+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Содержание

Номенклатура дел сроки хранения документов и статьи – СИЗ, нормы, инструкции

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Cроки хранения документов по номенклатуре дел неодинаковы и зависят от содержания и назначения бумаг, степени влияния на уровень достоверности информации.

При утверждении периода обеспечения сохранности необходимо опираться на специализированные списки, согласно которым часть бумаг придется хранить бессрочно, а некоторые — всего в течение нескольких лет.

Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения

Рабочая классификация номенклатуры дел

Период нахождения в архиве канцелярских бумаг

Документы по учету персонала: сколько они должны храниться?

Бланки и отчетность по начислению заработной платы: когда их можно выбросить?

Как долго нужно сохранять документы налогового учета?

Специализированные требования к сохранности документов по налогам

Какие требования существуют для архива бухгалтерии?

Список дел подразделений промышленной и пожарной безопасности

Бюджеты и информация для органов статистики: установленный период хранения

Что делать, если период сохранности документа законодательно не определен?

Порядок утверждения срока обеспечения сохранности для не поименованных в правительственных списках документов

Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения

Порядок реализации номенклатуры дел проще всего будет рассмотреть на основе разбора конкретной ситуации.

Закончив экономический факультет известного отечественного вуза, Елена устроилась на работу в АО «Интеграл», оказывающее услуги по ремонту и возведению жилых построек.

Поскольку до этого девушка по специальности не работала, ее направили в бюро делопроизводства и архивного дела для ознакомления со списком документации и порядком ее хранения с одновременным закреплением иерархии подразделений фирмы.

Отдел состоял из 5 работников, помимо прочего, участвующих в процедурах составления и контролирующих движение документации. Наставником Елены стала сотрудница, на которую возложили обязанность по созданию номенклатуры дел на следующие 12 месяцев. Здесь необходимо напомнить, что данный локальный акт должен быть готов в 4 квартале текущего года и начинает действовать с 1 января следующего.

Перед Еленой была поставлена задача сгруппировать документацию по срокам хранения в соответствии со списком, утвержденным законодательно. В качестве основного справочника ей необходимо будет пользоваться перечнем архивных документов и сроков их хранения, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Рабочая классификация номенклатуры дел

Основой для создания номенклатуры дел АО «Интеграл» послужила иерархия его подразделений. Участниками процесса генерирования и движения документации были следующие отделы:

  • бюро делопроизводства и архивного дела;
  • служба персонала;
  • отдел регулирования оплаты труда;
  • отдел бюджетного управления и анализа;
  • бухгалтерия;
  • отдел налоговой отчетности;
  • отдел промышленной и пожарной безопасности;
  • технологический отдел;
  • прочие отделы.

До перехода к фазе активных действий Елене пришлось подробно ознакомиться с целями подразделений компании, порядком подчиненности, формами взаимодействия между ними. Непосредственно после этого она приступила к детальному рассмотрению содержания списка по приказу № 558. Для отражения периода хранения документации в номенклатуре был отведен отдельный столбец.

Первым шагом стало рассмотрение документов, проходящих через ее отдел. Хотя теоретическая подготовка бывшей студентки была на довольно высоком уровне, определенные разделы документации вызвали у нее некоторые затруднения, поскольку до этого она ни разу их не видела. Сейчас же представился отличный шанс ознакомиться с ними на практике.

Период нахождения в архиве канцелярских бумаг

Наконец наступил момент разобраться со сроками хранения документов по номенклатуре дел, и началась некоторая неразбериха, поскольку по определенным разделам учета и делопроизводства документы существенно отличались.

Старые правила внутреннего трудового распорядка достаточно было сохранять всего 12 месяцев со дня введения в действие нового варианта.

А коллективный договор, несмотря на возможность регулярного внесения в него изменений, нужно было хранить неограниченное время.

Таблица с перечнем документации в компании имела следующую структуру:

Учетный номерНаименование папкиКоличество делПериод обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558

Источник: https://buhnk.ru/buhgalterskij-uchet/sroki-hraneniya-dokumentov-po-nomenklature-del/

Номенклатура дел организации

Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. Рано или поздно организация «дорастет» до архива, а пока этого не произошло, следует организовать в ней систему хранения документов.

Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно.

Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел.

Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать.

Дорогие читатели! Большая просьба: не нужно просить меня определить сроки хранения для тех или иных документов. Такие комментарии я даже не показываю на этой странице. Как установить сроки хранения документов, вы прочитаете, перейдя по ссылке. Спасибо за понимание

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3314

Номенклатура дел. Делопроизводство

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации.
Стоит отметить, что основой систематизации документов в делопроизводстве будет их правильная классификация для размещения в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующие дела.

Дело — ϶ᴛᴏ документ или совокупность документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Это объясняется огромной значимостью ϶ᴛᴏго документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Изучим ее основные функции:

  • Номенклатура дел будет основой для размещения и поиска документов по папкам.
  • Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
  • Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и будет пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
  • Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
  • Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Источник: http://rossiz.ru/nomenklatura-del-sroki-hraneniya-dokumentov-i-stati/

Как разработать номенклатуру дел организации

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Как показывает практика организации документов в делопроизводстве и последующем их хранении, у многих организаций  возникают вопросы по методике составления номенклатур дел. О наиболее принципиальных моментах рассказывает ведущий специалист отрасли Борис Альбрехт.

Итак, номенклатура дел – это систематизированный перечень дел (документальных комплексов), а иногда и отдельных документов (например, отчетов, журналов регистрации), заводимых организацией, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Основными задачами номенклатуры дел являются: 

  • обеспечение порядка формирования дел; 
  • учет всех заводимых в организации дел; 
  • группировка определенных видов документов в отдельные документальные комплексы; 
  • систематизация дел по структурным подразделениям (направлениям деятельности) и их индексация; 
  • установление сроков хранения дел. 

Таким образом, именно номенклатура дел является ключевым пособием для организации документов в делопроизводстве любого юридического лица и их передачи в архив для последующего хранения.

Хорошо составленная номенклатура дел дает полную информацию обо всех видах и категориях документов, которые ведутся в данной организации, отражает все правовые, финансовые, производственные и иные направления деятельности организации, ее деловые связи и структуру.

Она является важнейшим источником информации о деятельности данной конкретной организации.

В этом плане номенклатура дел является более значимым документом для организационного и информационного обеспечения деятельности юридического лица, чем инструкция по делопроизводству, которая лишь организует ведение текущего делопроизводства.

Одновременно, номенклатура является одним из инструментов информационной защиты организации, так как в ней фиксируются вся отраженная в документах информация.

Создаем рабочую группу

Для организации разработки номенклатуры дел целесообразно распоряжением (приказом) руководства организации создать временную рабочую группу.

В нее в обязательном порядке должны входить руководители службы ДОУ, заведующий или ответственный за архив, представитель отдела правовой работы или юрист организации, должностное лицо, отвечающее за информационную безопасность организации.

Исходя из конкретной ситуации, в эту группу могут войти представители от основных направлений деятельности организации.

Этим же распоряжением руководителям структурных подразделений даются задания в конкретные сроки представить в рабочую группу списки всех документальных комплексов или документов, образующихся или которые могут образоваться в структурном подразделении (направлении деятельности) в следующем году. Эти списки в обязательном порядке должны быть завизированы руководителями подразделений, которые несут полную ответственность за порядок документирования деятельности структурного подразделения.

В распоряжении также должно быть зафиксировано право обращения членов рабочей группы к руководителям подразделений и специалистам по вопросам, возникающим в процессе подготовки номенклатуры дел; указаны сроки предоставления проекта номенклатуры дел для рассмотрения экспертной комиссией (ЭК) организации и утверждения руководством.

Если организация состоит в списке источников комплектования какого-либо государственного или муниципального архива, то при определении сроков утверждения номенклатуры дел должны быть определены сроки ее рассмотрения и согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Изучаем правовые документы организации

При составлении номенклатуры дел в обязательном порядке необходимо использовать основные правовые документы, определяющие деятельность организации (устав, положения об организации, ее структурных подразделениях, штатные расписания), а так же типовые или отраслевые перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, иные нормативные документы по делопроизводству и архивному делу, в которых отражены вопросы составления номенклатур.

Систематизируем документы «обслуживающих» подразделений

Следует иметь в виду, что в любой организации, независимо от вида деятельности и формы собственности, есть общие структурные подразделения или участки деятельности (руководство, служба ДОУ, бухгалтерия, служба кадров, материально-техническое и хозяйственное обеспечение и т. д.

), где образуется типовая документация, установленная соответствующими нормативными документами и нашедшая полное отражение в типовых перечнях документов, в которых так же определены сроки хранения документов.

Поэтому определение состава документов, формирование документальных комплексов и определение сроков их хранения для этих участков деятельности при разработке номенклатуры дел не должно вызвать у составителей особых вопросов и трудностей.

Систематизируем документы «производственных» подразделений

Значительно больше проблем и вопросов возникает при аналогичной работе в «производственных» подразделениях, определяющих основное направление деятельности организации.

Практика показывает, что во многих случаях от этих структурных подразделений к составителям попадают или перечень функций, который они выполняют, например «состояние фондового рынка», или абсолютно безликие заголовки типа «входящая и исходящая переписка», «разная переписка», «документы по мониторингу» и т. д., которые не позволяют идентифицировать подлинный состав документов и определить сроки их хранения.

Это происходит потому, что в «папку» хаотично, бессистемно сваливают всю документную информацию, образующуюся внутри или полученную структурным подразделением.

В этом случае рабочая группа в обязательном порядке должна потребовать от руководителя структурного подразделения проведения систематизации документной информации, формирования первичных документальных комплексов по направлениям работы подразделения для внесения их в номенклатуру дел.

Практика показывает, что наиболее применимы к формированию документальных комплексов (дел) такие принципы как: номинальный, тематический, предметно-вопросный и условно «досье».

Дела, сформированные по принципу «досье», как правило, являются переходящими, то есть могут формироваться в течение ряда лет и включаются в номенклатуру за следующий делопроизводственный год под одинаковым индексом.

Зачастую возникают вопросы о включении в номенклатуру дел копий документов, прежде всего распорядительных.

Копии документов, в которых затрагиваются (отражаются) вопросы направлений деятельности данного подразделения могут включаться в номенклатуру дел со сроком «до минования надобности» (ДМН).

Иногда копия, например, приказа может стать основанием для формирования комплекса документов, отражающих его выполнение.

В этом случае срок хранения определяется в номенклатуре дел по наибольшему сроку хранения документа, вошедшего в состав дела.

В обязательном порядке в номенклатуру дел должны включаться документы, завершенные делопроизводством ликвидированных организаций, чьим правопреемником является организация, и документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации.

Включаем в номенклатуру дел электронные документы

Анализ разработки номенклатур дел в различных организациях показывает, что в ряде случаев неполнота состава документов и документальных комплексов, внесенных в номенклатуру дел, связана, прежде всего, с невключением в нее электронных документов, создаваемых во всех подразделениях деятельности организации.

Между тем, непреложным правилом должно являться включение в номенклатуру всей документной информации, создаваемой в организации или полученной ей, независимо от вида носителя.

В условиях все возрастающего объема электронного документооборота составители номенклатуры должны обращать особое внимание и получать от руководителей структурных подразделений исчерпывающую информацию о составе и видах документов, создающихся на электронных носителях в данном подразделении. 

Это делать необходимо не только для анализа документооборота, но и для решения вопроса об условиях и формате дальнейшего хранения документов, вышедших из текущего документооборота, в том числе передаваемой на архивное хранение. Поэтому в графе «примечание» разрабатываемой номенклатуры дел в обязательном порядке должна быть сделана отметка о том, что документ ведется в электронной форме.

Справочная информация:

Росархивом и ВНИИДАД разработаны методические указания по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, которые могут вестись только в электронной форме. Они могут быть использованы и другими организациями.

По предложенной методологии в электронной форме, без перевода на бумажный носитель могут вестись документы кратковременного (5 лет) хранения и некоторые документы внутреннего документооборота.

Вопрос о виде носителя документа, возможность или необходимость перевода его на бумажную основу для дальнейшего долговременного или постоянного архивного хранения должен быть решен комплексно в самом начале разработки номенклатуры дел и отражен в ней.

Еще раз необходимо подчеркнуть, что сроки хранения документов зависят от ценности (практической, правовой, финансовой), отраженной в ней информации и не связан с видом носителя, который является лишь техническим средством сохранения и передачи информации.

Достаточно сложным является вопрос о целесообразности включения в номенклатуру дел баз данных в виде сложного документа (реестры, кадастры, каталоги и др.), т. к. они не могут в полной мере быть отнесены к делопроизводственным документам. Поэтому возможность включения их в номенклатуру дел должна решаться в каждом конкретном случае.

Включаем в номенклатуру дел документы с грифом «ДСП»

В номенклатуру дел организации включаются дела и документы ограниченного доступа с грифами «ДСП» – коммерческая или банковская тайна, документы, содержащие конфиденциальную информацию.

Создание отдельных номенклатур дел для этих документов не целесообразно, так как может возникнуть путаница в учете дел и документов. Решение вопросов доступа к информации не является задачей номенклатуры дел, а решается другими нормативными документами.

Устанавливаем сроки хранения

Существенно важным остался вопрос об установлении в номенклатуре сроков хранения дел (документов). Здесь максимально должны быть использованы действующие перечни документов со сроками хранения:

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.).
  2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007 г.).

Эти два нормативных документа вобрали в себя более 3 тысяч видов и разновидностей документов, установили сроки их хранения и во многом позволили снять остроту решения проблемы проведения экспертизы ценности и установления сроков хранения документов, образующихся в деятельности организаций.

Постепенно разворачивается разработка и ведомственных перечней. Так они уже разработаны в судебной системе, большей части финансовой сферы (за исключением кредитных организаций), налоговой системе, железнодорожной отрасли, практически для всех «силовых» ведомств.

Тем не менее, при документировании узко специализированных направлений деятельности организации, и особых видов деятельности не имеющих аналогов, вопросы установления сроков хранения для отдельных видов документов в номенклатуре дел остаются непростыми.

В случае, когда срок хранения документа не установлен каким-либо нормативным документом, он может быть для конкретной организации определен ее экспертной комиссией с отметкой «ЭК» и внесен в графу «срок хранения» номенклатуры дел данной организации.

Если организация стоит на учете в каком-либо государственном или муниципальном архиве, ее номенклатура дел должна быть согласована с ЭПК органа управления архивным делом субъекта РФ, а к данному сроку хранения должна быть поставлена отметка «ЭПК». Эти отметки применяются в номенклатуре до тех пор, пока срок хранения данного вида документа не будет установлен каким-либо нормативным актом или нормативным документом.

Очень важным моментом при определении сроков хранения являются уточняющие примечания. Подчас они имеют определяющее значение. Например, «после окончания срока действия договора», «после окончания срока исковой давности», «после внесения последней записи» и т. д.

Определенная путаница при установлении сроков хранения возникает с отметками «ДМН» – до минования надобности и «ДЗН» – до замены новыми. Как уже отмечалось, срок «ДМН» ставится в номенклатуре, как правило, на копиях документов, а «ДЗН» проставляется на присланных документах, направленных из вышестоящего органа или организации и имеющих для данной организации нормативный характер.

Утверждаем номенклатуру дел

Все подготовленные рабочей группой разделы сводной номенклатуры дел в обязательном порядке представляются для предварительного рассмотрения руководителям подразделений организации и после устранения замечаний должны быть ими завизированы.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Проект номенклатуры дел вместе с сопроводительной запиской, подписанной руководителями рабочей группы, поступает на рассмотрение ЭК организации, которая выносит решение об ее одобрении. После этого проект номенклатуры вместе с решением ЭК и протоколом ее заседания поступает на утверждение руководителя организации.  

Альбрехт Б. В.

специалист по архивоведению и
делопроизводству

(window.Image ? (new Image()) : document.createElement('img')).src = location.protocol + '//.com/rtrg?r=myYGPjTW/436zezb4MXuiZMqKsn/Q84JHIYu4h*1f7t9FRdwXmKmJOS/1Bv83W2BaTGVwKjmjbd*ZhsVyohzXKaIhobSdzjH70YGyZs852e3gn14ttN*wSO2//qVb1tlv*G6es9RUVemMQ*xT1c38yG3vVVeC/kwMuRI5MvoI-';

Источник: http://naar.ru/articles/kak-razrabotat-nomenklaturu-del-organizacii/

Сроки хранения документов по номенклатуре дел

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Cроки хранения документов по номенклатуре дел неодинаковы и зависят от содержания и назначения бумаг, степени влияния на уровень достоверности информации.

При утверждении периода обеспечения сохранности необходимо опираться на специализированные списки, согласно которым часть бумаг придется хранить бессрочно, а некоторые — всего в течение нескольких лет.

Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения

Рабочая классификация номенклатуры дел

Период нахождения в архиве канцелярских бумаг

Документы по учету персонала: сколько они должны храниться?

Бланки и отчетность по начислению заработной платы: когда их можно выбросить?

Как долго нужно сохранять документы налогового учета?

Специализированные требования к сохранности документов по налогам

Какие требования существуют для архива бухгалтерии?

Список дел подразделений промышленной и пожарной безопасности

Бюджеты и информация для органов статистики: установленный период хранения

Что делать, если период сохранности документа законодательно не определен?

Порядок утверждения срока обеспечения сохранности для не поименованных в правительственных списках документов

Перечень документов по срокам хранения документов

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.

  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность
  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.

  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2019 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (с изменениями на 16 февраля 2019 года)

1.1.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2008, N 20, ст.2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. *1.1)

____________________________________________________________________ Документ с изменениями, внесенными: приказом Минкультуры России от 16 февраля 2019 года N 403 (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 17.03.2019, N 0001201903170030).

____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ В документе учтено: решение Верховного Суда Российской Федерации от 4 февраля 2015 года N АКПИ14-1405.

____________________________________________________________________

Рекомендуем прочесть:  Мат капитал кому положено

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Хранение документов

  • документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
  • документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
  • документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
  • документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Таблица по срокам хранения документов организации

Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. рублей.

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Сроки хранения документов в делопроизводстве: особенности и правила

Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.

Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.

Сроки хранения документов: определяем по разным источникам

Наконец, сроки хранения документов могут быть установлены отраслевым законодательством. Это очень частные случаи, и нужно очень хорошо знать текст закона, чтобы установить по нему, сколько лет должен храниться документ.

Поэтому наша рекомендация всем секретарям и делопроизводителям, которые бьются над номенклатурами дел и сроками хранения документов: привлекайте работников тех отделов, к которым эти документы относятся! Делопроизводитель не обязан знать все.

Определить сроки хранения документов – пожалуй, самое главное при создании номенклатуры дел. Ведь, в конце концов, переписать все документы организации в один список не такая уж и сложная задача.

Трудности начинаются, когда напротив каждого из них нужно написать срок его хранения, да не просто написать, а с обоснованием.

В этой статье попытаемся разобраться в источниках сроков хранения документов.

Порядок хранения документов

Любое направление работы компании, любая операция должны быть оформлены документально.

Это касается, в том числе, производственной, финансовой, бухгалтерской, хозяйственной и кадровой деятельности предприятия, где наличие конкретных подтверждающих документов закреплено на законодательном уровне.

Правильно оформленные документы, имеющие все необходимые реквизиты, заверяют установленные процедуры, подтверждают их законность и позволяют государству контролировать деятельность хозяйствующих субъектов.

Порядок хранения бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Обычно ответственной за документы по личному составу назначается кадровая служба и один из ее сотрудников, на которых новый вид ответственности за архивное хранение документов по личному составу может возлагаться одновременно с «привычной» ответственностью за ведение трудовых книжек и личных дел работников, за обработку и сохранность персональных данных.

  1. Уволенных сотрудников, личные дела которых еще не переданы в архив.
  2. Работающих сотрудников. Эту группу дел теперь необходимо разделить также на две части:
    1. Работающих начиная с 2003 года (документы в них создавались начиная с этого года и подлежат хранению 50 лет, согласно ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).
    2. Принятых на работу в 2002 году и ранее (их будем хранить, как и предполагалось первоначально, 75 лет).

05 Авг 2018      toplawyer         289      

Источник: http://lawyertop.ru/trudovoj-kodeks/perechen-dokumentov-po-srokam-hraneniya-dokumentov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.