+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Основные правила управления кредиторской задолженностью

Содержание

Управление кредиторской задолженностью. Образец политики управления кредиторской задолженностью

Основные правила управления кредиторской задолженностью

Кредиторская задолженность — хороший способ профинансировать оборотный капитал. Главное, не увлекаться и не брать на себя обязательства, которые не сможете выполнить. Чтобы вовремя платить поставщикам и не допускать чрезмерных долгов, мы разработали политику управления кредиторской задолженностью. Если у вас такого документа нет, возьмите наш за образец.

Используйте пошаговые руководства:

Политика управления кредиторской задолженностью определяет:

  • какая доля в целевой структуре капитала приходится на кредиторскую задолженность;
  • по каким показателям ее контролировать;
  • как рассчитать предельное значение кредиторки;
  • когда нецелесообразно соглашаться на отсрочку поставщика;
  • как составить бюджет задолженности;
  • в каком порядке погашать долги;
  • кого назначить ответственным за кредиторку.

Скачайте и возьмите за образец политику управления кредиторской задолженностью компании

Рассмотрим каждый пункт подробно.

Опишите целевую структуру капитала

Определите целевую структуру капитала и долю кредиторки в ней. Подход к финансированию зависит от специфики отрасли, фазы развития предприятия и стратегических целей.

Наша компания за счет кредиторской задолженности покрывает максимум половину переменной части оборотного капитала. Но есть и другие варианты. Например, рискованная модель — операционная деятельность только за счет кредиторки.

Или противоположная крайность — финансировать оборотные активы из долгосрочных источников. См. варианты с разным уровнем риска в таблице.

Таблица. Варианты финансирования

ПоказательОптимальная модельМинимальный рискМаксимальный риск
Внеоборотные активы, руб.50 000 00050 000 00050 000 000
Постоянная часть оборотных активов, руб.3 000 0003 000 0003 000 000
Переменная часть оборотных активов, руб.6 000 0006 000 0006 000 000
Капитал, руб.41 000 00041 000 00041 000 000
Долгосрочная задолженность, руб.15 000 00018 000 0009 000 000
Кредиторская задолженность, руб.3 000 00009 000 000
Доля кредиторки в оборотном капитале, %330100
Чистая прибыль, руб.6 000 0005 700 0006 600 000
Коэффициент текущей ликвидности, ед.31
ROE, %14,613,916,1

Выберите контрольные показатели для управления кредиторской задолженностью

Для управления кредиторской задолженностью, выберите контрольные показатели и установите для них целевые значения. Необходимый минимум:

Когда рассчитываете целевую задолженность, учитывайте соотношение дебиторки и кредиторки. Общая рекомендация — период оборота дебиторки меньше, чем кредиторки. Однако если вы не знаете абсолютные величины, то это правило не поможет. Мы сопоставляем показатели собираемости по дебиторской задолженности и выплат по кредиторской.

Кредиторская задолженность оборачивается за 30 дней, а дебиторская — за 45 дней. Их среднемесячные величины соответственно равны 45 млн руб. и 90 млн руб. Проверяем отношение:

Рассчитайте предельную кредиторку

Предельная кредиторка не должна превышать целевой уровень — долю в оборотном капитале.

Если неравенство из примера 1 не соблюдается, то сократите допустимую задолженность на столько, чтобы оно выполнялось. Следите за двумя критериями:

  • кредиторская задолженность в пределах, установленных требованиями к структуре капитала и нормативам финансовой устойчивости;
  • показатели деловой активности и ликвидности соответствуют нормативам.

Для эффективного управления кредиторской задолженностью, ежемесячно отслеживайте показатели и, если есть негативные отклонения, снижайте уровень кредиторки, чтобы оба критерия выполнялись.

Оцените, нужна ли кредиторка

Продавец предлагает скидки за досрочную оплату. Чтобы оценить, выгодно ли использовать кредиторку, сопоставьте бонус со сроком оплаты и выразите стоимость товарного кредита в процентах в год:

где r — стоимость кредиторской задолженности (упущенная выгода), % в год;

d — скидка, % от стоимости закупки;

T — период отсрочки платежа, дн.;

P — период действия скидки, дн.

Ставку r сравните со стоимостью кредита в банке. Если цена кредиторки выше, то во время действия скидки выгоднее взять краткосрочный заем и погасить задолженность до срока.

Поставщик предлагает скидку 2 процента при оплате в течение 10 дней. Отсрочка платежа — 30 дней. Тогда фактическая стоимость кредиторской задолженности:

Это дорого, можно привлечь деньги дешевле. Например, взять кредит в банке и заплатить за поставку в период, когда действует скидка.

Если компания заключила контракт с иностранными контрагентами на условиях отсрочки платежа, то выгоду от использования кредиторской задолженности могут съедать курсовые разницы.

Сопоставьте потери на росте курса валюты с тем, сколько вы заработаете, если не заплатите поставщику сразу. Сравните рентабельность активов по EBITDA с вероятными потерями из-за волатильности курса.

Если она выше, соглашайтесь на отсрочку.

Компания заключила контракт с иностранным поставщиком. Она ожидает, что в период оплаты курс валюты вырастет на 5 процентов, а рентабельность по EBITDA — на 4 процента. Фирме не надо ждать, пока истечет отсрочка, а погасить обязательства из собственных средств или за счет краткосрочного займа, если ставка по нему меньше стоимости кредиторки.

Создайте бюджет кредиторской задолженности и определитесь с приоритетами

Чтобы требование погасить долг не стало неожиданностью для компании, ведите бюджет кредиторской задолженности — залог рационального управления кредиторской задолженностью. Ответственных за него укажите в политике управления кредиторкой.

Компания «Альфа» в мае заключила договор на поставку товара. По условиям сделки она заплатит 150 тыс. долл. в сентябре (на 36-й неделе с даты договора). Рост курса по предварительным оценкам к тому моменту превысит доходность краткосрочных инвестиций — вкладов и т. д. Из-за сезонности спроса денежных потоков в сентябре недостаточно, чтобы покрыть все выплаты.

Финансовый менеджер распределил сумму так, чтобы она соответствовала денежным потокам: с 31-й недели по 30 тыс. долл. еженедельно.

Продумайте, как исполнять обязательства перед поставщицами, если денег недостаточно. Правила опишите в политике управления кредиторской задолженностью. Можно действовать так:

  • оцените, возможно ли привлечь беспроцентный заем у дочерней или материнской структуры;
  • перераспределите выплаты по другим проектам;
  • попросите контрагента продлить отсрочку платежа;
  • если денег по-прежнему нет, попробуйте получить кредит в банке.

Не оплачивайте все счета подряд, если средств не хватает. Ранжируйте кредиторов по важности и погашайте долги перед ними в зависимости от ранга. Наивысший приоритет у основных поставщиков, которым нет альтернативы, а также у тех, кто может обратиться в суд с требованием о банкротстве.

Если поставщики прощают небольшие просрочки и это не влияет негативно на отношения, назначьте им низкий рейтинг. Но не злоупотребляйте. Как назначать приоритеты поставщикам, когда менять их — опишите эти правила в политике управления кредиторкой.

В документе утвердите и порядок действий:

  • если входящие денежные потоки покрывают выплаты в бюджете кредиторской задолженности, тогда оплачиваем по графику;
  • если денежные потоки разбалансированы, перераспределяем выплаты так, чтобы согласовать с входящим потоком;
  • если денег нет, выбираем подходящий вариант финансирования.

Назначьте ответственных за кредиторку на разных этапах

Когда неизвестно, кто согласовывает кредиторку сверх лимита, кто решает, платить вовремя или нет, кто договаривается о новой отсрочке платежа, политика управления кредиторской задолженностью в компании останется только на бумаге.

Исправьте ситуацию — выберите, какие подразделения, какие сотрудники отвечают за каждый пункт политики, и перечислите в самом документе. Один из вариантов:

  • казначейство или бухгалтерия контролирует своевременность оплаты по счетам;
  • бюджетный контролер проверяет, согласуются ли выплаты поставщикам с денежными потоками компании, поддерживает установленный уровень кредиторки;
  • служба закупок контактирует с поставщиком, если нужно договориться о новых условиях отсрочки платежа.

Подготовлено по материалам журнала “Финансовый директор”

Источник: https://fd.ru/articles/158119-kakaya-kreditorka-nedopustima-dlya-kompanii

Основные правила управления кредиторской задолженностью

Основные правила управления кредиторской задолженностью

Управление кредиторской задолженностью — одна из основных задач современного бизнеса. От эффективности такого управления зависит не только успех предприятия, но и его существование в принципе. В данной статье мы рассмотрим основные правила управления задолженностью и обратим внимание на налоговые аспекты учета кредиторской задолженности.

Понятие кредиторской задолженности и ее структура

Кредиторская задолженность — это неоплаченное обязательство предприятия перед кредиторами.

Кредиторами предприятия являются поставщики товаров, работ, услуг, арендодатели, работники, бюджет и внебюджетные фонды. Покупатели также могут быть кредиторами в случае уплаты аванса в счет предстоящих поставок.

Величина кредиторской задолженности отражается в пассиве баланса предприятия по строке 1520 раздела V.

Если договором предусмотрена отсрочка погашения долга более чем на год, кредиторская задолженность будет отражена в разделе IV бухгалтерского баланса в составе долгосрочных обязательств.

Расшифровка кредиторской задолженности в разрезе ее отдельных видов приводится в пояснениях к балансу (п. 27 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность», утвержденного приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н).

Отдельные виды (структура) кредиторской задолженности определяются перечнем кредиторов. Более подробно о подготовке бухгалтерской отчетности см. статьи:

1 из элементов управления кредиторской задолженностью — поддержание ее рациональной структуры.

Соотношение между отдельными видами кредиторской задолженности определяется каждым предприятием индивидуально в зависимости от различных факторов, влияющих на его деятельность. Тем не менее основным показателем надежности и рациональности структуры обязательств перед кредиторами выступает наименьший риск прерывания деятельности компании.

Например, некоторые компании считают, что задержка уплаты налоговых платежей в бюджет — самый дешевый способ временно привлечь дополнительное финансирование.

Пеня по налогам составляет 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки, что на порядок меньше, чем процентные ставки по банковским кредитам.

Однако задолженность перед бюджетом — это самый рискованный вид обязательств в силу того, что налоговые органы имеют возможность начать взыскание и приостановить операции по счетам предприятия на сумму задолженности по налогам.

Важно! Если у предприятия есть несколько счетов в разных банках, то приостановка будет проведена по всем счетам. Даже после уплаты задолженности с 1 из счетов придется ждать несколько дней, пока налоговая снимет приостановку с других расчетных счетов.

Не менее рискованна и задолженность по заработной плате перед работниками предприятия. Во-первых, такой источник оборотных средств может привести к текучести кадров, во-вторых, работники могут обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру с жалобой на несвоевременную выплату заработной платы. Такие случаи наносят серьезный урон репутации организации и влекут за собой материальные потери.

Так какую же структуру обязательств перед кредиторами можно оценить как рациональную?

Управляемой и рациональной принято считать структуру кредиторской задолженности с преобладанием обязательств перед поставщиками товароматериальных ценностей, работ, услуг и покупателями по авансам, полученным в счет предстоящих поставок.

Если значительную долю кредиторской задолженности составляют авансы, полученные в счет предстоящих отгрузок, можно сказать, что предприятие имеет хорошую репутацию и его продукция пользуется спросом.

Однако в современных рыночных условиях покупатели чаще всего рассчитывают на отсрочку платежа. Наряду с ценой товара или услуги, на выбор поставщика могут повлиять и выгодные параметры отсрочки. В этом случае конкурентоспособность компании может сильно зависеть от эффективности управления кредиторской задолженностью.

Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности

Управление кредиторской задолженностью неразрывно связано с анализом соотношения дебиторской и кредиторской задолженности.

В идеале отсрочка платежа по договорам с кредиторами в днях должна быть больше, чем отсрочка платежа, предоставленная дебиторам.

Такие коммерческие условия дают возможность своевременно, без дополнительных расходов на неустойки и штрафы выполнять свои обязательства и обеспечивать достаточный для деятельности запас товаров и материалов.

На практике организация заключает большое количество договоров как с поставщиками, так и с покупателями. В этих договорах могут содержаться различные коммерческие условия, о которых удалось договориться с контрагентами.

Как же рассчитать предельный размер отсрочки платежа, который можно предоставить дебиторам? Для этих целей применяются показатели оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженности.

Подробнее о расчете показателей оборачиваемости см. статьи:

Рассчитав показатель оборачиваемости кредиторской задолженности в днях, можно определить предельную величину отсрочки платежа для покупателей.

В данной ситуации важно помнить о конкуренции и не уменьшать количество дней отсрочки до минимума.

Важно! Для управления дебиторской и кредиторской задолженностью недостаточно пользоваться обобщенными показателями оборачиваемости. Необходимо также оценивать общую сумму дебиторской и кредиторской задолженности и не допускать бесконтрольного роста этих показателей.

В соответствии со ст. 11 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ все организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств.

Обязательной инвентаризации по состоянию на 31 декабря каждого года подлежит дебиторская и кредиторская задолженность. В процессе инвентаризации должна быть выявлена просроченная задолженность и задолженность, невозможная к взысканию.

Претензионная работа с просроченной дебиторской задолженностью является 1 из инструментов управления дебиторкой.

Просроченная кредиторская задолженность несет не только репутационные риски, но и риск потери бизнеса. В соответствии со ст. 7 ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.

2002 № 127-ФЗ любой кредитор может обратиться в суд с заявлением о признании организации банкротом при наличии признаков ее несостоятельности.

Вот почему важно проводить регулярный анализ финансово-хозяйственной деятельности и не допускать просроченной кредиторской задолженности.

Тем не менее возникают случаи, когда кредиторская задолженность должна быть списана как прочий доход.

Списание кредиторской задолженности (налоговые аспекты)

Перечислим случаи, когда нужно списать кредиторскую задолженность и признать ее внереализационным доходом для налога на прибыль (п. 18 ст. 250 НК РФ):

  • истечение срока исковой давности;
  • исключение кредитора из ЕГРЮЛ в связи с ликвидацией.

Законодательством (ст. 196 ГК РФ) определено, что срок исковой давности составляет 3 года со дня возникновения обязательства.

Срок исковой давности может прерываться признанием долга должником путем (ст. 203 ГК РФ):

  • направления письма с подтверждением, что претензия принята;
  • подписания дополнительного соглашения к договору, из которого следует, что долг признан (например, о рассрочке платежа);
  • направления письма с просьбой изменить условия договора;
  • подписания акта сверки.

Осуществление вышеуказанных действий может быть одним из элементов управления кредиторской задолженностью, преследующим целью отсрочку момента списания кредиторки в доход. Тем не менее нужно помнить, что взыскание задолженности в судебном порядке повлечет для организации дополнительные расходы.

Важно! Срок исковой давности не может превышать 10 лет с момента возникновения.

Следует отметить важный нюанс, связанный с исключением кредитора из ЕГРЮЛ.

Кредитор может быть исключен из ЕГРЮЛ вследствие реорганизации. При этом все активы и обязательства в процессе реорганизации переходят к правопреемнику. В таком случае у компании-должника не возникает обязанности включать задолженность перед реорганизованной организацией во внереализационные доходы.

Обобщенные правила управления кредиторской задолженностью предприятия

Мы рассмотрели основные правила управления кредиторской задолженностью. Кратко их можно обобщить следующим образом. Необходимо:

  • исходя из бизнес-среды предприятия, определить рациональную структуру кредиторской задолженности и регулярно анализировать соотношение видов обязательств;
  • не допускать просроченной кредиторской задолженности, влекущей риск приостановки или прекращения деятельности;
  • периодически рассчитывать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности и корректировать коммерческие условия по отсрочке платежа с покупателями и поставщиками;
  • проводить инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности и своевременно принимать меры для урегулирования задолженности.

Приведенные правила управления кредиторской задолженностью справедливы при любой специфике деятельности. Но у каждой организации есть дополнительные способы, делающие управление кредиторской задолженностью эффективным.

Если компания рассчитывается с поставщиками в валюте, то 1 из элементов управления кредиторской задолженностью может быть хеджирование (страхование) валютных рисков. В условиях нестабильного курса валют хеджирование может значительно снизить сумму кредиторской задолженности в рублевом эквиваленте.

Это не обычная сделка страхования.

Суть хеджирования — в заключении соглашения с банком, согласно которому банк обязуется в определенную дату продать валюту по фиксированному курсу, а предприятие — в определенную дату купить валюту по фиксированному курсу. Управление кредиторской задолженностью в данном случае заключается в четком соблюдении графика платежей и обеспечении выгодного курса валюты на дату платежа.

Итоги

Эффективное управление дебиторской и кредиторской задолженностью предприятия — залог его обеспеченности оборотными средствами, достаточными для непрерывной деятельности. Управление кредиторской задолженностью играет в этом процессе ведущую роль, т.к. значительно снижает риск несостоятельности и банкротства предприятия.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Источник: http://nanalog.ru/osnovnye-pravila-upravleniya-kreditorskoj-zadolzhennostyu/

Управление кредиторской задолженностью

Основные правила управления кредиторской задолженностью

Как пользоваться данным разделом — см. «Общие подходы к процессам».

В рамках рассматриваемого процесса имеет место несколько рисков, характерных именно для данного процесса.

Риск

Краткое описание

Последствия

Типовые недостатки СВК

Оплата непоставленных товаров / невыполненных работ / неполученных услуг

Оплата товаров/работ/услуг, которые предприятие не получило. Может быть как случайным (подписание актов об оказанных услугах «по аналогии» с предыдущим периодом), так и преднамеренным (при этом сами работы могут быть как фиктивными, так и выполнены собственными силами).

Потеря денежных средств

Несоблюдение принципа «четырех глаз» при подписании актов выполненных работ.

Отсутствие выборочного контроля обоснованности наиболее подверженных риску (в первую очередь, работы и услуги) статей затрат со стороны подразделений внутреннего контроля.

Хищение денежных средств с расчетного счета

Несанкционированный доступ к расчетному счету. Может быть осуществлен как извне, так и операционистом компании.

Потеря денежных средств

Отсутствие ежедневной сверки расчетного и фактического остатка ДС на расчетных счетах.

«Разнесение выписки» финансовым отделом, а не бухгалтерией.

Возникновение просроченной кредиторской задолженности

Несвоевременная оплата добропорядочному контрагенту. Может возникать вследствие предвзятого отношения закупщика, в случае потери ликвидности либо при недостаточном внимании контрагента к просроченной дебиторской задолженности.

Избыточные платежи в соответствии с условиями договора / Гражданским Кодексом (пользование чужими денежными средствами)

Мониторинг просроченной кредиторской задолженности не осуществляется.

Недостатки претензионно-исковой работы (потери претензий).

Оплата ранее срока, предусмотренного договором

Оплата непредусмотренного договором аванса (ребятам деньги нужны, им зарплату платить нечем людям), оплата сразу после получения первичных документов, а не с отсрочкой платежа в соответствии с условиями договора.

Рост потребности в оборотном капитале

Отсутствие сравнения плановой даты и суммы платежа с условиями договора при согласовании платежа.

Платеж дебитору

Оплата контрагенту, у которого перед компанией имеется дебиторская задолженность.

Рост потребности в оборотном капитале, в некоторых случаях – потеря денежных средств.

Отсутствие контроля встречной дебиторской задолженности.

Риски во многом очевидны. Однако риск возникновения просроченной кредиторской задолженности, скорее всего, рассматривать не нужно.

Если речь идет о задолженности перед банками – это риск дефолта, если же речь идет о задолженности в рамках операционной деятельности – далеко не все контрагенты будут взыскивать проценты, поэтому просроченную кредиторскую задолженность можно рассматривать как бесплатный источник пополнения оборотных средств. Также отмечу, что риск можно переименовать в «потерю краткосрочной ликвидности».

Первый риск, в принципе, может быть отнесен к процессу закупки, но я его отнес к риску процесса управления кредиторской задолженностью, так как контрольные процедуры в принципе одинаковы.

Кстати, расчеты могут быть и с персоналом, но это – отдельная тема.

Особенность настоящего регламента – я в связи с очевидностью не стал приводить лист согласования платежа. Давненько не видел, всё в электронном виде. Ключевое отличие от других похожих документов – наличие описания порядка приемки работ и услуг. Необходимость этого отражена в тексте регламента.

Определение величины в N руб. (подписание актов на сумму, которая не превышает N руб., проводится без дополнительных согласований)

Принцип «экономика должна быть экономной» сохраняется и в этом регламенте. Руководитель, который болеет за дело (а таких в нормальной организации должно быть большинство), сам не будет подписывать акты выполненных работ, если его что-то не устраивает.

Тем не менее, принцип «четырех глаз» должен включаться для достаточно больших сумм в целях предотвращения осознанных или неосознанных нарушений.

Сумма должна быть значительно больше, чем X из процесса заключения договоров: процедура заключения договоров подразумевает, что совсем «дурачковый» договор не пройдет, то есть возникновение кривоватового акта именно на X руб. маловероятно. 

Работа подразделений, осуществляющих внутренний контроль

Исходя из текстов договоров можно выявить потенциально неблагонадежный договор. В этом смысле рекомендую всем причастным (в первую очередь, службе безопасности, но иногда и внутренний аудит может заняться) использовать данные о планируемых платежах для выбора конкретной статьи БДДС для мониторинга.

Согласование платежа

Регламент предусматривает традиционный «банковский час», когда лично руководитель предприятия определяет, кому платить, а кому не платить.

Особенно мне нравилось, когда решение принималось путем раскладывания на две неравных кучки заявок на платеж (определенная романтика, типа полета на АН-24). Понятное дело, что, в зависимости от масштаба организации и ее финансового положения, можно делегировать ответственность на уровень ниже.

После возвращения из консалтинга в реальный бизнес в 2008 году я не видел, чтобы решение о платежах выходило за рамки казначейства / отдела закупок.

Работа финансового отдела

Регламент написан для относительно неспешного бизнеса, когда платежи осуществляются один раз в день.

Опять же, пережиток со времен отсутствия удаленного доступа в виде банка-клиента (кто-то из финансистов должен поехать в банк для передачи платежных поручений операционисту). Осуществление платежей в случае, когда используются 3-4 рейса в день, немножко усложняется.

Ключевая задача – проконтролировать, чтобы не прошло два одинаковых платежа в случае двух заявок по одному и тому же договору/счету. Необходимо учесть при автоматизации.

Внутригрупповые платежи

Регламент написан для условного завода. В случае нескольких юридических лиц его необходимо добавить порядком прохождения «схемных» платежей. Очевидно, что ответственность нужно возложить на кого-то из подчинения финансового директора.

Необходимо определить, кто будет инициировать платежи (это может быть сам финансовый директор, так как рассматривает дебиторскую и кредиторскую задолженность), какой уровень задолженности допустим (здесь необходимо привлечь налоговиков), а также предусмотреть упрощенную процедуру согласования для возможности переброски денег «день в день» с последующим заключением необходимых договоров.

Кроме того, необходимо определить порядок осуществления платежей. Плюсы есть как у централизованного, так и децентрализованного варианта, я сторонник централизованного (включая самые мелкие платежи).

Во-первых, так спокойнее (если флешки с банк-клиентами хранятся в одном месте, проконтролировать значительно проще). Во-вторых, сокращается общая численность, потому что один операционист может осуществлять платежи нескольких юридических лиц.

Хотя в центральных городах зарплата операционистов и больше.

Контроль контролеров

Отдельный вопрос, кто будет контролировать платежи от финансового директора (финансисты периодически тоже любят консалтинг и т.п.). Ответ простой – договаривайтесь. На самом деле именно у планово-экономических подразделений затрат специфичных не очень много, их может взять на себя СБ.

Вовлечение подразделений

Данный регламент опять возлагает определенные обязанности на экономистов, бухгалтеров, юристов и т.д. Естественно, при новом внедрении все будут стремиться от этих обязанностей избавиться. Особенно – юристы, так как на них в соответствии с данным регламентом возложена проверка актов.

Обращаю внимание на то, что большая часть контрольных процедур может быть перераспределена между экономистами, финансистами, бухгалтерией и юристами.

Я сторонник того, чтобы акты визировались ПЭО (они поживее в смысле решения нестандартных задач), проверку корректности подтверждения акта осуществляли юристы (последняя инстанция, да и печать рядом) либо бухгалтерия (причем если печать у них есть — то особая, типа «Для первичных документов»). В регламенте указаны юристы. Непосредственно при платежах ПЭО беспокоить не нужно, БДДС контролирует финансовый отдел.

Но сложиться может по-разному, в дискуссии особо вступать не готов. Главное – соблюдать принцип «четырех глаз»: контрольные процедуры не должны осуществляться подразделением-исполнителем.

Полезные советы по автоматизации

В 2010-х годах все-таки процесс осуществления платежей автоматизирован почти у всех. Тем не менее, определенные рекомендации дать можно.

1. В обязательном порядке предусмотрите привязку платежа к конкретному договору.

2. Предусмотрите возможность автоматизированного контроля платежей срокам договоров (для большинства договоров это возможно).

3. Предусмотрите контрольную процедуру для исключения дублирования платежей по одному договору в течение одного дня (не говорим о злом умысле, человек может это сделать случайно). Для этого при согласовании платежа кредиторская задолженность должна отражаться с учетом уже одобренных платежей.

4. Предусмотрите возможность согласования без жесткой последовательности. Это ускорит процесс.

5. Предусмотрите возможность блокировки платежа при наличии просроченной дебиторской задолженности.

Развернуть все комментарии

Файл в Microsoft Word — здесь.

1. Общие положения

1.1. Целью настоящего регламента является обеспечение защиты интересов Компании.

1.2. Исполнение данного регламента обязательно для всех сотрудников Компании.

1.3. Актуальная версия настоящего регламента размещена на интранет-сайте в папке «…».

1.4. Термины и определения, используемые в настоящем регламенте.

1.4.1. Ответственный исполнитель – сотрудник, назначенный руководителем ЦФО и непосредственно взаимодействующий с контрагентом при заключении и исполнении договора.

1.4.2. Очередность платежей – ранжированный по очередности оплаты список статей БДДС.

1.4.3. ЦФО-исполнитель – центр финансовой ответственности, в котором работает ответственный исполнитель.

1.4.4. ЦФО-потребитель – центр финансовой ответственности, для исполнения функций и за счет бюджета которого закупаются товары/работы/услуги.

1.4.5. Подтверждающие подразделения – подразделения, в обязанность которых входит подтверждение факта оказания работ/услуг. Перечень подтверждающих подразделений определяется в Приложении 1 к регламенту.

1.4.6. Согласующие подразделения – подразделения, без согласования которых невозможно осуществить платеж. Перечень согласующих подразделений определяется в Приложении 2 к регламенту.

1.5. Сокращения:

1.5.1. ЦФО – центр финансовой ответственности.

1.5.2. ПЭО – планово-экономический отдел.

1.5.3. СБ – служба безопасности.

1.5.4. ФО – финансовый отдел.

1.5.5. ЮО – юридический отдел.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.