+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Какие сроки хранения документов у ИП?

Содержание

Сколько хранить документы ИП

Какие сроки хранения документов у ИП?

Чтобы предпринимателю закрыть своё ИП, нужно пройти ряд этапов.

Важное правило: вы можете подавать документы на закрытие ИП, даже имея долги перед ИФНС, ПФР или другими лицами или несданную отчетность.

Дело в том, что закрытие ИП не прекращает возникшие у человека долги, их все придется закрывать даже после прекращения деятельности. Поэтому, они не мешают подаче документов на прекращение деятельности.

Регистрация прекращения деятельности ИП в налоговой длится 5 рабочих дней.

Однако, прежде чем закрываться, мы рекомендуем выяснить состояние долгов в ПФР и ИФНС — это сделает закрытие более предсказуемым.

После закрытия ИП нужно сдать финальную налоговую декларацию (УСН или 3-НДФЛ).

Закрытие ИП: сколько лет хранить документы?

Есть нюанс — доверенное лицо (поверенный) может представлять интересы индивидуального предпринимателя — физического лица, только на основании нотариальной доверенности.

Из этого следует, что либо ИП будет самостоятельно посещать все госорганы, либо достаточно один раз посетить нотариуса, заверив положенные документы и выписав нам нотариальную доверенность.

Тогда мы всё сделаем за вас.

Сколько времени это займет (план наших действий)

Наши действияСроки
Подготовка документов на закрытие ИП1 день
Подача документов в МИФНС 461 день
Рассмотрение документов в МИФНС 465 дней
Получение результата1 день
Сдача окончательной налоговой декларации в ИФНС1 день
Всего “под ключ” в стандартном варианте9 рабочих дней

Стоимость услуги по закрытию ИП

Наши услугиЦенаНакладные расходы
Подготовка документов на закрытие ИППодача-получение в МИФНС 46 нашим специалистом по доверенности6000
Подготовка и сдача финальной налоговой декларации в ИФНС (нулевая / ненулевая)4000 / по договоренности
Решение вопросов с долгами ПФР (при необходимости)от 10000 р
Государственная пошлина за прекращение деятельности индивидуального предпринимателя160
Нотариальные расходы (если подаете по доверенности нашим курьером):

  • заверение заявления на прекращение деятельности
  • заверение копии паспорта
  • доверенность
  • 2 копии с нее
примерно:140010001500240———4140

Вы можете заказать услугу “под ключ” или же выбрать отдельные этапы, которые актуальны именно вам.

После закрытия ИП вы получите на руки полный пакет документов:

  1. Лист записи о прекращении деятельности, с отметкой МИФНС 46.
  2. Декларация УСН или НДФЛ с подтверждением электронной сдачи.

Можно ли перерегистрировать ИП в ООО?

Нет, такой процедуры законодательством не предусмотрено. Если гражданин хочет осуществлять предпринимательскую деятельность от имени ООО, а не от имени ИП, ему следует закрыть ИП и открыть ООО.

Нужно ли платить налоги и взносы после закрытия ИП?

Прекращение регистрации индивидуального предпринимателя не влечет автоматического прекращения его обязательств по уплате налогов. Эти обязательства прекращаются только в случаях:— уплаты налога или сбора— в связи со смертью физического лица (ст. 44 НК РФ)

Поэтому, если какие-то налоги за время работы в качестве ИП у вас остались неуплаченными, их нужно доплатить.

Можно ли оштрафовать ИП после прекращения деятельности?

Да, так как после закрытия ИП все права и обязанности не прекращаются, а остаются у физического лица.

Сколько лет нужно хранить документы по закрытому ИП?

Документы следует хранить в течение полных четырех лет.

Забыли сдать окончательную декларацию

Прекращение регистрации в качестве индивидуального предпринимателя не снимает с физического лица обязанность сдать декларации. За несдачу декларации положен штраф.

Какие документы нужны для ведения ИП и срок их хранения

Позакону ИП не обязаны вести бухучет. Но, чтобы платить налоги и взносы в фонды, предприниматель ведет бухгалтерию.

Чтобы сдавать отчеты, налоги, перечислять взносы, начислять зарплаты и расплачиваться с поставщиками или клиентами, бухгалтер создает документы.

Хранение документов ИП и ООО

Всё это — документооборот.

Отчего зависит бухгалтерская документация ИП

Документооборот собственника бизнеса связан с налоговым режимом, кодами экономической деятельности, местом регистрации. Пример. Продажа цветов или шаурмы в маленьком магазине за наличные с наемным продавцом.

По новому закону № 54 ФЗ вам придется купить онлайн-кассу или вести бланки строгой отчетности (БСО). Если вы продаете сами без наемных сотрудников, об онлайн-кассе можно не беспокоиться до 2019 года. С 1 июля 2018 года печатать БСО нужно будет на специальном устройстве.

Для уроков на дому или услуг по макияжу можно не регистрировать ИП. Налоги заплатите как физическое лицо. Бухгалтерию вести не нужно.

Какие бухгалтерские документы должен вести ИПв зависимости от налогового режима

На упрощенной системе налогообложения (УСН) самая простая отчетность. Предприниматели на УСН ведут только Книгу учета доходов и расходов.

Если у бизнесмена есть работники, нужно сдавать справки, сведения о численности работников в налоговую, сведения о застрахованных лицах в Пенсионный фонд.

ЕНВД — единый налог на вмененный доход, он равен 15% от доходов. ИП на ЕНВД ведут только книгу учета доходов и расходов.

[attention type=green]
Патентный режим (ПСН) подразумевает покупку патента. Пример. Вы решили ремонтировать жилье в Московской области. Годовой патент на ремонт жилья стоит 9000 рублей. Ведется только книга учета доходов. Рассчитайте сколько стоит патент, на сайте налоговой.
[/attention]

ОСНО — общая система налогообложения. Применяется, если налоговые спецрежимы не подходят для деятельности. На ОСНО документов вести больше: книгу продаж НДС, книгу покупок НДС, книгу учета доходов и расходов.

Предприниматели, которые занимаются сельским хозяйством, работают на едином сельскохозяйственном налоге. Порядок ведения бухучета, как у ИП с упрощенкой.

Ведение документации ИП осложнится, если в штате есть сотрудники: нужно платить взносы, отправлять в налоговую ежеквартальные отчеты, ежегодные справки. Но бухгалтерского учета это не касается.

Документооборот ИПв зависимости от кодов ОКВЭД, регистрации и ведения экономической деятельности

Классификатор видов экономической деятельности определяет, чем занимается бизнесмен. Некоторые коды исключают применение УСН, например, если вы решили стать страховым брокером (статья 346, пункт 3 Налогового кодекса). Документооборот будет сложнее.

Если вы парикмахер, можете выбрать, что вам выгоднее: работать на УСН или купить патент. УСН рассчитывается по месту регистрации ИП, а это всегда место жительства.

Размер предполагаемого дохода в ПСН, от которого и рассчитывается стоимость патента, будет зависеть от места, где предприниматель собрался работать. Вести нужно будет только книгу учета доходов в обоих случаях.

Например, ветеринар в Бибирево в Москве заплатит за годовой патент 39 600 рублей, а в области — уже 12 528.

При этом режимы можно совмещать: применять УСН на определенные виды деятельности, а патент купить для других видов и даже работать с таким патентом в другом городе. Документов при этом будет больше, учет осложнится.

Сколько хранить бухгалтерские документы ИП

Налоговые документы ИПхранятся четыре года, бухгалтерские — пять. Например, счет-фактура — это налоговый документ, потому что она применяется для учета НДС, а накладные, акты и универсальные передаточные документы — бухгалтерские, потому что фиксируют деятельность предпринимателя, его доходы и расходы.

Бухгалтерский документооборот сложный процесс, поэтому лучше хранить отчеты пять лет. На электронные документы распространяются те же правила. Срок хранения документов ИП по бухгалтерии считается с начала налогового периода.

Также может быть интересно:

Что делать, если ИП не сдавал отчетность: штрафы и последствия

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Как получить кредит ИП

Как получить налоговый вычет за ККТ для ИП на УСН

Хранение документов в организации

 опубликовано: № 26 (936) — июнь 2010, добавлено: 01.07.2010     

Тематики:  Бухгалтерский учет  

Наше предприятие – ЗАО, применяем УСН – доходы. Прошу рассказать сроки хранения документов: квартальные отчеты, Книга доходов и расходов, лицевые счета, касса, зарплата, документы, подтверждающие наши доходы, документы, подтверждающие наши доходы, документы кадровые.

Как правильно оформить списание (уничтожение) документов, срок хранения которых истек?

П.п. 8 п. 1 ст.

23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечиватьсохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

По мнению Минфина РФ, течение указанного четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 г. № 03-03-04/2/83).

Согласно ст. 346.24 НК РФ учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу при УСН налогоплательщик обязан вести в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и порядок заполнения которой утверждаются Минфином РФ.

Следовательно, поскольку в Книге учета содержатся данные налогового учета, то согласно п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ Книга учета должна храниться в течение четырех лет.

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Если Ваша организация применяет контрольно-кассовую технику, то документация, связанная с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации, должны храниться в течение не менее 5 лет с даты окончания их использования.

Это установлено п. 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470.

Порядок хранения документов организаций регламентируется, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению

Источник: https://obd2bluetooth.ru/skolko-hranit-dokumenty-ip/

От чего зависит бухгалтерская документация ИП

Документооборот собственника бизнеса связан с налоговым режимом, кодами экономической деятельности, местом регистрации. Пример. Продажа цветов или шаурмы в маленьком магазине за наличные с наемным продавцом.

По новому закону № 54 ФЗ вам придется купить онлайн-кассу или вести бланки строгой отчетности (БСО). Если вы продаете сами без наемных сотрудников, об онлайн-кассе можно не беспокоиться до 2019 года. С 1 июля 2018 года печатать БСО нужно будет на специальном устройстве.

Для уроков на дому или услуг по макияжу можно не регистрировать ИП. Налоги заплатите как физическое лицо. Бухгалтерию вести не нужно.

Какие бухгалтерские документы должен вести ИП в зависимости от налогового режима

На упрощенной системе налогообложения (УСН) самая простая отчетность. Предприниматели на УСН ведут только Книгу учета доходов и расходов.

Если у бизнесмена есть работники, нужно сдавать справки, сведения о численности работников в налоговую, сведения о застрахованных лицах в Пенсионный фонд.

ЕНВД — единый налог на вмененный доход, он равен 15% от доходов. ИП на ЕНВД ведут только книгу учета доходов и расходов.

[attention type=green]
Патентный режим (ПСН) подразумевает покупку патента. Пример. Вы решили ремонтировать жилье в Московской области. Годовой патент на ремонт жилья стоит 9000 рублей. Ведется только книга учета доходов. Рассчитайте сколько стоит патент, на сайте налоговой.
[/attention]

ОСНО — общая система налогообложения.

Хранение документов бухгалтерского учета

Применяется, если налоговые спецрежимы не подходят для деятельности. На ОСНО документов вести больше: книгу продаж НДС, книгу покупок НДС, книгу учета доходов и расходов.

Предприниматели, которые занимаются сельским хозяйством, работают на едином сельскохозяйственном налоге. Порядок ведения бухучета, как у ИП с упрощенкой.

Ведение документации ИП осложнится, если в штате есть сотрудники: нужно платить взносы, отправлять в налоговую ежеквартальные отчеты, ежегодные справки. Но бухгалтерского учета это не касается.

Документооборот ИП в зависимости от кодов ОКВЭД, регистрации и ведения экономической деятельности

Классификатор видов экономической деятельности определяет, чем занимается бизнесмен. Некоторые коды исключают применение УСН, например, если вы решили стать страховым брокером (статья 346, пункт 3 Налогового кодекса). Документооборот будет сложнее.

Если вы парикмахер, можете выбрать, что вам выгоднее: работать на УСН или купить патент. УСН рассчитывается по месту регистрации ИП, а это всегда место жительства.

Размер предполагаемого дохода в ПСН, от которого и рассчитывается стоимость патента, будет зависеть от места, где предприниматель собрался работать. Вести нужно будет только книгу учета доходов в обоих случаях.

Например, ветеринар в Бибирево в Москве заплатит за годовой патент 39 600 рублей, а в области — уже 12 528.

При этом режимы можно совмещать: применять УСН на определенные виды деятельности, а патент купить для других видов и даже работать с таким патентом в другом городе. Документов при этом будет больше, учет осложнится.

Сколько лет хранить бухгалтерские документы ООО

Письмо Министерства финансов РФ
№03-11-11/104 от 30.03.2012

УСН: срок хранения первичных документов

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики по вопросу сроков хранения первичных документов индивидуальным предпринимателем, применяющим упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, сообщает следующее.

В соответствии со статьей 346.12 Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс) налогоплательщиками налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения, признаются организации и индивидуальные предприниматели, перешедшие на упрощенную систему налогообложения и применяющие ее в порядке, установленном главой 26.2 Кодекса.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, в течение четырех лет.

Следует учитывать, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Таким образом, налогоплательщики — индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, независимо от выбранного объекта налогообложения обязаны хранить данные бухгалтерского, налогового учета и другие документы четыре года, если иные сроки не установлены законодательством.

Указанный порядок распространяется на хранение документов электронных систем документооборота между банком и клиентами, в том числе систем “клиент-банк”.

Заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ С.В.Разгулин

Источник: https://bookerlife.ru/skolko-hranit-dokumenty-ip/

Сроки хранения документов

Какие сроки хранения документов у ИП?

Согласно закону об архивном делопроизводстве от 22. 10. 2004 № 125 ФЗ в РФ организации должны сохранить архивные документы, а также документы по составу предприятия в установленные правовыми актами и федеральными законами сроки. Существуют ниже следующие сроки хранения  документов:

Архивные документы, которые образуются в ходе работы организаций местного самоуправления, государственных органов и других организаций и ИП, с указанием сроков их хранения. Данные документы относятся к типовому перечню управленческих архивных документов.

В ходе производственной  и научно – технической деятельности  организаций сроки хранения архивных документов утверждены Министерством культуры РФ.

Главным архивом утвержден типовой перечень документов, которые образуются в период работы ведомств, госкомитетов и министерств.

Сроки хранения документов в организации

Рассмотрим следующие виды документов и сроки их хранения:

  • Документ подтверждающий, что сотрудник получил образование за счет фирмы, хранится не меньше четырех лет.
  • Личные карточки, трудовые договоры, личные дела – 75 лет.
  • Документы, связанные с аттестацией рабочих мест – 45 лет.
  • Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие документы личного состава – 75 лет.
  • Приказы о взысканиях, предоставленых отпуска, командировок по России – пять лет.

Сроки хранения бухгалтерских документов                                                                                 

Данные документы необходимо хранить до тех пор, пока их могут во время проверки затребовать налоговики. Исходя из пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ,  период проверки документов  может быть за последние три года. Соответственно документы нужно хранить не меньше трех лет. Однако законодательство Налоговой инспекции добавляет к данному сроку еще один год.

Об этом указано в восьмом подпункте пункта первого 23 статьи Налогового кодекса РФ. Закон гласит – налогоплательщики должны хранить документы, которые нужны для уплаты и исчисления налогов во время четырех лет.

В их число входят следующие документы: данные налогового и бухгалтерского учета, уплата налогов, осуществление расходов и документы,  подтверждающие получение доходов.

Сроки хранения первичных документов                                                                                 

Сроки хранения первичных документов, которые предусмотрены правилами ведения бухгалтерского учета, равны пяти годам. Что касается  типовых управленческих документов, то архивным законодательством предусмотрены разные сроки хранения этих документов. Лицевые счета работников надо хранить 75 лет.

  Также утверждены технология обработки учетной информации и правила документооборота в составе учетной политики организации. В положении по ведению бухгалтерского учета и в других документах, говорится также о соблюдении графика документооборота. Но как делается данный график, нигде не объясняется.

Главный бухгалтер должен обеспечить работы по созданию графика документооборота, а утверждает его руководитель организации.  Задача этого графика – обеспечение на предприятии рационального документооборота,  должен предусматривать нормальную работу всех подразделений фирмы.

  Данный график может выглядеть в виде схемы.

Главный бухгалтер контролирует соблюдение графика документооборота всеми сотрудниками организации. В территориальных бюджетных организациях и в управлении природоохранных органах системы Государственного комитета экологии, можно увидеть данный график.

  Бухгалтерские отчеты и балансы, первичные документы и учетные регистры, обязательно направляются в архив. Все перечисленные документы до попадания в архив должны находиться в специально отведенных для них местах под ключом. В металлических шкафах или в сейфах должны храниться бланки строгой отчетности.

В хронологическом порядке и в переплете хранятся  первичные документы текущего месяца, обработанные вручную.

Сроки хранения кадровых документов

Копии приказов и выписки из них, заявления и личные дела, характеристики, листки по учету кадров, автобиографии, аттестационные листы: контрольных органов организации, руководителей, исполнительных и руководящих членов, а также работников имеющих ученую степень,  государственные звания и награды – в отделе кадров хранятся 75 лет. Трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, контракты, трудовые договоры, также хранятся на протяжении 75 лет. 75 лет также хранятся характеристики работников,  не имеющих личных дел. В кадровом учете пять лет хранятся: объяснительные и докладные записки, командировочные заявления и удостоверения, выписки из приказов, которые не вошли в состав личных дел. Не менее 50 лет до востребования хранятся в кадровом учете личные документы в подлиннике, такие как дипломы, аттестаты, свидетельства, трудовая книжка. Рекомендательные письма, резюме лиц не принятых на работу, листки по учету кадров, анкеты – хранятся в кадровом учете один год.

Сроки хранения документов обновлено: Июль 28, 2017 автором: Все для ИП

Источник: https://vse-dlya-ip.ru/ucet/uchet-oplaty-truda/sroki-xraneniya-dokumentov

Хранение документов ИП

Какие сроки хранения документов у ИП?

Регистрируя ИП, человек создаёт хозяйствующий субъект, как если бы это была отдельная организация. Это означает, что ему придется вести много документации, которую нужно будет как-то систематизировать, подшивать в дела, хранить определённое время.

Вопросами элементарного делопроизводства бизнесмену пренебрегать не стоит.

Он хоть и не является крупным юридическим лицом со сложной структурой, ему нужно позаботиться о правильном хранении документов, чтобы все бумаги были в порядке, ведь некоторые из них следует хранить 75 лет.

Виды документов

Некоторые предприниматели считают, что, так как они не являются юридическими лицами, и для них предусмотрены послабления и упрощения, такие как отсутствие обязательного бухучёта, то вести и содержать в порядке другие бумаги они не обязаны.

На самом деле, это не так, потому что в ст. 17 закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» прописана обязанность организаций, в том числе ИП, организовать должное комплектование и хранения важных документов бизнесмена.

Разберёмся, какие документы, связанные с бизнес-деятельностью, относятся к важным бумагам, которые предприниматель должен хранить под рукой:

  •  регистрационные;
  •  учетные;
  •  разрешительная документация;
  •  отчётные (налоговая, бухгалтерская, статистическая отчётность, отчёты в фонды);
  •  кадровые;
  •  документы по хозяйственной деятельности (договоры, кассовые, первичные документы).

Работа ИП начинается с регистрации в налоговой. Поэтому статус хозяйствующего субъекта необходимо подкреплять такими бумагами, как:

  •  статистические коды;
  •  лист записи ЕГРИП.

Внимание! С начала 2017 года свидетельство ОГРН и ИНН при постановке на учёт ИП уже не выдают. Однако бизнесмены, которые регистрировались в более ранние периоды, должны бережно хранить оригиналы выданных налоговой бланков.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

После постановки на налоговый учёт бизнесмену следует позаботиться о лицензировании своей деятельности, если того требует вид планируемых работ или услуг. В отдельных делах нужно будет хранить оригиналы всех видов разрешительной документации:

  •  лицензий;
  •  допусков;
  •  разрешений;
  •  сертификатов соответствия и качества;
  •  уведомлений о начале деятельности.

В процессе деятельности коммерсанту на упрощенке придётся вести учёт поступивших и израсходованных средств.

Ведением Книги учёта доходов и расходов (КУДиР) ограничивается для него весь обязательный бухучёт (на ЕНВД и этого можно не делать).

Что касается собственной налоговой отчётности, то её придётся хранить большинству ИП, кроме приобретателей патента, так как они не предоставляют декларации.

Ещё одним важным видом документации для бизнесмена является первичка:

  • счета-фактуры;
  • квитанции, чеки;
  • закупочные документы;
  • накладные;
  • документы ККТ (ордера, карточки регистрации, журналы, фискальные накопители).

Поскольку первичный документ является первоисточником хозяйственной операции, фиксирует её совершение, комплектовать и хранить первичку в делах крайне важно.

Формировать отдельно от первичных документов нужно также все хозяйственные договоры, соглашения, контракты, акты о приёмке выполненных работ.

Они служат основанием для подтверждения связи контрагентов, подрядчиков, поставщиков и клиентов, покупателей и продавцов.

Если коммерсант расширяет свой бизнес, он нанимает сотрудников в помощь, так как уже не справляется с работой в одиночку. Выступить в роли работодателя —для ИП это серьёзный шаг. Усложняется не только состав его отчётности, но и появляются кадровые документы:

  •  трудовые договоры;
  •  трудовые книжки;
  •  лицевые счета начисления заработной платы;
  •  штатные расписания;
  •  приказы по личному составу;
  •  графики отпусков;
  •  должностные регламенты и инструкции;
  •  личные карточки форты Т-2;
  •  табеля учёта рабочего времени;
  •  книги, журналы учёта (инструктажей, трудовых договоров, приказов, личных дел и т. д.).

В своей работе современные бухгалтеры и кадровики уже давно применяются специальные программы: 1С, ДКС, Контур. Поэтому часть документации формируется в электронном виде.

Контролирующие органы, в частности, налоговые инспекции, стимулируют налогоплательщиков налаживать электронный документооборот, а значит, некоторые документы можно даже не печатать на бумаге.

Из-за этого часто возникают вопросы, сколько нужно хранить документы в электронном виде, или их можно сразу удалять? Закон не разделяет бумажные и электронные типы документов, поэтому срок хранения у них одинаков.

Место хранения

Не все документы, образующиеся в бизнесе, имеют важное историческое значение и длительные сроки хранения.

Однако, например, кадровую документацию нужно хранить 75 лет, поэтому одной из задач ИП является обеспечение сохранности столь важных бумаг. Когда таких документов немного, их удобно хранить в несгораемом сейфе.

Самыми часто запрашиваемыми документами считаются бумаги по госрегистрации ИП и первичка. Их лучше всегда держать под рукой и не убирать далеко.

Бывшие предприниматели часто интересуются, где и сколько времени хранить бумаги после закрытия бизнес-проекта? Некоторые считают, что снятие с налогового учёта является поводом для уничтожения всех бумаг.

Не стоит верить в это заблуждение, так как коммерсанта имеют право проверить в течение трёх лет после прекращения деятельности, поэтому все документы должны быть в порядке.

Документы с истёкшим сроком хранения после прохождения проверочных мероприятий можно уничтожить путём сжигания или измельчения, оформив это специальным актом.

В соответствии с п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ, если предприниматель завершил деятельность, в том числе в результате банкротства, вся документация с не истёкшим сроком хранения должна быть передана в муниципальный архив.

Речь идёт о документах, включённых в состав Архивного фонда, таких как приказы по личному составу, личные дела и карточки сотрудников, штатные расписания и структура, приказы по основной деятельности, лицевые счета по зарплате.

Сроки

Представитель малого бизнеса склонен оптимизировать работу персонала, поэтому редко можно встретить в штате небольшого предприятия архивариуса.

Обычно обязанности ведения делопроизводства и архива возлагаются на кадровика, бухгалтера или секретаря.

Такой сотрудник должен обладать элементарными знаниями о сроках хранения различных групп документов. Для удобства эти данные представлены в таблице:

Срок храненияПостоянно75 лет5 летменее 5 лет
ВиддокументовРегистрационные.-Разрешительные.-Годовые отчёты.-КУДиР на УСН.-Приказы по основной деятельности.-Штатное расписание, структура.Личные дела и карточки сотрудников.-Лицевые счета начисления зарплаты.-Трудовые договоры.-Приказы по личному составу.-Регистры кадрового учёта.Первичные документы.-Квартальные отчёты.-Переписка.-Хозяйственные договоры.-Налоговые декларации.-Кассовые документы.-Больничные листы.-Заявления на отпуск.Месячные отчёты.-Проекты приказов.

Важно! Отсчёт 5-летнего срока первички начинается не с даты составления самого документа, а начиная с нового отчётного года. Например, срок хранения накладной, составленной 05.05.2018, истекает только 1 января 2024 года.

Ответственность

Предприниматель, который занимается коммерцией уже долгое время, и, тем более, имеет штат сотрудников, должен периодически проверять наличие и состояние дел, имеющих длительный срок хранения. Важно не только найти дело в наличии, нужно ещё правильно его оформить: прошить, пронумеровать страницы, наклеить обложку, поставить номенклатурный номер, если есть.

https://www.youtube.com/watch?v=XlyGsyg3dhk

За отсутствие нужной документации бизнесмен и должностные лица у него в штате могут быть привлечены к административной ответственности в виде штрафов. В соответствии со ст. 13.

20 КоАП за нарушение правил хранения, комплектования и учёта архивных документов бизнесмену могут выписать штраф от 100 до 300 рублей, а должностным лицам от 300 до 500 рублей. Более серьёзные штрафы предусмотрены за отсутствие первичной документации.

Если коммерсант не сможет подтвердить свои расходы документально, налоговый орган примет это за занижение налоговой базы, и наложит штрафные санкции до 40 тысяч рублей.

Рекомендации

В процессе коммерческой деятельности образуется много разных документов. Их делят на несколько групп в соответствии со сроками хранения. Особенно долго хранятся бумаги, связанные с кадрами.

Кадровая документация имеет большое значение из-за того, что людям для выхода на пенсию может потребоваться подтвердить стаж в Пенсионном фонде и начисление страховых взносов.

Документы, полученные при постановке на налоговый учёт, индивидуальный предприниматель должен хранить у себя постоянно, рано или поздно ему тоже понадобится оформлять себе пенсию по старости.

Источник: https://newfranchise.ru/baza_znaniy/hranenie-dokumentov-ip

Сколько хранить документы после закрытия ИП?

Какие сроки хранения документов у ИП?
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону
+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Чтобы ответить на вопрос, сколько хранятся документы после закрытия ИП, первоначально следует разобраться с факторами, влияющими на сроки хранения, и видом документации, оставшейся после ликвидации.

Согласно нормам российского законодательства, далеко не все бумаги, накопившиеся у лица за время предпринимательской деятельности, необходимо сохранить на определённый период.

Какая документация хранится после ликвидации ИП?

В процессе осуществления коммерческой деятельности ИП накапливается довольно много документов разного характера – справки, расчёты, чеки, отчётность и прочие бумаги с входящей и исходящей информацией.

При этом некоторая деловая документация подлежит длительному хранению, согласно 17 статье ФЗ № 125 от 2004 года 22 октября (конкретные сроки указываются в российском законодательстве). При функционировании ИП старые бумаги со временем заменяются новыми, однако что делать, если ИП официально закрыто?

Независимо от режима налогообложения, даже если предприниматель работает один (то есть без найма сотрудников), физическое лицо ежедневно имеет дело с большим количеством документации. После закрытия ИП документы, указанные ниже, подлежат сохранению:

  • административно-хозяйственные;
  • трудовые;
  • бухгалтерские;
  • кадровые;
  • распорядительные;
  • и т. д.

Обязанность по сохранению некоторых из этих бумаг закреплена не только за юридическими лицами, но и за физическими. К основным таким документам относятся:

  • книга учёта расходов и доходов (иначе КУДИР), которая необходима к заполнению при использовании упрощённой системы налогообложения (на ЕНВД, к примеру, обычно её вести не нужно);
  • кассовая книга и кассовые документы;
  • документальное подтверждение и сопровождение каждой операции и сделки, осуществляемой предпринимателем;
  • кадровые документы (учётные карточки, заявления сотрудников, приказы и т. д.);
  • документы по контрольно-кассовой технике (паспорт кассового аппарата, договор на обслуживание, журнал кассира и т. д.);
  • налоговый учёт (акты сверок с ФНС, счёт-фактура, налоговые декларации и т. д.).

Большинство из описанных выше бумаг относятся к первичной документации. Первичными называют документы, подтверждающие совершение какой-либо операции (к примеру, продажу товара, выплату заработной платы работнику, оказание клиентам услуг и т. д.). К основной первичной документации ИП относятся:

  • кассовые и товарные чеки;
  • договоры;
  • акты (к примеру, оказания услуг);
  • ордера, табели, квитанции;
  • счёт или бланк строгой отчётности;
  • накладные (при отгрузке товара);
  • расписки;
  • счёт-фактура;
  • и т. д.

Интересная статья: Закрытие ООО с двумя учредителями.

Зачем нужно хранить документы после ликвидации ИП?

Несмотря на закрытие ИП принадлежащая ему документация подлежит хранению, согласно нормам закона. Это требуется для фактического подтверждения операций любого характера во время деятельности предпринимателя. Даже если расчёт налоговых взносов не зависит от имеющихся у физического лица расходов, документы должны содержаться в архиве в указанные сроки.

Эти бумаги в дальнейшем могут понадобиться при осуществлении проверки налогового органа. Согласно 93 статье НК РФ, налогоплательщик, он же бывший предприниматель, обязан предоставить сотруднику ФНС при проверке весь список документации, которая будет затребована в процессе.

Следует также заметить, инспектор вправе запросить архивные документы без проведения проверки при наличии обоснованной необходимости у налогового органа в получении информации о конкретной сделке.

Сроки хранения документов ИП после закрытия

Ниже представлены минимальные сроки для хранения отдельной документации ИП после окончания ликвидационной процедуры:

  • первичные документы и бухгалтерские бумаги, требующиеся для определения и оплаты налогов, хранятся не менее 4 лет с момента потери физическим лицом статуса индивидуального предпринимателя или прекращения им коммерческой деятельности;
  • книга учёта и бумаги, подтверждающие получение доходов и ведение расходов, не должны уничтожаться в течение 4 лет;
  • прочая бухгалтерская (иначе финансовая) отчётность – не меньше 5 лет;
  • отчётность по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет;
  • документация, являющаяся доказательством исчисления и оплаты требующихся страховых взносов в ФСС, ФФОМС и ПФР, хранится не меньше 6 лет.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источник: https://urmozg.ru/biznes/dokumenty-posle-zakrytiya-ip/

Хранение документов ИП и ООО: место, сроки, ответственность, хранение электронной бухгалтерской документации

Какие сроки хранения документов у ИП?

Любая организация или ИП в процессе деятельности осуществляют множество операций, которые фиксируются учётными документами. Начиная с самой регистрации бизнеса, руководители получают учредительные документы. Вся бизнес-деятельность — это круговорот документов.

Рассмотрим — кто, как и сколько должен хранить документацию в процессе жизнедеятельности организации и после ее завершения.

Хранение учредительных документов ИП и ООО

Это самые важные для организаций документы. Хранить их должны руководители в отдельной папке, в сейфе в своём кабинете. Даже если их передадут на хранение главному бухгалтеру или юристу, ответственность за их сохранность лежит на руководителе.

К учредительным документам относятся устав организации, свидетельство о государственной регистрации, свидетельство о постановке на налоговый учёт, учредительный договор, и другие документы.

Как правило, эти документы приходится часто предъявлять кому-либо, например, банку, контрагентам, поэтому следует вести журнал их выдачи на руки. В нем отражена опись документов, кто и когда что взял, с подтверждением личной подписью.

При утере эти документы легко восстановить. Если восстановить нет возможности, то вместо утерянного должен быть приложен равнозначный. Например, свидетельство о государственной регистрации с 2017 года более не выдаются, и если оно было утеряно, то вместо него возможно получить только лист внесения записи в реестр. Он несёт такую же юридическую силу, как и само свидетельство.

Так сколько же хранятся учредительные документы. Ответ на этот вопрос логичен — всегда. Они не подлежат утилизации, хранить их нужно постоянно, даже после закрытия организации или ИП.

Хранение бухгалтерских и налоговых документов ИП и ООО

Каждая организация ведёт документальный учёт операций. Даже если она освобождена от бухгалтерского учёта, приходится все равно вести учётную деятельность, например, для подтверждения расчетов или при получении товаров.

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

Документация в этом разделе делится на первичную, которая бывает в виде бланков строгой отчётности, накладных, счёт-фактур, а также отчётной — к ней относятся все виды отчётности, декларации, расчеты, регистры налогового и бухгалтерского учёта.

Первичная документация очень важна при деятельности организации. Благодаря ей можно доказать факт совершения хозяйственной операции, ее сумму. Это документы, которые поступают от контрагентов и формируют базу для налогообложения. Документы эти несут серьезную юридическую значимость и должны иметь определенное содержание, форму и храниться также должны в определенных условиях.

Они должны быть прошиты в хронологическом порядке и хранится не менее пяти лет.

Однако, для документов, подтверждающих факт приобретения основного средства хранить нужно ещё 4 года после года, в котором завершилась амортизация или основное средство было списано. Тоже касается и документов по признанию безнадежной задолженности.

Вся документация, включая договора, расчетные документы, письма и требования должны храниться ещё 4 года после того как задолженность была признана безнадежной и списана с баланса.

Такие документы как книги учёта покупок и продаж, журналы учёта полученных и выставленных счет-фактур начинают хранить с момента внесения крайней записи.

Отчётная документация хранится наравне с учредительными документами постоянно.

А вот документы по начислению и выплатам заработной платы сотрудников хранятся 75 лет. Они сдаются в архив и нужны для начисления будущей пенсии работников.

Хранение кадровых документов ИП и ООО

Эти документы содержат личную информацию о сотрудниках и хранится должны соответственно. Ответственное лицо обычно — это инспектор по кадрам. Но если такой должности нет, то ответственность ложится на бухгалтера или руководителя.

Кадровые документы — личные карточки, копии свидетельств, паспортов, заявления на приём, увольнение — хранятся 75 лет.

Табели рабочего времени, штатное расписание, приказы на командировку — не менее пяти лет.

Заявления на отпуск, графики отпусков и служебные записки в течение года.

Требования к месту хранения бухгалтерских документов обязывают иметь специальные сейфы и шкафы, имеющие замки, в отдельном помещении, называемом архив, в целях их сохранности.

Такие документы как авансовые отчеты, выписки банка, требования-накладные, должны быть прошнурованы в хронологическом порядке. Хранить их можно даже в кабинете бухгалтера в шкафах или на стеллажах. Если же проверку ФНС они уже прошли, то их можно сдать в архив.

Хранение электронной документации для ИП и ООО

Все больше организаций переходит на ведение учетной деятельности в электронном формате. Это касается в первую очередь отчётности, поскольку государство держит политику перевода сдачи отчётов в электронном виде.

Также, теперь предусмотрена возможность получения и учредительных документов в электронном виде. Многие предприниматели не имеют Устава, а используют типовой электронный устав.

Расчеты и обмен счёт-фактуры также набирает обороты в электронной среде.

Хранение электронных видов документов не отличается от условий хранения их бумажных аналогов. Сроки хранения предусмотрены такие же, как и для обычных документов. Однако, следует учесть, что, раз документы электронные, то и хранить их нужно в электронном виде. Обязательно должна быть электронно-цифровая подпись, доказывая подлинность такого документа.

Источник: https://delovoymir.biz/hranenie-dokumentov-ip-i-ooo-mesto-sroki-otvetstvennost-hranenie-elektronnoy-buhgalterskoy-dokumentacii.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.