+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год – образец

Содержание

Составьте номенклатуру дел к началу года по образцам и подсказкам

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год - образец

Не прочитано

В декабре составьте номенклатуру дел на 2018 год, чтобы в январе не путаться с нумерацией документов и в сроках их хранения. Мы подготовили памятки и таблицы, чтобы упростить вам задачу. В статье есть образец, по которому вы составите систематизированный перечень документов и определите сроки их хранения.

Организуйте работу по созданию номенклатуры дел

На новый календарный год номенклатуру создавайте в последнем квартале. Когда в организации большая филиальная сеть, много отделов, начинайте это делать в октябре-ноябре. Если номенклатура дел уже существует, актуализируйте ее в декабре.

Привлекайте все отделы к разработке номенклатуры дел. Назначьте ответственный отдел или сотрудника за номенклатуру дел. Это может быть служба документационного обеспечения, архивариус или отдел кадров. Если итоговую номенклатуру дел будет оформлять кадровик, это не значит, что весь документ разрабатывает он.

Каждое подразделение составляет свои проекты номенклатуры дел на будущий год. Когда ранее уже работали над номенклатурой, то за основу берут предыдущую и дорабатывают ее.

Для этого проверяют, какие новые документы стали составлять в середине года, какие изменения в структуре компании повлияли на документооборот, что неактуально и нужно исключить из номенклатуры дел.

Организации – источники комплектования государственного архива согласовывают номенклатуру дел с архивным учреждением минимум раз в пять лет. Если структура организации изменилась, разрабатывают новую номенклатуру дел.

ВопросОтвет (Да/Нет)Пояснения
Составляете ли вы годовые разделы сводных описей дел документов постоянного и временного срока хранения?Если вы не составляете годовые разделы сводных описей, то номенклатура дел может быть в качестве такой описи
Количество папок с кадровыми документами меньше 10 штук?Проверьте шкафы и пересчитайте папки с кадровыми документами. При большом объеме документов номенклатура дел поможет систематизировать их
Передаете ли вы в архив дела с учетом всех требований к их оформлению?С номенклатурой дел вы сможете правильно нумеровать и распределять документы по папкам, вовремя уничтожать и (или) сдавать их в архив
У вас централизованное делопроизводство?Если в компании есть филиалы и представительства, которые ведут свой документооборот, то пусть и головной офис, и каждый филиал разработает свою номенклатуру дел, чтобы присваивать делам номера в соответствии с принятой систематизацией дел. Так компания сможет по номерам документов определять, кто составил документ
 Если вы ответили «нет» три или четыре раза, рекомендуем начать составлять номенклатуру дел на будущий год.

Согласовывайте номенклатуру дел поэтапно. Каждый отдел согласовывает свой проект номенклатуры с ответственным за единую номенклатуру дел организации. Чтобы упорядочить этот процесс, можно составить график, кто и когда представляет свою разработку.

Когда ответственный оформит сводную номенклатуру дел, созывайте заседание экспертной комиссии компании. В ее состав обязательно включите руководителя или заместителя кадровой службы.

После того как экспертная комиссия одобрит документ, руководитель организации утверждает номенклатуру дел в одном экземпляре. В структурные подразделения направьте выписки из их разделов, чтобы отделы использовали номенклатуру дел в работе.

Каждое подразделение хранит свою номенклатуру дел до замены новой (ст. 200б Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). 

Номенклатуру дел вводите в действие с 1 января (п. 3.2.5.5 приказа Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33). Номенклатуру за прошлый год используйте как основу для научно-технической обработки дел и подготовки к передаче в архив. Сам документ также сдавайте в архив и используйте как справочник о ранее заведенных делах.

Составьте раздел номенклатуры дел отдела кадров

Номенклатура дел для отдела кадров не попадает под понятие типовой или примерной (п. 3.2.5.2 приказа Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33). Это будет индивидуальная номенклатура для конкретной организации.

Перечень документов в номенклатуре дел в каждом отделе кадров будет различный. Чтобы составить свою номенклатуру, распределите документы на группы (скачайте образец здесь).

В такой последовательности и располагайте документы внутри номенклатуры дел.

Возьмите форму номенклатуры дел из приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций от 6 февраля 2002 г. Начинайте заполнять ее с организационных документов: локального акта об отделе, должностных регламентов сотрудников, поручений руководителя, положении о защите персональных данных и т. д.

После того как напишете все документы каждой группы, определите сроки их хранения. Для этого используйте Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень № 558). В основном вам понадобятся разделы 7 и 8 (таблица ниже). Для документов по личному составу сроки смотрите в статьях 230, 230.1 Трудового кодекса и статье 22.

1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 

В каких статьях перечня № 558 смотреть сроки хранения

ПодразделСтатьи Перечня № 558
7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
7.1. Организация труда и служебной деятельности561–587
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда588–601
7.3. Охрана труда602–647
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников648–695
8.2. Установление квалификации работников696–707
8.3. Повышение квалификации работников708–734
8.4. Награждение735–747

В Перечень № 558 Минкультуры внесло большую часть кадровых документов, но не все. Если в Перечне № 558 нет документа, который есть у вас, подбирайте наиболее близкую статью по смыслу. Ищите схожий документ не только в разделах 7 и 8.

Воспользуйтесь поиском по тексту Перечня № 558 в электронной форме.

Необходимо определить срок хранения договоров о материальной ответственности. В строке поиска наберите «материальн…», нажмите кнопку «найти» и выберите наиболее близкую статью для документа. Это статья 457, срок – пять лет. Примечание под цифрой 1 (после увольнения материально ответственного лица) перенесите в номенклатуру дел.

Заполните графы номенклатуры дел

В номенклатуре дел пять граф (образец ниже). Важно внести сведения правильно, чтобы вы пользовались этим документом, а не убрали его в стол.

Индекс дела (1) составляйте из цифрового обозначения отдела компании и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

Например, 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела. Используйте арабские цифры.

Скачать и распечатать образец 

Количество дел заполняйте после окончания календарного года (3). Количество томов, частей отражайте арабскими цифрами. Информацию в четвертую графу вносите поэтапно.

Сначала указывайте срок хранения и отметку об ЭПК, если она есть в Перечне № 558 (4). Это означает, что часть документов можно отнести к постоянному сроку хранения. Далее пишите, чем установлен этот срок (номер статьи по Перечню № 558 или ст. 22.

1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ для документов по личному составу).

В пятую графу переносите примечания из Перечня № 558 (5). В течение всего срока действия номенклатуры дел проставляйте отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче в другую организацию для продолжения и др.

1. Актуализируйте номенклатуру дел ежегодно в IV квартале. Если ранее компания не составляла такой документ, утвердите его на следующий год.

2. Каждый отдел самостоятельно разрабатывает номенклатуру дел по своему подразделению.

3. Если в Перечне № 558 нет документа, который есть у вас, подбирайте наиболее близкую статью по смыслу.  

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

С какого дня необходимо вводить в действие новую номенклатуру дел на следующий год:

Источник: https://e.kdelo.ru/603436

Оформление номенклатуры дел отдела кадров на 2019 год

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год - образец

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год представляет собой систематизированный перечень документов, прошедших за год через отдел. Как правильно составить номенклатуру дел и на что при этом нужно опираться, вы узнаете из нашей статьи. 

Чем больше компания, тем выше документооборот в отделе кадров. Но и в небольших организациях уже на этапе приема нового сотрудника на работу от него требуется определенный набор документов, формирующий личное дело. Опять же чем дольше работает компания, тем больше скапливается документов, подлежащих длительному хранению.

Весь этот массив документации может быть просто разобран на папки (и это уже система, хоть и пока неформальная). А вот для облегчения ориентирования составляются оглавление, перечень, краткое описание.

Квалифицированный кадровый служащий составляет номенклатуру дел.

Такой подход, с одной стороны, характеризует сотрудника как профессионала, с другой — облегчает документооборот в компании, а значит, и работу этого сотрудника.

В законодательстве дается следующее определение номенклатуры дел — это систематизированный перечень наименований дел, имеющий утвержденную форму. Номенклатура дел в отделе кадров — это, соответственно, перечень дел, проходящих через отдел.

Систематизация облегчает процесс сбора документов, оформления их для хранения и, естественно, поиск нужных бумаг. Наличие номенклатуры делает проще ввод в курс дела нового сотрудника отдела кадров. После закрытия компании благодаря наличию номенклатуры можно достаточно быстро отделить документы, которые необходимо сдать на хранение, от остальной массы и произвести саму передачу.

Такое количество плюсов у ведения номенклатуры дел в отделе кадров позволило распространиться этой практике среди частных компаний, для которых не предусмотрена эта обязанность на законодательном уровне.

Что касается минусов, они проявляются только в тех случаях, когда в компании уже успело накопиться множество документов, и их необходимо систематизировать, а на это может потребоваться большое количество трудочасов, а иногда и трудодней. 

Структура номенклатуры дел (образец)

Предусмотрено 3 типа номенклатуры:

  • типовая;
  • примерная;
  • индивидуальная.

Типовая номенклатура составляется для нескольких однотипных организаций. В примерной номенклатуре указывается примерный состав дел, которые могут в нее попасть. А индивидуальная номенклатура учитывает специфику деятельности конкретной организации и составляется под реальный документооборот.

Такая классификация применяется к номенклатуре государственных и муниципальных организаций, где она является обязательным инструментом в работе отдела кадров. Но кадровые работники частных компаний часто перенимают все наработки в делопроизводстве, которые уже унифицированы и проверены, в том числе и структуру номенклатуры.

Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

Индекс делаЗаголовок делаКоличество делСрок храненияПримечание
12345
01-01Приказы по личному составу75 лет
01-02Должностные инструкции3 года
01-03Личные дела работников75 лет
01-04Личные дела руководителейПостоянно
01-05Трудовые договоры75 лет
01-06Трудовые книжкиДо востребования

Яндекс.Дзен

Теперь подробнее о правилах заполнения такой формы.

Графа «Индекс дела»

Почему не номер? Потому что чаще всего содержит в себе 2 блока:

  • номер отдела, как он представлен в структуре компании;
  • номер группы документов, которые в него входят.

Если в компании разрабатывается номенклатура дел только для отдела кадров, то в первой колонке нет смысла отображать нумерацию отделов, только номер группы документов.

Графа «Заголовок дела»

Здесь отображается состав документов, входящих в дело.

Графа «Количество дел»

Эта графа остается незаполненной на момент утверждения номенклатуры на год, и уже по окончании календарного года, после подведения итогов, сюда вносится число заведенных в год дел.

Графа «Срок хранения»

Тут содержится информация о том, сколько лет должны храниться документы, попавшие в номенклатуру.

Графа «Примечание»

Эта графа оставляется для пометок, например, нужно указать, что в деле содержатся только копии документов или оно вообще есть лишь в электронном виде.

Чем регламентируется деятельность по составлению номенклатуры дел?

Составление номенклатуры дел — это часть архивной работы. Она применяется для хранящихся документов. Поэтому нормативные акты, которые регламентируют этот процесс, имеют прямое отношение к деятельности архивов.

Принцип обязательности организации сохранности документов в компании закреплен в статье 17 закона «Об архивном деле» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ.

Нормы этой статьи распространяются на организации любой формы собственности, если речь идет о сохранности архивных документов, к которым, в частности, отнесены и документы по личному составу.

А отдел кадров как раз и занимается документооборотом этой категории дел.

Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности.

Но в этом документе так детально расписаны все термины и процессы, что его удобно использовать любому кадровому работнику вне зависимости от организационно-правовой формы компании.

Раздел 3.4 Основных правил работы архивов посвящен номенклатуре дел. Здесь дано определение, что это такое, рассказано, как нужно разрабатывать номенклатуру, как ее утверждать и использовать.

А в приложениях 7 и 8 к правилам приведены формы номенклатуры, которые могут быть использованы в компаниях.

Приложение 7 — это сводная номенклатура организации, а приложение 8 — номенклатура отдельного структурного подразделения.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Составление номенклатуры — это действие, которое сотрудник отдела кадров выполняет единожды. Впоследствии уже разработанная номенклатура уточняется либо в нее вносятся изменения. Но для этого изначально номенклатура должна быть разработана с учетом возможности внесения правок.

Поэтапно процесс разработки выглядит следующим образом:

  • анализ массива документов, проходящих через отдел кадров;
  • выделение групп документов, которые должны войти в номенклатуру;
  • заполнение формы номенклатуры.

Разработкой номенклатуры обычно занимаются в конце года. Так, для 2018 года номенклатура разрабатывается в декабре 2017-го.

После того как сотрудник отдела кадров подготовил проект номенклатуры, он должен быть утвержден.

Процесс согласования и утверждения зависит от типичной для компании схемы принятия локальных нормативных актов.

Например, на проекте может понадобиться собрать визы начальника отдела кадров и специалиста из юридического отдела. И только после этого документ попадает на утверждение к руководителю компании.

Утверждение номенклатуры может быть связано не только с проставлением подписи руководителя на форме, но и с выдачей отдельного приказа. Чаще такой способ используют, если нужно утвердить сводную номенклатуру, вмещающую в себя номенклатуры всех структурных подразделений.

Внесение изменений в утвержденную номенклатуру дел

Эта процедура подразумевает, что изменения будут вноситься в актуальную номенклатуру на протяжении года, для которого она утверждена. Такая необходимость возникает, например, при появлении новой группы дел, которые ранее в номенклатуру не входили.

Процесс внесения изменений зависит от способа утверждения номенклатуры. В тех случаях, когда для вступления в силу достаточно подписи руководителя на форме номенклатуры, кадровые служащие еще при ее составлении оставляют несколько свободных строк, которые используются по мере появления новых групп дел.

Если же номенклатура утверждалась приказом, то внесение изменений происходит в той же форме, т. е. издается приказ, которым вносятся дополнительные группы дел под индексом, присвоенным в порядке валовой нумерации.

Заполнение графы «Количество дел» по окончании календарного года не считается внесением изменений. Просто соответственные цифры проставляются в этой графе ответственным сотрудником отдела кадров от руки.

Случается и наоборот: предусмотренная группа дел в течение года прекращает существование, когда необходимость в сборе и хранении документов отпадает на протяжении года. Но даже если в группе не оказывается ни одного дела, вычеркивать ее из номенклатуры не следует. Однако при утверждении номенклатуры на следующий год такая группа в номенклатуру уже не вносится.

Уточнение номенклатуры дел на следующий год

Каждый год номенклатура дел пересматривается. Это необходимо, чтобы список дел всегда был актуальным. Сотрудником отдела кадров анализируется действующая номенклатура и направления документооборота, после чего в нее вносятся новые группы и удаляются более не используемые.

Изменяться могут и названия самих групп. Это может быть связано, например, с переименованием ведомства, с которым ведется переписка. Тогда такое изменение должно быть отображено и в номенклатуре.

И уже с учетом всех изменений номенклатура дел утверждается на новый календарный год. Опять же если для этого нужен отдельный приказ, то он издается в обязательном порядке. 

Разработанная и утвержденная номенклатура дел в отделе кадров компании является признаком того, что документооборот был систематизирован, а сотрудники отдела имеют под рукой перечень документов, разбитых на группы для удобства хранения и работы с ними.

Для разработки номенклатуры используются способы и методы, применяемые в архивном деле. Ежегодно номенклатура подлежит пересмотру и переутверждению, чтобы сохранялась актуальность в ведении дел.

Используется номенклатура как для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, так и для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.

Источник

Источник: http://IDeiforbiz.ru/oformlenie-nomenklatyry-del-otdela-kadrov-na-2019-god.html

Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год - образец

В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно.

Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных.

Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.

Зачем кадровикам номенклатура дел?

В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер. За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.

Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые – остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.

Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры – нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.

Порядок формирования номенклатуры дел

Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д. Эти группы называются первичными комплексами, или более привычно – делами.

Чтобы правильно сформировать документы компании в папки, должен быть расписан порядок – какие бумаги в какую группу будут определяться.

Для этого и существует номенклатура: в ней устанавливается полный перечень дел, их состав и время хранения.

По правилам делопроизводства номенклатурная таблица на текущий год вводится с 1 января: номенклатура дел отдела кадров на 2016 г. должна быть составлена и утверждена в конце года предыдущего – в декабре 2015.

Если организация только начала работу, сотрудникам, ответственным за документооборот, необходимо формировать дела пока без номенклатуры, но с прицелом на ее будущее создание. К концу первого года деятельности фирмы в каждом подразделении уже сложится своя практика учета и хранения документов. Ее можно взять за основу при подготовке номенклатуры.

Перечень дел кадровой службы – часть номенклатуры всей организации. Сначала документы систематизируются по каждому подразделению, затем сводятся в единую таблицу.

Форма составления номенклатуры дел кадровой службы

Для номенклатуры дел предусмотрена специальная форма, приведенная в правилах работы архивов организаций (решение Росархива от 06.02.2002 года).

Оформление документа включает:

  • полное и сокращенное наименование организации;
  • название «Номенклатура дел на ХХХХ год»;
  • дата составления;
  • утверждающая виза руководителя с датой;
  • в конце – фамилии и подписи составителя (делопроизводителя, архивариуса) и необходимые согласования.

Содержательная часть представляет собой таблицу с 5 столбцами:

№ п/п Название
1 Индекс делопроизводственный индекс, включающий код подразделения, в котором сформирована папка, и ее порядковый номер
2 Заголовок заголовки разделов внутри дела располагаются в зависимости от важности входящих в них документов: организационно-распорядительные, планово-отчетные, прочие, в порядке уменьшения сроков хранения
3 Количество единиц хранения указывается число папок, томов в ней; заполняется по окончании года, когда все дела сформированы и их объем точно известен.
4 Срок хранения с номерами статей регламентирующего перечня Период обязательного хранения дела проставляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Минкультом, со ссылкой на номер статьи
5 Примечание ставятся необходимые отметки: об уничтожении дел, передаче в архив и т.д.

кадровой номенклатуры дел

В номенклатуру дел службы персонала включаются документы:

  • формируемые кадровиками;
  • поступающие к ним из других подразделений, от руководителей, от сотрудников фирмы;
  • учетные формы, предусмотренные для ведения кадрового делопроизводства (регистрационные журналы, базы данных, картотеки).

В типовой список документации, ведущейся в отделах персонала, входят:

  1. Нормативные акты организации, касающиеся работников: правила трудового распорядка, должностные инструкции, положения о системе материальной мотивации, о защите личных данных и т.д.
  2. Распорядительные акты по личному составу.
  3. Договорная документация: трудовые договоры, допсоглашения к ним.
  4. Учетные формы: личные карточки Т-2, списки работников и их личные дела, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, книги учета командировок, отпусков и прочие.
  5. Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы. Сюда же – справки, переписка.
  6. Личные документы персонала: копии паспортов, дипломов и др.
  7. Документы коллегиальных органов: акты дисциплинарных проступках, протоколы аттестационных комиссий и т.д.

Данный перечень приблизителен и дает ориентир, какие комплексы документов имеют хождение в делопроизводстве службы персонала. Он может использоваться как образец номенклатуры дел отдела кадров.

Утвержденная на текущий год таблица не является окончательной. Если по ходу деятельности в кадровой службе появляются непредусмотренные документы, перечень дел можно дополнить и внести новую запись. Для таких случаев при составлении номенклатуры в каждом из разделов оставляются резервные номера.

Сроки хранения кадровых документов

Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.

«Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.

Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:

Группа документов Перечень документов в массиве Срок, лет Статья Перечня
Нормативно-правовые акты положение о кадровой службе, копии приказов Постоянно, ДМН Ст. 1б, 19А
Приказы по личному составу прием, увольнение, переводы, поощрения, изменение персональных данных сотрудников, установление оклада и надбавок к нему, заграничные и длительные внутрироссийские командировки, отпуска за свой счет, по уходу за ребенком, оплачиваемая практика студентов 75 ЭПК Ст.19б
очередные отпуска, учебные отпуска, краткосрочные командировки, взыскания, дежурства 5 Ст. 19б прим.
Договорные документы трудовые договоры, дополнительные соглашения к ТД 75 ЭПК Ст. 657
трудовые договоры и допсоглашения по уволенным сотрудникам 75 ЭПК Ст. 657
Учетные формы личные дела 75 ЭПК Ст. 656б
личные карточки, личные карточки уволенных сотрудников 75 ЭПК Ст. 658
книга учета ТД 75 Ст. 358д
книга учета трудовых книжек 75 Ст. 695в
табели рабочего времени 5 Ст. 586
графики дежурств, отпусков 1 Ст. 693
отчеты и прочие документы по командировкам 5 ЭПК Ст. 669
Документы – основания приказов заявления, объяснительные, докладные, служебные записки 5 Ст. 649
Коллегиальные решения аттестационные протоколы 15 ЭПК Ст. 359
Информационно-справочные документы анкеты, резюме кадрового резерва 5 ЭПК Ст. 652

Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии – по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.

Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации. В номенклатуре ставится пометка «постоянно».

Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.

Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве

Каждая организация ведет кадровый учет исходя из практики, сложившейся за время ее деятельности. Соответственно, и номенклатура дел – документ адаптивный. Если на предприятии не действует коллективный договор, не формируются личные дела работников, то включать их в перечень дел не нужно.

Однако есть общие правила, обязательные для всех кадровых служб:

  1. Трудовые договоры могут регистрироваться как отдельно, так и в составе личных дел. В первом случае ТД и соглашения к ним выделяются в номенклатуре дел в отдельный массив. Во втором – заголовок «трудовые договоры» в таблице отсутствует и включается в комплекс «личные дела».
  2. Дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью ТД и отдельно не учитываются.
  3. На крупных предприятиях папки с трудовыми договорами целесообразно разбить на несколько томов: распределить по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке.
  4. Договоры уволенных в текущем году работников изымаются из дела и помещаются в папки с недействующими ТД за календарный год. Состав томов этого дела также по необходимости можно расширять.
  5. Личные карточки являются строго самостоятельным массивом. Унифицированная форма Т-2 не включается ни в личные дела, ни в другие первичные комплексы, поскольку это – основной учетный документ в кадрах.
  6. Картотека может формироваться в алфавитном порядке по всей организации либо разбиваться по подразделениям.
  7. Закрытые в текущем году карточки перемещаются в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
  8. Все распоряжения по личному составу не могут находиться в одном деле. Разделение на папки по сроку хранения 75 и 5 лет – обязательно. Если в организации все приказы ошибочно объединены, при архивации их необходимо рассортировать.
  9. Штатное расписание – одна из основ кадровой работы, но в номенклатуре дел отдела персонала он значится как «копия». «Штатка», оформленная на бланке Т-3, – не самостоятельная единица, а приложение к приказу по основной деятельности. Ее подлинник учитывается в сводной номенклатуре дел. Кадровики могут поместить документ в папку с копиями распорядительно-нормативных актов, но удобнее выделить его в отдельный комплекс. Туда же включаются изменения в штате.

Проект компании «МедиаКит»

Источник: https://dezhur.com/db/buhgalteriya/nomenklatura-del-otdela-kadrov-pravila-formirovaniya-s-obrazcom.html

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год - образец

15.07.2018

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Онлайн журнал для бухгалтера

Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены. Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются.

На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована.

Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2019 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Оформление номенклатуры дел отдела кадров на 2019 год

Систематизация облегчает процесс сбора документов, оформления их для хранения и, естественно, поиск нужных бумаг. Наличие номенклатуры делает проще ввод в курс дела нового сотрудника отдела кадров. После закрытия компании благодаря наличию номенклатуры можно достаточно быстро отделить документы, которые необходимо сдать на хранение, от остальной массы и произвести саму передачу.

Рекомендуем прочесть:  13 процентов от 1201900

Чем больше компания, тем выше документооборот в отделе кадров. Но и в небольших организациях уже на этапе приема нового сотрудника на работу от него требуется определенный набор документов, формирующий личное дело. Опять же чем дольше работает компания, тем больше скапливается документов, подлежащих длительному хранению.

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

Если архив не создается как структурное подразделение, ответственность за архивное хранение документов организации может возлагаться и на одного из сотрудников службы делопроизводства (а в небольшой организации – на секретаря) или сотрудника отдела кадров.

Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8. Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.

Период нахождения в архиве канцелярских бумаг Наконец наступил момент разобраться со сроками хранения документов по номенклатуре дел, и началась некоторая неразбериха, поскольку по определенным разделам учета и делопроизводства документы существенно отличались.

Образец и бланк номенклатуры дел отдела кадров на 2019-2019 годы

Номенклатура дел отдела кадров на 2019-2019 годы — это систематизированный список, содержащий все документы этого подразделения с указанием срока их хранения. О том, как ее составить для кадровой службы, что в нее должно входить, об особенностях, порядке утверждения, внесении изменений расскажем в нашей статье.

  1. Она должна охватывать все документы, которые создаются, используются в процессе деятельности организации, а также поступают из сторонних компаний (например, переписку с контрагентами, сторонние запросы, приказы по основной деятельности, различные книги, журналы учета, входящую, исходящую корреспонденцию, графики и т. д.). Нормативно-правовую литературу, а также справочники, ее содержащие, вносить нет необходимости.
  2. Обязательно наличие четкого заголовка, для того чтобы:
    • полностью отразить состав материалов того или иного дела;
    • избежать случайного помещения иных писем, счетов в состав материалов, не совпадающих по сроку сохранности.
  3. Бумаги внутри формируемого дела располагаются в зависимости:
    • от степени их важности;
    • необходимого периода хранения.

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная.

    Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.

  • Основной список документов включает в себя:

    • Должностные инструкции.
    • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
    • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
    • Распоряжения, приказы по персоналу.
    • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
    • Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
    • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
    • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
    • Справки, служебная переписка.
    • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
    • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

    Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения Ссылка на основную публикацию

    Источник: https://truejurist.ru/detskie-vyplaty/nomenklatura-del-otdela-kadrov-na-2018-god-s-novymi-srokami-hraneniya

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.