернету и передачи данных из фискального накопителя в налоговую службу. Но есть еще несколько существенных отличий, обеспечивающих им преимущества по сравнению со старыми ККМ. Сравнение отличий приводится в таблице ниже.

Онлайн ККТОбычная ККТ
Подключение к сети интернетДаНет
Хранение данныхВ фискальном накопителеВ ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная)
Регистрация кассыВ удаленном режиме через сайт фискального оператора или сайт ФНСПри личном визите ИФНС
Передача данных в ИФНСВ режиме реального времениДанные снимаются с ленты сотрудниками центра техобслуживания при личном визите
Обозначения на корпусеЗаводской номерГолограмма. Ее отсутствие карается штрафами
ЧекСодержит 24 реквизитаСодержит 7 реквизитов
Формат чекаБумажный и электронныйТолько бумажный

Таким образом, аппараты нового поколения способны передавать информацию по финансовым расчетам в налоговую службу по сети интернет. Больше нет необходимости в техническом обслуживании от ЦТО. Это обеспечивает сокращение выездных налоговых проверок предпринимателей. Также чек, выдаваемый онлайн-кассами, содержит максимум информации, которая обеспечивает защиту прав и интересов потребителей.

Как пользоваться онлайн-кассой

Чтобы начать работу с онлайн-кассами, сначала нужно купить аппарат и зарегистрировать его в ИФНС. Во избежание последующих проблем, важно понимать, как происходит процесс и с чего нужно начать:

  1. Покупаете ККМ, включенный в официальный реестр онлайн-касс, разрешенных к применению.
  2. Подписываете договор с оператором фискальных данных, аккредитированным налоговой службой.
  3. Регистрируете модель в режиме онлайн через сайт ОФД или ФНС.
  4. Настраиваете аппарат для работы (подключаете к нему интернет).

Пошаговая инструкция по работе на кассе выглядит следующим образом:

  1. Продавец считает сумму покупок, выводит итог и получает деньги от потребителя в наличной или безналичной форме.
  2. Нужная сумма вводится на кассе.
  3. Печатается чек, который выдается покупателю в обязательном порядке.
  4. По просьбе клиента продавец формирует электронный чек.

В этот момент фискальный оператор получает информацию о проведенной операции, после чего сохраняет ее у себя на сервере. Раз в сутки он передает все данные в налоговую службу.

Как получить электронный чек:

  1. Покупатель предоставляет информацию о номере телефона или адресе электронной почты.
  2. Формируется электронный чек и покупателю передается ссылка на него.
  3. Данные можно расшифровать сканированием QR-штрих кода, который содержится в каждом чеке. Для этого в смартфоне должно быть установлено специальное приложение от ФНС.

Если сформирован ошибочный чек, и он уже распечатан, изменить ничего нельзя. Данные уйдут в контролирующие органы. В таком случае необходимо совершить операцию возврата, которая также передается в ИФНС. Такие ошибочные чеки необходимо сохранять и передавать их в налоговую службу по их требованию.

В начале рабочего времени кассир должен открыть смену, распечатав отчет об открытии смены, где указаны дата и ФИО кассира. По завершению рабочего дня нужно проводить процедуру закрытия смены.

Во время процедуры в ОФД передаются данные о закрытии смены, количестве чеков, сумме операций, видах операций (наличный или безналичный расчет) и т.п.

Меню у разных моделей касс разное, но принцип работы у всех одинаковый.

Чтобы процесс пользования был более понятным, посмотрите видео инструкцию по работе с онлайн-кассами.

Должностная инструкция кассира

Деятельность индивидуальных предпринимателей и организаций контролируется органами налоговой службы в режиме онлайн, поэтому допускать ошибки в работе с кассой крайне нежелательно. Это может вызвать ряд вопросов со стороны контроллеров и обусловить выездную проверку.

За финансово-расчетные операции материальную ответственность несет кассир или продавец. При приеме на работу в ИП или другое учреждение, их обучают работе с кассой, а при оформлении – выдают должностную инструкцию для ознакомления. В соответствии с правилами многих работодателей, в обязанности кассира входит следующее:

  1. Правильный расчет покупателей.
  2. Обязательная выдача сдачи в полном объеме.
  3. Внимательная работа с денежными средствами.
  4. Урегулирование с покупателями спорных вопросов (возврат товара и денежных средств).
  5. Сбор и сдача инкассации.
  6. Контроль за рабочим местом (нельзя допускать присутствия посторонних лиц у кассового ящика, оставлять рабочее место, работать без чековой ленты и т.п.).
  7. Открытие смены.
  8. Закрытие смены и передача выручки соответствующим лицам.

Ответственность за денежные средства, их излишки или недостачу несет продавец-кассир. При допущении ошибок, руководство вправе налагать штрафы в соответствии с внутренним регламентом организации.

Работать с онлайн-кассой легко и просто. Для продавца и обычных потребителей незаметен процесс обмена информацией с контролирующими органами, поэтому на деле все выглядит, как обычно.

Источник: https://onlinekassa.guru/instrukcii/principy-raboty-s-onlajn-kassoj.html

Как работает онлайн-касса

Как работает онлайн-касса?

Большинство бизнесменов уже перешли на «умные кассы», уже в июле этого года такая обязанность коснулась тех предпринимателей, которые до сих пор были от этого освобождены. Мы расскажем вам о том, как работать на онлайн кассе.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Порядок работы торгующих организаций с контрольно-кассовой техникой (ККТ) изменил Федеральный закон № 290-ФЗ от 03.07.

2016, который внес поправки в действующий Федеральный закон N 54-ФЗ о применении ККТ и обязал всех бизнесменов использовать кассовые аппараты исключительно с функцией передачи данных непосредственно в налоговые органы по интернету.

При этом всем налогоплательщикам, использующим старые кассовые аппараты, предоставлена возможность их модернизировать, а тем, у кого кассы не было совсем, можно купить новые.

Как работает онлайн-касса? Чем она отличается от техники старого поколения и на что будут в первую очередь обращать внимание налоговики? Попробуем разобраться.

Принцип работы онлайн-кассы

особенность ККТ нового поколения состоит в том, что она может не просто формировать и печатать бумажные чеки, но и создавать электронные фискальные документы.

При этом данные о каждой совершенной кассиром операции сохраняются в специальном фискальном накопителе (ФН), а также передаются в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД).

Покупатель при этом должен по-прежнему получить на руки бумажный чек, а при желании — его электронную копию на свой электронный адрес или мобильное устройство. Фактически, ни для самого покупателя в момент расчета, ни для кассира ничего не изменится, так как все процессы происходят очень быстро и они полностью автоматизированы.

До сих пор ККТ старого образца просто печатали бумажные чеки и дублировали их на специальную контрольную ленту, которая хранилась вместе с отчетами о работе кассы за смену.

Налоговики не имели никакой информации о работе конкретного магазина, пока не приходили туда с проверкой.

Поэтому соблюдение кассовой дисциплины заключалось в обязательном формировании чека по каждой продаже, своевременном вручении его клиенту и корректному закрытию смены.

Это могло происходить раз в несколько недель, если за кассовым аппаратом работал всего один человек, а количество продаж было небольшим. Когда магазины начали применять новые кассы онлайн, правила работы существенно изменились. Теперь смену им приходится закрывать не реже, чем раз в сутки, зато хранить никакие контрольные ленты больше не нужно совсем.

Алгоритм действий кассира и работы ККТ по новым правилам выглядит так:

  1. Покупатель передает кассиру для расчета платежную карту или деньги.
  2. Кассир вводит данные о покупке в ККТ.
  3. Онлайн-касса формирует чек с необходимыми реквизитами.
  4. Данные об операции направляются в фискальный накопитель.
  5. Чек заверяется фискальными данными.
  6. Происходит обработка чека фискальным накопителем.
  7. Распечатывается бумажная версия чека.
  8. Данные об операции отправляются оператору фискальных данных (ОФД).
  9. ОФД отправляет фискальному накопителю сведения о получении чека.
  10. ОФД обрабатывает полученную информацию и отправляет ее в ФНС.
  11. По желанию покупателя, кассир отправляет электронный чек на его электронную почту или мобильное устройство.

Схема работы ККТ нового поколения

Важно понимать, что при работе с «умной кассой» надо соблюдать определенные сроки, которые раньше особо не регламентировались. Так, в начале каждого рабочего дня кассир обязан оформить отчет о начале смены, а в конце этого же рабочего дня — сформировать отчет о ее закрытии.

Если с момента начала смены прошло более 24 часов, программа блокирует возможность формировать чеки. Кроме того, если вдруг пропал интернет, касса может некоторое время работать в автономном режиме, сохраняя данные на фискальный накопитель Это может быть не более 30 дней.

Если за это время не будет восстановлена связь, касса заблокируется.

Что касается самого фискального накопителя, то он имеет свой срок службы, в зависимости от системы налогообложения торгующей организации или ИП. На льготных режимах это не менее 36 месяцев, при совмещении режимов — не менее 13 месяцев. Хранить ФН после окончания их срока службы торгующие организации обязаны в течение 5 лет.

Работа с онлайн кассами и порядок их модернизации

[B=63]

Как видно из вышесказанного, основное различие между техникой старого и нового поколения — это фискальный накопитель. По сути, это отдельный блок, который имеет свой уникальный номер и срок службы.

Он сохраняет и передает всю информацию о продажах за определенный период времени. Сам фискальный накопитель представляет собой жесткий диск, который должна хранить организация вместо упраздненной контрольной ленты.

Примечательно, что налоговики ведут отдельный реестр ФН, и использование устройства, которого нет в этом реестре, карается штрафом.

Кроме того, техника нового поколения должна иметь возможность соединения с интернетом, для этого должно быть 2 типа специальных входов: проводной и беспроводной. По принципам работы весь кассовый комплекс можно сравнить с компьютером.

Поэтому доработке ККМ до онлайн подлежит только та касса, которая может быть подключена к интернету и к фискальному накопителю. Как правило, большинство современных моделей кассовой техники это позволяют. Модернизация обойдется на порядок дешевле приобретения нового аппарата.

Так, в среднем «апгрейд» кассы будет стоить до 6–7 тысяч рублей, а покупка новой — от 20–30 тысяч рублей. Важную роль в этом играет установленное на ККТ программное обеспечение.

Важно помнить, что работать даже на новой кассовой машине можно только после того, как она прошла регистрацию в ФНС России и был заключен договор с ОФД. Кстати, эта услуга тоже не бесплатна для бизнеса, услуги оператора обойдутся около 3 тысяч рублей в год. К таким ОФД законодатели предъявляют ряд требований. В частности, для заключения договора оператор должен:

  • получить экспертное заключение о возможности обеспечения стабильной и бесперебойной обработки больших объемов информации, с их последующей передачей;
  • обеспечить конфиденциальность и сохранность полученных от ККТ данных;
  • иметь лицензию Роскомнадзора, ФСТЭК и ФНС на оказание услуг телематической связи.

Только при соблюдении этих требований организация может быть включена в реестр ОФД, размещенный на сайте ФНС. По состоянию на 5 июля 2019 года в этом реестре 18 операторов. С любым из них можно заключить договор на обмен данными.

Источник: http://ppt.ru/kkt/princip-raboty

Что говорит закон

Порядок применения контрольно-кассовой техники регулируется Федеральным законом № 54 ФЗ. Согласно документу, применять онлайн-кассы должны все предприятия розничной торговли и сферы услуг. Есть и исключения — о них мы писали в одной из наших прошлых статей.

Для чего нужна онлайн-касса

Давайте для разминки разберемся, для чего все это нужно. Начнем с азов, так сказать. Итак, у нас есть две заинтересованные стороны. Сторона первая — это предприниматель, который хочет платить налоги. Или не хочет, но деваться некуда. Вторая сторона — Федеральная налоговая служба. Она пристально следит за соблюдением законодательства в части уплаты налогов.

У предпринимателя есть некоторые данные, которые нужны для расчета налогов. Это информация о выручке, суммы расходов и так далее. Так вот, чтобы фиксировать продажи, нужен кассовый аппарат.

Он запоминает данные о каждой покупке и печатает подтверждающий документ — кассовый чек. Информация остается на внутренней памяти устройства.

Раньше это была ЭКЛЗ, теперь — фискальный накопитель.

А теперь начинается самое интересное.

Раньше для того, чтобы подтвердить сумму выручки, запоминающее устройство (ЭКЛЗ) нужно было нести в налоговую. Буквально: брать накопитель и отправляться в отделение ФНС, где вы зарегистрированы в качестве предпринимателя или юридического лица. Там налоговики снимали данные и убеждались в том, что вы все правильно декларируете.

Теперь все стало гораздо проще. Онлайн-касса соединена со всемирной паутиной. Теперь не нужно никуда идти — данные о выручке улетают в налоговую сами. Причем моментально. Стоит кассиру принять оплату и напечатать кассовый чек — и налоговый инспектор получает доступ к этой информации.

Хорошо это или плохо? Для сознательных бизнесменов, которые никогда не мухлевали с налогами — конечно хорошо. А уж для налоговиков — вообще красота. Теперь от них не спрятаться, не скрыться.

Но для предпринимателей, пытавшихся занизить выручку и заплатить поменьше налогов онлайн-кассы могут принести массу проблем. Единственное, что им остается — либо работать без кассы вообще, либо пробивать не все чеки.

И то, и другое грозит такими штрафами, что может отбить всякое желание нарушать закон.

В этом и состоит основной смысл закона об онлайн-кассах. Они призваны стимулировать бизнес выходить из тени и работать в белую. А именно — платить налоги, как это положено.

Тот, кто не платит налоги, имеет большое конкурентное преимущество. Он может держать более низкие цены, платить зарплату в конверте и всячески безобразничать.

Для рынка это очень плохо, как и все, что касается теневой экономики.

Электронный чек

С появлением онлайн-касс изменился формат и сама суть кассового чека. Расскажем, что к чему и как это работает. После того, как оператор-кассир принял у покупателя оплату, он нажимает на кассовом аппарате кнопку “оплатить”.

Устройство распечатывает бумажный чек на встроенном принтере. Одновременно с этим ККТ формирует электронную копию этого документа. Информация преобразуется в цифровой файл.

Он серьезно закодирован от взлома с помощью современных методов шифрования.

Именно этот файл и отправляется на сервер оператора фискальных данных — ОФД. Мы подробно расскажем о нем немного позже. Точно такую же копию электронного чека может получить и покупатель, если попросит.

Документ можно отправить клиенту по электронной почте или в виде sms-сообщения на номер телефона. Кстати, если покупатель попросил электронный чек, а кассир проигнорировал это требование, то последнему грозит серьезный штраф — до 10000 рублей.

Но на первый раз можно отделаться и простым предупреждением.

Чек хранится на сервере до тех пор, пока его не запросит налоговая. Она может сделать это через час после продажи, а может не сделать никогда. Максимальный срок хранения чека в облаке — 5 лет со дня продажи. После этого документ автоматически уничтожается.

Фискальный накопитель

Самый главный элемент онлайн-кассы, ее сердце. Накопитель выполняет следующие функции:

  • хранение данных. Вся информация хранится на накопителе. В случае отсутствия соединения с сетью данные сохраняются на устройстве 30 дней;
  • отправка чеков;
  • подписание чеков электронной подписью.

Фискальные накопители имеют ограниченный срок работы, по прошествии которого их необходимо менять на новые. Срок действия фискальных накопителей — 13, 15 или 36 месяцев. Работу по замене может провести только специалист техподдержки. Данные о новом накопителе надо передавать в налоговую службу.

Оператор фискальных данных

А теперь прикиньте, какой объем данных ежесекундно выдают все российские онлайн-кассы, вместе взятые? Если взять все магазины, супермаркеты и предприятия оказания услуг, станет понятно, что объем информации приличный.

На языке айтишников это называется big data — больше данные. Есть ли у налоговиков технически ресурсы для обработки и хранения таких объемов данных? Разумеется нет.

Для этого нужны специальные data-центры с мощными серверами, которые налоговая не может позволить себе содержать.

Поэтому в этой части статьи на сцену выходить еще один участник цепочки — оператор фискальных данных — ОФД. Он предоставляет сторонам облачное хранилище информации.

Предоставляет не бесплатно, а за определенную мзду. Ложится она на плечи предпринимателя. Именно он обязан оплачивать услуги оператора фискальных данных.

Базовая стоимость услуг оператора, без учета всевозможных скидок и акций — 3000 рублей в год.

Все операторы внесены налоговой в специальный реестр. Только организации из этого списка имеют право на хранение, обработку и передачу фискальных данных. На данный момент в реестре числится 20 организаций. Все они имеют соответствующие разрешительные документы.

Для того, чтобы касса заработала, нужно заключить с ОФД соглашение и подключиться к облачному хранилищу информации. Только после этого касса сможет отправлять данные на сервер. Соглашение заключается удаленно, через личный кабинет.

Для этого требуется зарегистрироваться на сайте оператора, заполнить поля для информации и оплатить счет. При выборе оператора обязательно сверяйтесь с реестром на сайте налоговой.

На рынке появилось большое количество фирм-мошенников, выдающих себя за операторов фискальных данных.

Кассовый аппарат нужно регистрировать в налоговой

Еще одно условия для того, чтобы цепочка заработала — постановка онлайн-кассы на учет в налоговых органах. Здесь все серьезно упростилось по сравнению с регистрацией классических контрольно-кассовых аппаратов.

Бывалые бизнесмены не дадут соврать: раньше, для того, чтобы зарегистрировать кассу, нужно было изрядно побегать. Во-первых, поставить устройство на учет можно было исключительно в отделении налоговой.

Причем только в том, где зарегистрирован предприниматель.

Во-вторых, для этого требовалось принести в ФНС не только документы на кассу, но и сам аппарат. Представляете, сколько геморроя было, например, у владельцев супермаркетов, где количество касс исчисляется десятками?

В третьих, срок регистрации одного кассового аппарата составлял до 5 рабочих дней. Вроде немного, но если начать продавать нужно “еще вчера” — очень даже ощутимо. К тому же, старый порядок регистрации предусматривал уплату государственной пошлины.

Теперь картина изменилась в лучшую сторону. Не зря касса, все-таки онлайн-устройство и может выходить в интернет. Это позволяет зарегистрировать его в ФНС не выходя из дома.

Достаточно активировать аккаунт на портале налоговой службы и вуаля! Регистрируй не хочу, даже со стула вставать не надо. А самое главное — никакой госпошлины.

Вы не потратите на процедуру ни копейки своих денег.

Правда, есть одно “но”. Для того, чтобы поставить кассу на учет по удаленке, вам понадобится электронная подпись. Она нужна, чтобы заверять документы в личном кабинете ФНС. Вот тут, к сожалению, придется и побегать, и потратиться. Выдачей ЭЦП занимаются специализированные организации — удостоверяющие центры.

Процедура выдачи подписи выглядит так. Вы приходите в удостоверяющий центр и пишете заявление на получение ЭЦП.

К нему прикладывается пакет документов: паспорт предпринимателя, свидетельство о регистрации ИП или ООО, СНИЛС и ИНН. После этого нужно оплатить стоимость услуги и подождать несколько дней.

Когда девайс будет готов, его можно забрать — опять же, посетив центр лично.

Стоимость изготовления подписи начинается с отметки 1000 рублей. Для ИП предусмотрен упрощенный порядок подачи документов на получение ЭЦП. Индивидуальный предприниматель может сделать это через отделение налоговой, “Почты России” или МФЦ. Но забирать подпись все равно придется лично. Юридические лица могут подавать бумаги только в самом центре.

Если вы делаете подпись через законного представителя, к списку документов прибавится еще и нотариальная доверенность. Получить ее можно у любого нотариуса. Цена — примерно 1800 рублей.

Переходим к матчасти — как это все работает

Итак, давайте пробежимся по всем звеньям цепочки и поэтапно рассмотрим, как же работает онлайн-касса. Имеем:

  • кассовый аппарат, зарегистрированный в налоговой и подключенный к сети интернет;
  • оператора фискальных данных и соглашение на хранение, обработку и передачу информации;
  • налогового инспектора, который сидит у себя в кабинете.

Поехали!

Оператор-кассир начинает рабочую смену и включает онлайн-кассу в сеть электропитания. После соединения с интернетом устройство сообщает, что готово к работе и отправке данных. Если что-то идет не так, на экране появляется иконка отсутствия сети. Нужно обратиться в техподдержку и устранить проблему.

Идем дальше. В магазин приходит первый покупатель и просит продать ему товар. Кассир делает это и принимает у человека оплату — наличными или банковской картой. После того, как оператор нажал кнопку “оплатить”, онлайн-касса печатает чек, который отдается клиенту в руки. Одновременно с этим фискальный накопитель онлайн-кассы формирует электронную копию чека.

Далее копия чека отправляется в облачное хранилище оператора фискальных данных и хранится там. Для того, чтобы получить доступ к документу, налоговый инспектор должен сделать соответствующий запрос ОФД. Только после этого цифровой чек оказывается у налоговиков.

Если, по какой-то причине, соединение со всемирной паутиной отсутствует, контрольно-кассовая техника переходит в автономный режим работы. Чеки никуда не улетают, а остаются на фискальном накопителе. Как мы уже писали, он может хранить информацию в течение месяца. Это время дается для того, чтобы устранить проблемы соединения с сетью.

Ежегодно нужно продлевать договор с оператором фискальных данных и периодически менять фискальный накопитель. Забыть вам об этом не дадут: оператор начинает информировать об окончании срока договора примерно за месяц. Для того, чтобы продлить соглашение, нужно просто пополнить баланс лицевого счета, прикрепленного к личному кабинету.

Регистрация в налоговой действует бессрочно. Однако при замене фискального накопителя нужно зайти в личный кабинет и внести информацию о новом ФН. Речь идет о его индивидуальном номере, который присваивается каждому устройству. При передаче кассы новому владельцу ее необходимо снять с учета. Новый хозяин регистрирует ее самостоятельно, как и новый девайс.

Заключение

Теперь вы знаете о том, как работает онлайн-касса. Надеемся, что эти знания пригодятся вам в будущем. Желаем успехов и до встречи!

Источник: https://onlinekassa.pro/kak-rabotaet-online-kassa/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.