+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Преимущества электронного документооборота

Содержание

Система электронного документооборота – что это и зачем нужно?

Преимущества электронного документооборота

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является «диадок электронный документооборот». Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

  • Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
  • Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
  • Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
  • Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
  • Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
  • Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
  • Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
  • Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

  Онлайн калькулятор расчета отпускных

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

  • Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
  • После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
  • Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
  • Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
  • В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
  • В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
  • Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота

Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

  • Работать с любыми видами документов — создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
  • Организовывать потоки документооборота — определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
  • Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

  • Регистрации всех проходящих документов — входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
  • Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
  • Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
  • Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
  • Разграничивать доступ к документам;
  • Использовать стандартные формы для всех документов;
  • Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
  • Формировать отчетность — аналитическую, статистическую и т. д.;
  • Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

  • Не все контрагенты пользуются ЭДО;
  • На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи.

Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде.

В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

СистемаОсобенностиСтоимость
ДелоОдна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования.От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
ЛогикаМожет использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователяОт 4900 до 5900 за одно место.
ЕвфратСчитается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайнОт 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
1С:АрхивПолная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио.От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
DIRECTUMОптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными.От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA-WorkFlowНовая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы.От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

  Как проверить контрагента на сайте налоговой по ИНН

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы — счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными — электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ — 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

Источник: https://ip-on-line.ru/servisy/sistema-elektronnogo-dokumentooborot.html

33 Юриста – бесплатная юридическая консультация

Преимущества электронного документооборота

Еще несколько лет назад «безбумажное делопроизводство» считалось чем-то нереальным и рассматривалось как технология будущего.

Несмотря на это, уже сейчас системы электронного документооборота внедрены на многих предприятиях крупного и среднего бизнеса, а также в общественных организациях и государственных учреждениях России.

Поскольку в системе все документы представлены в электронном виде, заметно сокращается время на обработку документации путем автоматизации делопроизводства и реализации дополнительных функций.

Получить доступ к информации теперь можно в любое время суток и с любого компьтютера, обязательно только знать нужный логин и пароль.

Такая возможность в бухгалтерии является незаменимой, люди не могут и представить себя как раньше можно было без этого работать. Современный электронный документооборот в промышленности используется все чаще и чаще, руководство компаний понимает, что это выгодно.

Преимущества электронного документооборота

Как известно, эффективность работы компании зависит от результата труда и затрат, необходимых для его достижения.

Среди всех факторов, так или иначе влияющих на эффективность работы организации, следует особо выделить такую штуку, как система электронного документооборота в бухгалтерии. Организовать электронный документооборот достаточно просто.

Главное – быстро перевести все бумажные документы в электронные. Подключить систему сможет даже новичок. Проблема только в настройке софта, которая требуется единоразово при установке оборудования. 

Внедрение систем электронного документооборота позволяет не только снизить затраты на работу с документами, но и заметно повысить качество результата. Дело в том, что сотрудники тратят много рабочего времени на выполнение рутинных операций над бумажными документами.

Сокращению расходов способствуют снижение затрат на работу с бумажной документацией, ускорение информационных потоков и уменьшение расходов рабочего времени сотрудников. Кроме того, введение системы электронного документооборота приведет к изменению корпоративной культуры.

Благодаря внедрению системы электронного документооборота, исчезает необходимость в содержании многочисленных бюрократических служащих.

Ускоренные информационные потоки способствуют сокращению времени, затрачиваемому на создание, согласование или отправку документов.

Существуют организации, которые осуществляют бухгалтерское сопровождение, а также на профессиональном уровне занимаются вопросами целесообразности введения на предприятиях систем электронного документооборота.

Благодаря электронному документообороту, у ваших сотрудников будет больше времени на более важные дела, чем регулярный поиск бумажек в огромном архиве. 

На этом преимущества электронного документооборота не заканчиваются, о них можно говорить вечно. Зато есть недостатки, которые также нужно обсудить. 

Проблемы при внедрении систем электронного документооборота

Несмотря на многочисленные преимущества механизма электронного документооборота, любая компания при внедрении этой системы может столкнуться с трудностями. Чаще всего проблемы, возникающие при введении электронного документооборота в учреждении или на предприятии, требуется решать во время реализации программы по внедрению данного механизма.

Недостатки электронного документооборота есть, и их немало. Для многих компаний проблемой является консерватизм сотрудников. Консерватизму способствуют низкая образованность персонала и отсутствие желания переобучаться или обучаться. Единственный способ решить данную проблему – это поставить сотрудников перед выбором: обучение или увольнение. 

После внедрения системы электронного документооборота появляется возможность лучше контролировать расход рабочего времени сотрудниками предприятия.

Служащие, на которых не лежит нагрузки, могут воспротивиться подобным мерам, поскольку отсутствие полезной деятельности со стороны сотрудника будет замечено руководством компании. Формирование электронного оборота документов – трудоемкий процесс, но в дальнейшем это сэкономит кучу времени. 

Еще одно препятствие – это слабая формализация бизнес-процессов. Если в компании плохо налажен бумажный документооборот, то введение электронной системы не поможет. В таком случае требуются бухгалтерские консультации и проведение структурных изменений в системе документооборота.

Вроде все недостатки электронного документооборота рассмотрели. Теперь пеерйдем к заключениям. 

Становление электронного документооборота продолжается

Электронный документооборот приобретает все большую распространенность благодаря тому, что он обеспечивает возможности автоматизировать процессы по обработке документов и снизить нецелевое расходование времени сотрудниками организаций.

Толчком к развитию «безбумажного делопроизводства» является принятие закона об электронной подписи: теперь даже электронные документы приобретают юридическую силу, поэтому могут быть использованы не только внутри учреждения, но и за его пределами.

Принятие закона обусловлено все возрастающей необходимостью во взаимодействии между различными компаниями или отдельными ведомствами. Система электронного документооборота – лучший помощник любого бухгалтера. 

Таким образом, электронный документооборот можно назвать одной из самых эффективных систем делопроизводства. Многочисленные преимущества электронного документооборота подталкивают российские организации к скорейшему внедрению подобных систем во внутреннем делопроизводстве. Формирование электронного оборота документов там – первостепенная задача на данный момент. 

Источник: https://33urista.ru/blog/drugoe/jelektronnyj-dokumentooborot-v-buhgalterii

Главные преимущества электронного документооборота

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот напрямую связан с информационной средой компании. Он повышает оперативность работы сотрудников и создает единую базу документов. Помимо этого, улучшается контроль за скоростью и качеством выполнения рабочих процессов.

Благодаря системам электронного документооборота (СЭД) многие компании обновляют аппаратное и системное программное обеспечение и переходят на новые технологические стандарты, что переводит информационную инфраструктуру предприятия на новый технологический уровень.

Как изменилсяэлектронный документооборот в наши дни

К основным тенденциям современных систем электронного документооборота относятся мессенджеры и чат-боты, облачный архив, возможность работы в условиях отсутствия соединения с сервером, наличие мобильных приложений и WEB-клиента, позволяющие работать в любом месте и с любого устройства. В наше время очень важным преимуществом СЭД является высокая производительность и неограниченное количество рабочих мест, что позволяет системе без проблем подстраиваться под размеры вашего бизнеса, обеспечивая работу с любым количеством данных.

Еще одной немаловажной тенденцией является возможность интеграции с любым почтовым клиентом и с информационными системами обмена данных. Электронный документооборот является связующим элементом между разными системами, функционирующие в организации. В наши дни наличие интеграции является уже необходимым требованием к системам электронного документооборота.

Pilot-ECM представляет из себя современную систему электронного документооборота, включающая в себя функции интеграции с любым почтовым клиентом и информационными системами, имеющая удобный мессенджер и WEB-клиент.

Особенности и масштаб компании

Системы электронного документооборота внедряют предприятия различных сфер деятельности. При внедрении системы необходимо понимать, что СЭД не имеет определенной отраслевой специфики. Она подбирается под определенные традиции или особенности компании, чем под сферу деятельности.

Важным критерием является масштаб организации. У крупной компании большой поток документов и высокий уровень информационного взаимодействия сотрудников, что повышает эффективность внедрения системы электронного документооборота.

Таким организациям очень важно, чтобы система легко адаптировалась под особенности рабочего процесса компании, автоматизировав бизнес-процессы без серьезных изменений. Для средних по размеру компаний внедрение СЭД является целью для повышения эффективности процессов управления.

Система управления корпоративным контентом Pilot-ECM обладает необходимым функционалом, подходящим для любой компании:

  • Адаптация подразмер и особенности компании
  • Обеспечениеработы с большим объемом информации
  • Возможностьработы неограниченному количествупользователей
  • Работа навысокой скорости
  • Организацияработы сотрудников удаленных подразделений

Как внедрить СЭД

В первую очередь необходимо установить программное обеспечение на сервер и рабочие места пользователей, а после настроить систему под особенности компании. В зависимости от предпочтений заказчика сделать это можно как самостоятельно, так и с помощью специалистов по внедрению от разработчика или интегратора.

Во время перехода к системе электронного документооборота вам придется начать менять привычный ход работы, не дублируя бумажные бизнес-процессы в системе.

Пользователи в процессе обучения совмещают эксплуатацию СЭД с получением базовых знаний по работе в системе. Работать в системе придется постоянно, поэтому удобство и простота стоят на первом месте.

Чем шире базовый функционал и его легко адаптировать под пользователя, тем быстрее пройдет внедрение и адаптация сотрудников.

К сожалению, часто встречается картина, когда закуплены лицензии, оплачены услуги по внедрению, а продуктом так и не стали пользоваться. Чтобы этого избежать, важно определить цели внедрения, насколько руководство заинтересовано в проекте, назначить ответственных в компании и совместно сделать пилотный проект. Есть два пути внедрения.

Либо начинать с пилотной группы инициативных сотрудников и небольшого проекта. Либо сразу запускать работу всего предприятия в новой системе, обучить всех сотрудников. Каждый выбирает путь для себя сам. Нужно быть готовым, что он будет тернист, но чем выше мотивация, тем больше шансов на успех. Система Pilot-ECM обладает понятным интерфейсом и простой установкой.

Новые пользователи быстро смогут адаптироваться к системе во время работы в ней.

Выгодно ли приобретение СЭД

Перед тем, как сделать вывод, окупаются ли затраты на системы электронного документооборота, необходимо перечислить потенциальные выгоды от использования:

  • Сокращениевремени на поиск документов
  • Рост производительности труда
  • Ускорение бизнес-процессов
  • Экономия на канцелярских товарах
  • Повышение исполнительской дисциплины
  • Обеспечение сохранности корпоративной информации
  • Прозрачность управленияОрганизация единого информационного пространства
  • Контроль своевременности выполнения задач

Некоторые из перечисленных выгод дают прямой эффект экономии средств. Другие же меняют существующие бизнес-процессы, улучшают их качество, что со временем принесет компании рост результатов деятельности.

Каждая компания стремится сократить издержки, а в этом как раз и может помочь СЭД. Порой не просто сразу посчитать эффект от внедрения, должно пройти время, чтобы качественные изменения дали свои плоды.

Результаты исследования экспертов показали, что внедрение электронного документооборота окупается в среднем за срок от 3-х месяцев до 3-х лет.

Источник: https://spark.ru/post/45324

Электронный документооборот: преимущества и недостатки, суть системы, пути внедрения

Преимущества электронного документооборота

Все больше компаний переходит на электронный документооборот, предполагающий использование разных программ для создания и хранения документов. При этом в организации отсутствует архив, содержащий бумажные копии документов.

Существует много преимуществ электронного документооборота, за счет которых предприниматели с удовольствием отказываются от применения бумажной документации.

Но для перехода на него требуется установить на рабочих компьютерах специализированное программное обеспечение, а также назначить ответственного сотрудника, который будет заниматься данным документооборотом.

Понятие электронного документооборота

Он представлен современным методом работы с разной документацией. В процессе деятельности совершенно любой организации возникает множество разных бумаг, которые приходится постоянно распечатывать и хранить в отдельном помещении в течение длительного периода времени.

Если у предпринимателя или компании имеется правильно оформленная электронная подпись, которой заверяются документы в электронном виде, то не требуется распечатывать данную документацию на бумаге.

Недостатки системы

Преимущества внедрения системы электронного документооборота являются неоспоримыми, но этот процесс имеет некоторые минусы. К ним относятся такие моменты:

  • обязательно требуется зарегистрировать электронную цифровую подпись, за создание которой уплачивается крупная сумма средств;
  • отсутствует возможность воспользоваться электронными документами, если партнеры не перешли на электронный документооборот;
  • тратится много средств и времени на установку дополнительного программного обеспечения и найм надежного сотрудника, который занимается ведением всей электронной документации;
  • еще не были закреплены какие-либо строго унифицированные форматы такого документооборота;
  • многие контрагенты и покупатели с недоверием относятся к использованию электронных документов, подписанных ЭЦП.

Поэтому каждый предприниматель предварительно должен изучить преимущества и недостатки электронного документооборота, чтобы принять верное и актуальное решение.

Причины развития

Преимущества электронного документооборота являются многочисленными и значимыми. Это приводит к тому, что он постоянно развивается и внедряется в работу разных предприятий, являющихся не только коммерческими, но и государственными. К основным предпосылкам его эффективного и постоянного развития относится:

  • Предусматривается возможность его применения в налоговом законодательстве. Некоторые виды налоговых деклараций допускается сдавать исключительно в электронном виде. Это относится к отчетам по страховым взносам, перечисленным в ПФ за наемных работников, а также к декларации 3-НДФЛ, передаваемой в ФНС за каждого сотрудника предприятия. Даже отчет СЗВ-М за всех работников фирмы сдается в электронном виде, если в организации трудится больше 25 человек. Поэтому некоторые компании просто вынуждены переходить на электронную документацию, так как им в любом случае приходится оформлять ЭЦП.
  • К основным преимуществам электронного документооборота относится возможность его фиксации в бухгалтерском учете. На основании ФЗ №402 первичная учетная документация может формироваться не только в бумажном виде, но и в электронном, если имеется возможность завизировать ее электронной подписью.
  • С 2017 года началось эффективное развитие данного документооборота в судопроизводстве. Теперь каждое решение суда должно быть опубликовано в открытых источниках. Дополнительно все фирмы и частные лица имеют возможность подать иск или жалобу в электронном виде, для чего требуется ЭЦП. Поэтому оформляется электронная подпись не только крупными компаниями, но и даже частными лицами.
  • Развитие электронных технологий происходит стремительно, поэтому теперь практически каждый человек имеет доступ в интернет, что значительно упрощает процесс общения с другими людьми и представителями государственных органов.

Поэтому можно утверждать, что применение такого документооборота становится все более востребованным.

Другое значимое преимущество

Дополнительно многие компании сотрудничают с предприятиями, находящимися в других регионах или странах, поэтому намного проще обмениваться разными документами при ведении электронного документооборота. Это позволяет значительно увеличивать рынки сбыта и налаживать контакты с непосредственными производителями.

Это является дополнительным значимым преимуществом электронного документооборота. Повышение качества управления наблюдается с первого дня внедрения подходящей системы.

Как вводится?

Первоначально руководителем предприятия оцениваются преимущества и недостатки системы электронного документооборота. Если принимается решение ввести его в компании, то для этого реализуются следующие этапы:

  • Проводится собрание акционеров, где осуществляется ание за внедрение данной системы.
  • Если решение является положительным, то издается соответствующий приказ директором фирмы.
  • Целесообразно разработать внутренний нормативный акт, регулирующий правила применения электронной документации.
  • Выбирается подпись, которая будет применяться в процессе подписания разной документации.
  • Если выбирается простая подпись, то она проставляется на основании кодов и паролей, а также других средств, причем доступ к ней является ограниченным, поэтому назначается конкретное лицо, которое будет заниматься визированием электронной документации.
  • Выбирается удостоверяющий центр. Он представлен специализированной организацией, которая занимается электронным документооборотом. Важно выбрать фирму, с которой будет выгодно и комфортно сотрудничать. Следует заранее оценить стоимость предлагаемых услуг, а также разные функции, которыми можно воспользоваться во время сотрудничества. Определяется, какую ответственность несет выбранный центр за разные ошибки, которые могут возникнуть в процессе ведения электронного документооборота.
  • Подготавливаются документы, на основании которых заключается договор с выбранным центром.
  • Подпоясывается договор с выбранной организацией. После этого центр создает и выдает своему клиенту сертификат ключа ЭЦП.
  • Происходит непосредственное внедрение электронного документооборота в работу организации. Для этого все бумажные документы переводятся в электронную форму, а также налаживается процедура обмена электронной документацией.

Счета-фактуры могут составляться в электронном виде, но предварительно следует убедиться, что для контрагента использование такой документации будет удобным. Этот обусловлено тем, что у компании должны иметься технические средства, позволяющие осуществлять обработку этих документов.

Выбор ЭЦП

Включается даже в преимущества электронного документооборота сокращение затрат на подготовку многочисленных бумажных документов. Но при переходе в любом случае придется понести определенные расходы. Они связаны с оформлением электронной подписи, применяемой в процессе визирования электронной документации.

ЭЦП может быть представлена в неквалифицированном или квалифицированном виде.

Неквалифицированная

Она оформляется с помощью криптографического преобразования данных, для чего применяется специальный ключ, имеющийся у владельца ЭЦП. Важно заранее определиться с тем, кто именно в компании будет подписывать электронные бумаги.

С помощью такой подписи можно обнаружить разные правки, внесенные в документацию уже после ее подписания.

Квалифицированная

Для этого получает компания специальный сертификат, содержащий ключ проверки ЭЦП. Для создания такой подписи учитываются требования, которые перечисляются в ФЗ № 63.

Обычно применяется такая ЭЦП в крупных компаниях, которые стремятся сохранить коммерческую тайну, поэтому за счет усиленной квалифицированной ЭЦП обеспечивается безопасность электронных документов.

После выбора конкретного вида электронной подписи заключается договор с выбранным удостоверяющим центром.

Преимущества электронного документооборота по сравнению с бумажным считаются неоспоримыми, но нередко в процессе его внедрения в работу организации возникают определенные сложности. Поэтому к правилам этого процесса относится:

  • первоначально назначается с помощью приказа руководителя специалист, который будет заниматься переводом бумажных документов в электронную форму;
  • устанавливается на каждом рабочем компьютере специальное программное обеспечение, которое позволяет подписывать документы ранее оформленной ЭЦП;
  • при составлении, оформлении и согласовании разной документации учитываются основные правила делопроизводства, которые применяются и к бумажным документам;
  • на электронных документах должны иметься все необходимые реквизиты, печати и ЭЦП;
  • в нормативные акты компании может вноситься информация относительно того, какие методы подтверждения действий с этими документами будут применяться.

Процесс считается не слишком сложным, если в нем хорошо разобраться.

Правила сотрудничества с другими фирмами

Каждая компания, внедряющая такую систему в работу, желает применять электронную документацию при сотрудничестве с основными контрагентами.

Для этого при составлении соглашения с другой компанией следует вносить в текст документа пункт о том, что все бумаги будут передаваться по электронным каналам связи. После этого нужная документация составляется и подписывается ранее оформленной ЭЦП.

Все средства ЭЦП обязательно должны быть сертифицированными, а иначе ими невозможно пользоваться во время работы фирмы.

Намного проще наладить такой документооборот с разными государственными учреждениями, например, с ФНС или ПФ. Это обусловлено тем, что в таких организациях уже имеется необходимое программное обеспечение для работы с электронной документацией.

Как хранятся документы?

Основное преимущество электронного документооборота заключается в том, что не требуется в организации выделять отдельное помещение, предназначенное для создания архива, так как все бумаги хранятся на компьютерах, серверах или разных электронных носителях. Но все равно каждая компания должна уделить грамотному хранению документации, чтобы к ней не был получен доступ посторонними лицами или организациями.

Во время хранения электронных документов учитываются следующие правила:

  • обязательно составляется номенклатура дел для всей компании, причем ее внешний вид и содержание зависят от того, в какой сфере деятельности работает предприятие;
  • проводится экспертиза ценности документов;
  • на каждой документации ставится отметка об использовании электронного документооборота;
  • все документы обязательно архивируются.

При учете данных правил не составит труд грамотно хранить документацию в электронном виде.

Заключение

Существует множество преимуществ электронного документооборота. Повышение качества работы компании является следствием его внедрения. Для этого важно принять соответствующее решение руководству предприятия, выбрать удостоверяющий центр и оформить ЭЦП. На компьютеры устанавливается специальное ПО, а также вносятся нужные изменения в нормативные локальные акты фирмы.

С помощью электронной документации значительно упрощается работа компании, а также обеспечивается легкость сотрудничества с другими фирмами и государственными организациями.

Источник: http://fb.ru/article/460791/elektronnyiy-dokumentooborot-preimuschestva-i-nedostatki-sut-sistemyi-puti-vnedreniya

Преимущества электронного документооборота

Преимущества электронного документооборота

Преимущества электронного документооборота заключаются в экономии трудовых и материальных ресурсов, а также в существенном сокращении затрат времени на создание, хранение и обработку документов. Но так ли все радужно и экономно в безбумажных технологиях? Узнайте из статьи о плюсах и минусах электронного документооборота.

Понятие электронного документооборота

Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение

Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота

Электронное взаимодействие с ПФР, ФСС, ИФНС

Итоги

Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение

Переход на электронный документооборот в компании требует серьезной предварительной подготовки. Здесь вырисовывается и первый существенный минус — немалые материальные, трудовые и иные затраты на этапе внедрения системы:

Кроме того, понадобится внести корректировки в учетную политику, отразив в ней перечень документов (связанных с налоговым и бухгалтерским учетом), участвующих в электронном документообороте, список сотрудников, имеющих право их подписи и иные важные нюансы (способы хранения документов, доступа, передачи и т. д.).

После внедрения системы (в процессе ведения электронного документооборота) необходим постоянный контроль за исполнением установленных регламентов и правил, обновлением ПО и др.

Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота

Об основных преимуществах электронного документооборота узнайте из схемы ниже:

Восхваляя электронные системы документооборота, нельзя игнорировать и его слабые стороны, которые могут свести к нулю все его достоинства:

Отдельно остановимся на таких важных составляющих любого документооборота компании, как кадровый и бухгалтерский электронный документооборот.

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Кадровый электронный документооборот представляет собой систему формирования, накопления и обмена кадровыми электронными документами как для целей самой компании, так и для информационного обмена с заинтересованными сторонами.

Элементы законодательно закрепленного кадрового электронного документооборота сейчас уже действуют: можно оформлять в электронной форме трудовые договоры с дистанционными сотрудниками, если у них есть электронная подпись (ст. 312.3 ТК РФ).

В скором времени стоит ожидать повсеместного внедрения кадрового электронного документооборота. Минтруд уже проводит эксперимент по данной теме (приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194):

Для работников эта система также выгодна: они смогут без посещения кадровой службы запрашивать в электронном виде документы и заключать договоры.

В последнее время все чаще ведутся разговоры об одной из форм электронного взаимодействия работодателя и работника, а также иных заинтересованных лиц — повсеместном внедрении электронных трудовых книжек.

Подробности об этом см. в материале «Электронные трудовые книжки – все за и против».

Переход на электронный документооборот в кадровой сфере в скором времени позволит проходить трудовые проверки дистанционно через интернет.

Его основной существенный недостаток — невозможность сразу перевести весь объем документов в электронную форму, так как отдельные кадровые документы должны обязательно содержать личную подпись работника для обеспечения должного правового обеспечения взаимоотношений работодателя и работника. А чтобы обязать работника оформить электронную подпись, понадобится время и законодательные инициативы.

Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота

Финансовые службы, в частности бухгалтерские структуры, в наибольшей степени зависят от качественного и быстрого документооборота. Этим подразделениям электронный документооборот позволяет:

  1. Систематизировать и автоматизировать работу бухгалтерии.

Преимуществами бухгалтерского электронного документооборота мы пользуемся уже довольно долгое время. Возможность формировать и обрабатывать электронные документы в специализированных учетных программах позволяет не только сократить трудозатраты, но и избежать ошибок на всех этапах создания и обработки документов (программа не позволит сделать ошибку или сразу ее выявит).

  1. Решать внутрикорпоративные задачи.

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/preimuwestva_elektronnogo_dokumentooborota/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.