+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Порядок ведения кассовой книги в электронном виде

Как правильно оформить кассовую книгу: образец заполнения и рекомендации

Порядок ведения кассовой книги в электронном виде

Редко какая организация ведет расчёты исключительно по безналу, а потому соблюдением кассовой дисциплины озабочены практически все юрлица и частные предприниматели. Для учёта операций с наличными денежными средствами, проводящимися через кассу, организация должна вести специальный журнал под названием кассовая книга.

Для чего нужна кассовая книга?

Кассовая книга – это документ бухгалтерского учёта, в котором фиксируются все приходно-расходные операции с деньгами в наличной форме. Заполнение кассовой книги обязательно для всех ИП и предприятий, на которых имеется касса. Применение упрощённой системы налогообложения (УСН) не освобождает фирму от ведения этого документа.

На одно предприятие заводится одна кассовая книга. Однако это не касается тех организаций, в которых филиалы и подразделения имеют собственный баланс.

В таком случае каждое подразделение самостоятельно ведёт кассовые документы, хранит их у себя, а в головной офис передаёт лишь копии заполненных страниц книги и первичных ордеров, подтверждающих произведённые операции.

Кассовые остатки, зафиксированные в журнале, также учитываются на балансе конкретного подразделения.

Как оформляется кассовая книга?

Кассовая книга – всегда объект тщательной проверки всевозможными инстанциями, поэтому её правильному заполнению должно уделяться особое внимание. Для ведения журнала предусмотрен унифицированный бланк по форме КО-4, утверждённый в 1998 году органами Госстатистики, а сама книга может заполняться как в бумажном, так и в электронном виде.

Порядок ручного ведения кассовой книги

Журнал формы КО-4 для ручного ведения можно приобрести готовый, отпечатанный в типографии (с листами горизонтальной или вертикальной ориентации) или  скачать бланк кассовой книги на нашем сайте.

В бумажном варианте он оформляется следующим образом:

  • все листы нумеруются;
  • журнал прошнуровывается и скрепляется сургучной печатью;
  • на последнем листе проставляется заверительная надпись с указанием количества листов в документе и подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия.

Титульный лист кассовой книги содержит реквизиты организации:

  • наименование юридического лица или ИП;
  • название структурного подразделения;
  • код ОКПО;
  • текущий год.

Если в организации происходит активный оборот наличности, одного типографского бланка на год может не хватить. Тогда необходимо закрыть предыдущую книгу и начать новую – в этом случае на «титульнике» указывается тот период, за который в данном журнале фиксировались приход и расход в кассе. С началом нового календарного года необходимо заводить новую книгу.

Все записи в журнале ведутся в двойном экземпляре (под копирку): один лист, который называется вкладным, заполняется шариковой ручкой, на втором (отрывном) через копировальную бумагу остаётся идентичная запись. Оба листа должны иметь одинаковую нумерацию. Фиксировать расход или внесение денег необходимо сразу же после их фактического совершения на основании первичного кассового документа – ПКО или РКО.

Подсчёт количества прошедших операций и «сведение» кассы производится в конце дня. Данные по остаткам денежных средств в форме КО-4 по итогу должны сходиться с фактическим остатком наличности в кассе. После внесения суммы остатка отрывной лист вместе с «приходниками» и «расходниками» передаётся в бухгалтерию.

Естественно, никаких помарок и исправлений в книге быть не должно. Если все же обнаружена ошибка, исправить её можно так: аккуратно зачеркнуть неверные данные, вписать рядом корректную информацию. Каждое исправление заверяется подписью кассира и главного бухгалтера. Подчистки, замазывание «штрихом» и прочие ухищрения в кассовом журнале абсолютно не допустимы.

Ведение кассовой книги в электронном виде

Электронная кассовая книга несколько отличается от заполняемой вручную. Для её ведения используют специальное программное обеспечение.

В течение дня в программе регистрируются все приходно-расходные документы, а после закрытия кассы на их основе автоматически формируются и выводятся на печать листы кассовой книги: вкладной и отчёт кассира, которые проверяются и подписываются кассовым работником.

Отчёт кассира с прикрепленными к нему кассовыми ордерами отправляется в бухгалтерию, а пронумерованные вкладные листы остаются на хранении в кассе. В конце года из них складывается сшив.

На последней странице получившейся книги проставляются печать, подписи ответственных лиц, указывается количество листов в сшиве.

Как заполнить кассовую книгу?

Заполнение полей кассовой книги происходит по следующему образцу:

  1. Дата и порядковый номер листа.
  2. В поле «Остаток на начало дня» табличной формы переносится сумма остатка на конец предыдущего дня.
  3. Столбец 1 «Номер документа» предназначен для внесения всех номеров приходных и расходных документов, оформленных за день, по порядку.
  4. Информация в столбец 2 «От кого получено или кому выдано»: фамилия имя отчество гражданина либо название организации переносится из соответствующего ПКО или РКО.
  5. Столбец 3 «Номер корреспондирующего счета» не обязателен для заполнения ИП. Кассиры организаций вписывают номера счетов, по которым отражается движение по произведенной операции (например, заработная плата – 70, денежные средства, выданные под отчёт – 71).
  6. В столбцах 4 и 5 указывается приход и расход соответственно, в рублях и копейках, на основании кассовых ордеров.
  7. В графе «Перенос» суммируется весь приход и расход в таблице, при необходимости внесение данных продолжается на оборотной стороне. Если все данные уже заполнены, таблица на оборотной стороне, а также пустые графы на лицевой перечеркиваются буквой Z.
  8. Строка «Итого за день» фиксирует суммы всех поступлений и выдач в кассе, а «Остаток на конец дня» – остаток денежных средств, рассчитанный по формуле: остаток на начало дня + сумма приходных операций – сумма расхода.
  9. Поля под табличной формой – для подписей кассира и бухгалтера, а также указания количества кассовых документов по приходу и расходу (прописью).

Для правильного оформления документов ознакомьтесь с  образцом кассовой книги  на нашем сайте.

Источник: https://dezhur.com/db/buhgalteriya/kak-pravil-no-oformit-kassovuyu-knigu-obrazec-zapolneniya-i-rekomendacii.html

Ведение кассовой книги в 2016-2017 году

Порядок ведения кассовой книги в электронном виде

В последнее время большинство организаций преимущественно переходят на расчеты в безналичной форме. Однако это не означает, что операций с наличностью не совершается вообще. Если хотя бы часть операций проходит в наличной форме, организации должны в обязательном порядке вести кассовую книгу.

Кассовая книга представляет собой специальный журнал, в котором фиксируются все операции с денежной наличностью. Она является одним из документов бухгалтерской отчетности.

Заполнять ее нужно в строгом соответствии с законодательством. Причем вести ее должны даже организации-упрощенцы.

Основные правила

Ведение кассовой книги осуществляется в соответствии со следующими правилами:

  1. Ведение кассовой книги происходит на протяжении всего года, то есть на один календарный год отводится одна кассовая книга.
  2. Заполняет книгу или главный бухгалтер, или заменяющий его сотрудник (в большинстве случаев кассир).
  3. В одной компании можно вести только одну книгу, даже не зависимо от того, сколько налогооблагаемых систем и видов деятельности в ней используется. Исключением является только ситуация, когда у организации имеется дочерняя фирма. «Дочки» ведут отдельные книги, копии которых в конце года они сдают в головной офис.
  4. В книге должны быть прописаны все операции компании с наличностью – как операции по приходу, так и по расходу. Основанием для внесения записей в книгу являются ордера.
  5. Если в какой-либо день операций с наличностью не совершалось, лист оставляют пустым.
  6. Есть две формы ведения кассовой книги — в бумажном и электронном виде. Правила заполнения будут зависеть от выбранной формы.
  7. Сведения вносят в книгу сразу после того, как деньги были внесены в кассу или взяты из нее.
  8. Форма кассовой книги утверждена законодательно.
  9. В конце каждого рабочего дня, в котором осуществлялись операции с наличностью, все сведения из книги сверяются с данными ордеров.

Кто ведет кассовую книгу

Все записи в кассовой книге делаются кассиром. Именно он осуществляет выдачу и прием наличности, сопровождая это соответствующими записями в книге. На каждом заполненном листе кассир должен проставлять свою подпись, которая будет означать, что кассир принимает на себя всю ответственность за проведенные операции.

В конце каждого трудового дня кассир должен передать в бухгалтерию остаток денег и все кассовые ордера. Бухгалтер тоже должен подписать заполненный лист книги. Если бухгалтера нет на рабочем месте, подпись может поставить его заместитель. Такую процедуру необходимо повторять ежедневно.

Способы ведения кассовой книги

Ведение кассовой книги в 2016-2017 году возможно как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

При заполнении книги на бумаге есть два варианта ее ведения:

  1. Покупается готовая книга и заполняется от руки. Обычно они имеет либо пятьдесят, либо сто листов.

Перед тем, как начать ее заполнять, необходимо пронумеровать и сшить все листы, скрепить штампом, подписями управляющего компании и главного бухгалтера.

Листы такого журнала подразделяются на два вида:

  • Вкладные – их можно заполнять только шариковой ручкой;
  • Отрывные – их заполнение происходит с помощью копировальной бумаги, то есть на них полностью повторяются сведения, записанные на вкладные листы
  1. Подготавливаются листы книги в электронном виде, после чего они распечатываются и заполняются ответственным сотрудником. Листы можно заполнять вручную, а можно на компьютере, и печатать их после заполнения.

Нумерация листов должна быть сквозной, то есть с начала года номера проставляются в порядке возрастания.

Электронная кассовая книга составляется с использованием технических средств. При заполнении на компьютере должна быть обеспечена защита от постороннего доступа, потерь и искажений информации. Подписывается документ электронными подписями.

Если при заполнении допущена ошибка

Если при заполнении книги была допущена ошибка или описка, ее можно исправить. Листы нельзя вырывать, подтирать неправильно написанные записи лезвием и пользоваться замазкой.

Исправления должны делаться следующим образом: аккуратно перечеркивается неправильная запись, рядом делается правильная запись. Исправление записи должно подтверждаться подписями кассира и главного бухгалтера. Если на одном листе делается несколько исправлений, рядом с каждым из них должны быть проставлены по две подписи.

Если ошибка такая серьезная, что ее нельзя исправить одним зачеркиванием, перечеркивается сразу весь лист. На этом листе пишут слово «аннулировано». После этого новый лист заполняется правильными сведениями.

Лист вырывать нельзя ни в коем случае. Кассир должен подать о случившемся заявление в письменном виде главному бухгалтеру. Управляющий компании или главный бухгалтер должен собрать комиссию, которая несет ответственность за корректировку книги. После этого составляют бухгалтерскую справку, где описывают ошибку и ее исправление.

Необходимо очень тщательно проверять информацию, вносимую в книгу, так как книга должна храниться в организации пять лет.

Бланк и образец заполнения кассовой книги можно найти в статье.

Часто возникающие вопросы

У компаний при ведении кассовой книги возникают следующие вопросы:

  1. Кто контролирует ведение книги.
  2. Какие особенности ведения книги в обособленных подразделениях.
  3. Сколько книг должно быть в одной организации.

Рассмотрим каждый из этих вопросов подробнее.

Контроль за ведением кассовой книги

Контролировать, правильно ли кассир ведет книгу, должен главный бухгалтер. Процедуру проведения контроля устанавливает управляющий компании. Эта процедура должна быть отображена в учетной политике компании. Основными моментами, которые должен проверять бухгалтер, являются:

  • Проверка нумерации;
  • Проверка соответствия кодов;
  • Правильность ведения книги;
  • Проверка бумаг, которые филиалы должны передать в головной офис.

Особенности ведения книги в филиалах

Если у компании есть обособленные подразделения, они, также как и головные компании, должны заниматься заполнением кассовой книги при совершении операций с наличностью. Заполняется она в соответствии с общими правилами. Однако есть некоторые особенности:

  1. Когда филиал организации самостоятельно вносит деньги на банковский счет, открытый головным офисом, кассовый лимит устанавливается такой же, как и для главного офиса. Если подразделения передают наличность в кассу компании, они могут самостоятельно устанавливать для себя лимиты. Однако в обоих случаях лимит должен быть прописан в приказе управляющего.
  2. Обособленные подразделения организации должны передавать копии страниц книги в головной офис.
  3. На обложке кассовой книги должно быть написано, что эти книга является книгой специального подразделения.

Количество книг в организации

Обычно в одной организации ведется одна кассовая книга. Но в некоторых случаев книг можно вести несколько:

  • Организация является платежным агентом – в таком случае у компании должно быть две кассовых книги: одна предусмотрена для проведения операций с наличностью, а вторая – для наличности, принятой компании в роли платежного агента.
  • Организация имеет филиалы – в каждом филиале имеется своя кассовая книга.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/vedenie-kassovoj-knigi

Ведение кассовой книги и контроль за соблюдением дисциплины

Порядок ведения кассовой книги в электронном виде

Финансовый отчет является обязательным условием для тех, кто ведет законную и, главное, эффективную в экономическом плане деятельность. За финоперации отчитываются и индивидуальные предприниматели, и юрлица. Одним из главных документов является кассовая книга.

Заполнение кассовой книги – неотъемлемая часть работы. Именно в ней в срок отображаются операциипо приходу и расходу налички. Ежегодно законы усовершенствуются и диктуют требования к оформлению и структуре этого документа. За нарушение кассовой дисциплины грозит серьезная ответственность.

Что это такое?

Кассовая книга (КК) – т. н. брошюрка, состоящая из документации – расходных и приходных ордеров. Контроль за соблюдением кассовой дисциплины осуществляет кассир или руководитель организации.

Действующее законодательство РФ предусматривает ведение КК вручную и в электронном виде. Заполняется КК бухгалтером, кассиром или кем-то, кого уполномочили. Отчет по КК составляет кассир, а контроль за соблюдением кассовой дисциплины ведет предприниматель – именно он ответственен за качественность и своевременность ее заполнения.

Бланк кассовой книги состоит из 2-х частей:

  • вкладной лист;
  • отчет кассира.

Вкладной бланк обязательно должен дублировать отчет кассира. При этом вкладной бланк можно заполнить под копирку. Этот вкладной бланк остается в КК, а отчеты сдаются в бухгалтерию.

Первичная документация?

Относится ли КК к первичной документации? Отнюдь. Посему ее невозможно адаптировать под разные учеты. Иными словами, КК – строго регламентированный документ со своей формой и правилами заполнения. Согласно последним, заполняется книга каждый день и очень важно, чтобы операции в ней были отображены правильно.

При этом данные из книги в обязательном порядке сверяются с имеющимися в наличии кассовыми документами.

В конце рабочего дня подводятся итоги по КК, которые подразумевают также расчет кассового лимита, что по итогу перейдет на следующий день. Итоговые значения заверяются подписями кассира и главбуха.

Чтобы учет денег на предприятии был максимально простым, удобным, прозрачным и понятным, нужно грамотно и правильно заполнять КК, а также всю расходную документацию.

Правила ведения

Основанием для заполнения кассовой книги являются приходные и расходные ордеры. Мы уже упоминали, что ИП сам вправе выбрать, в каком именно виде вести КК – вручную или в электронном.

Для первого варианта ее необходимо распечатать, скрепить и пронумеровать странички. Подшивать и заверять документ главбухом и руководителем обязательно. Должен быть титульный лист. На титульном листе указываются реквизиты предприятия – название. Также титульный бланк содержит данные о годе, в котором заведена книга, и коды ОКПО.

Существуют следующие правила, согласно которым происходит оформление КК:

  1. При допущенных ошибках в книге бумажного образца их можно исправлять. Для этого достаточно перечеркнуть аккуратно тоненькой линией неточность и сверху написать правильные данные. Исправления в кассовой книге затираниями или подчищениями строго запрещаются! Все исправления в кассовой книге должны быть заверены и кассиром, и главбухом, по ним составляется отчет.
  2. Ведение электронной КК ничем не отличается от бумажной. При закрытии книги ежедневно данные сверяются с документами, после чего странички распечатывают и заверяют у ответственных лиц. Распечаткой занимается кассир, после чего листики вместе с приходниками и расходниками относит главбуху на сверку.
  3. Распечатанные листы из электронной КК остаются для хранения у кассира, в конце года сшиваются в единую книгу, по которой делается отчет. После этого ее необходимо заверить при помощи печати и всех необходимых подписей. При этом уполномоченные сотрудники подсчитывают и указывают, сколько страниц. В новом году заводится и новая книга, подшивать – обязательно.
  4. Заверить электронный вариант можно при помощи электронной подписи. Так распечатки становятся необязательными, достаточно хранения электронной книги на компьютере и распечатать ее, когда закончится период, за который составляется отчет.

Порядок ведения кассовой книги предусматривает контроль всех финсредств организации. В обязательном порядке руководитель или главбух сверяют все данные с имеющейся документацией.

Каждый приходный и расходный ордер обязательно отображается в КК. Кроме того, обязательно отображаются выплаты з/п, компенсации.

Пример: при расчете компенсации за неиспользованный отпуск сумма начисляется в задолженность сотруднику по з/п и все это отображается лист кассовой книги.

Как выбрать?

Выбор бумажной КК или в электронном виде – сугубо индивидуален. Важно, чтобы такой документ было удобно вести. Например, в электронном виде документ удобнее тем, что колонки могут содержать больше информации, да и корректировать данные намного проще в электронном виде. Способ хранения на компьютере тоже весьма удобен, это убережет от кипы ненужных бумаг и путаницы.

Срок хранения у КК не менее 5 лет после того, как закончится отчетный период. При этом условия хранения должны быть соответствующими. Обеспечение условий хранения возлагается на хозсубъект.

Особенности заполнения вручную

В нынешнем периоде есть также требования к ведению бумажной КК. Так, кассир (или тот, кто ведет книгу) обязательно должен записывать остатки наличных. Важно, чтобы остаточный вариант на конец дня совпадал с суммой на начало следующего. А вот информация про выдачу з/п и других похожих расходов (пример – выплата увольнительных) отображается отдельно. Среди других требований:

  1. В случае нехватки бланка (пример – много записей за день) можно использовать следующий лист. При этом кассир обязательно на дополнительном листике должен сделать соответствующую надпись – «перенос», указав ту же дату, что стоит на предыдущем листе.
  2. В конце дня (смены) все данные проверяются и сверяются главбухом – составляется отчет. Если заполнение выполнено правильно, бухгалтер заверяет записи подписью и отдает книгу обратно кассиру. При этом отрывные листки, приходники и расходники остаются в бухгалтерии – специалист использует их, чтобы составить отчет, а вкладной бланк – в КК у кассира.

Кк для ип

До недавнего времени, а точнее до 2014 г., ИП, что работали на общих налоговых системах или ЕНВД, в обязательном порядке должны были заниматься ведением КК, в которой отображались все операции с наличными средствами за определенный срок. Однако в том же году произошли изменения в законодательстве.

Теперь, согласно им, ИП имеет право не заводить подобную книгу, но при условии, что документооборот включает расчетные и платежные ведомости (в них, как пример, фиксируются выплаты з/п).

В этом случае КК может быть вспомогательным документом для контроля своих финансовых операций.

Однако это не означает, что при начале деятельности ИП не должен задаться вопросом о том, заводить ли ему КК.

Наоборот, он должен обратиться в налоговый орган, чтобы узнать все тонкости и нюансы, и только после этого приступать к работе, имея в наличии все необходимые документы.

Там же, в налоговой, разъяснят, в каких ситуациях можно обойтись без печати, а в каких она – обязательно должна быть в наличии у ИП.

Дисциплинарные проверки

Проверка кассовой дисциплины осуществляется налоговыми органами. Обычно происходят такие проверки раз в год. Однако есть ряд случаев, когда проверять могут и чаще, чем в установленный срок:

  • если фирму уличили или заподозрили в нарушениях;
  • если имеются жалобы, пример – отказ выдавать чек;
  • если предприятие убыточно.

Проверка кассовой дисциплины – многоэтапное действие. Сперва принимается решение о том, что будет подобная проверка. Проверяет обычно руководитель или заместитель налоговой. Далее руководителю ИП предъявляется поручение о проведении проверки.

После этого в срок 28 дней ИП обязан предоставить все необходимые и запрашиваемые инспектором документы. После этого проводится их проверка, сопоставление данных и составляется соответствующий акт с результатами выполненных работ и заключением.

Отчет остается в налоговой и с ним также ознакамливают ИП.

Ответственность за нарушения

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины несет руководитель предприятия и главбух. Меры ответственности предусмотрены ст. 15.1 КоАП. В перечне нарушений, за которые могут наказать:

  • расчеты наличкой сверх установленного размера;
  • неоприходованные (или оприходованные не в полной мере) наличные;
  • превышенные лимиты кассовых остатков в установленный срок.

В случае обнаружения этих нарушений должностным лицам грозит административный штраф в размере около 5000 р. На юрлиц накладывается штраф до 50000 р.

ВАЖНО! Обычно штрафные санкции касаются руководителя и самого предприятия.

Вывод

Кассовая книга – важный и необходимый документ, который не только поможет контролировать денежные обороты, но и поспособствует налаживанию работы с проверяющими и налоговыми органами. Чтобы не возникало проблем, книгу нужно заполнять в срок и, главное, правильно. Именно она поможет составить налоговый отчет без единой ошибки.

Совет предпринимателю. Даже в том случае, если ваш бухгалтер опытный и компетентный, и вы ему доверяете на 100%, не ленитесь периодически проверять КК, для этого можно даже установить срок.

Все мы люди и каждому из нас свойственно допускать ошибки (в том числе и неумышленные).

Такие проверки помогут избежать проблем в будущем, а также уберегут от возможных внутренних махинаций с документацией.

Источник: https://letip.ru/vedenie-ip/kassa-ip/vedenie-knigi/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.