+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Счет 71 – расчеты с подотчетными лицами

Содержание

71 счет в бухгалтерском учете проводки по расчетам с подотчетными лицами

Счет 71 - расчеты с подотчетными лицами

71 счет отражает расчеты с сотрудниками по суммам, выданным под отчет. В статье – характеристика 71 счета в бухгалтерском учете, проводки, примеры, бесплатные образцы документов.

Без проблем отражать расчеты с подотчетными лицами помогут следующие документы:  

Удобный учет расчетов с подотчетными лицами можно вести в программе БухСофт. Чтобы посмотреть программу, просто нажмите на кнопку ниже:

Попробовать программу

71 счет бухгалтерского учета это активно-пассивный счет, который называется “Расчеты с подотчетными лицами” и применяется, чтобы отражать расчеты с физлицами по суммам, которые выданы под отчет.

Получить подотчетные средства от работодателя может любой сотрудник, в том числе иностранный гражданин, руководитель и т.д.

Кроме того, получить средства под отчет от фирмы или предпринимателя может физлицо, заключившее с ними ГП договор – подрядчик, исполнитель.

71 счет и подотчетные лица

Выдавать под отчет разрешено и наличные суммы (из кассы), и безналичные средства, которые перечисляются на корпоративную карту, а в отдельных случаях – на личную карту сотрудника.

Назначение подотчетных средств бывает различным. Средства работодателя выдаются сотруднику в качестве аванса на командировочные расходы, для погашения долга перед контрагентом или, например, для покупки имущества, работ или услуг в интересах работодателя. Выданные суммы имеют строго целевой характер, и подотчетное физлицо не может тратить их по своему желанию на иные цели.

Передача денег сотруднику документируется в обязательном порядке. После того, как подотчетная сумма израсходована (полностью или частично), сотрудник должен отчитаться о тратах, то есть составить и утвердить авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие факт оплаты расходов и их сумму.

Полезные документы

Ознакомившись с информацией по 71 счету, не забудьте посмотреть следующие бланки, они помогут в работе:

Счет 71 в бухгалтерском учете

По факту выдачи наличной подотчетной суммы или перевода безналичных средств счет 71 в бухгалтерском учете дебетуется с одновременным отражением той же суммы по кредиту счетов, на которых ведется учет денежных сумм. Это могут быть счета 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета».

Дебет 71 счета показывает задолженность подотчетного физлица (сотрудника, подрядчика, исполнителя) перед работодателем или заказчиком.

Запись по дебету счета 71 возможна, только если оформлен первичный документ. Когда выданы наличные, составляется расходный кассовый ордер, а когда сумма перечислена безналично, первичкой может служить банковская выписка.

По факту расходования подотчетной суммы физлицо составляет обязательный документ. В качестве такого документа служит авансовый отчет. Форму отчета  работодатель или заказчик определяет самостоятельно. Как правило, используется типовая форма № АО-1. Она представлена в окне ниже, ее можно скачать.

По своему желанию работодатель может видоизменять типовую форму авансового отчета, дополнить ее какими-либо реквизитами. Требование к документу только одно – он должен иметь все обязательные реквизиты «первички», названные в законе о бухгалтерском учете. Кроме того, к авансовому отчету физлицо должно приложить документы, которые подтверждают факт траты, ее целевой характер и ее сумму.

По факту утверждения руководителем авансового отчета с приложенными к нему документами счет 71 в бухгалтерском учете кредитуется с одновременным отражением стоимости купленного имущества, услуг или работ по дебету соответствующих бухгалтерских счетов. Если подотчетной суммы оказалось недостаточно, то имеет место перерасход.

Кредит 71 счета показывает задолженность работодателя или заказчика перед подотчетным физлицом.

71 счет: расходы на хозяйственные нужды

Юрлицо или предприниматель вправе задействовать подотчетное лицо при покупке имущества, услуг или работ в своих интересах. Типовые проводки при такой операции приведены в таблице 1.

Таблица 1. 71 счет: расходы на хозяйственные нужды

ДтКтПояснение по операции
7150 Выдана подотчетная сумма на целевые расходы
10 (26, 41, …)71Утвержден отчет физлица
5071 Физлицо вернуло неизрасходованную сумму
7150Возмещен перерасход физлицу

Пример 1

Из кассы ООО «Символ» выдано уборщице 5000р. на покупку чистящих и моющих средств. Уборщица приобрела в гипермаркете моющие и чистящие средства на сумму 3000р. Неизрасходованную сумму она вернула в кассу «Символа». Бухгалтер отразил операции в учете:

ДтКтСуммаПояснение по операции
71505000Выданы наличные уборщице
26713000Утвержден отчет уборщицы
50712000Уборщица вернула неизрасходованную сумму

71 счет: командировочные расходы

Если работодатель направляет сотрудника в командировку в своих интересах, сотрудник имеет право получить аванс на расходы в командировке – на суточные, на стоимость проживания, проезда и т.д. Типовые проводки при такой операции приведены в таблице 2.

Таблица 2. 71 счет: командировочные расходы

ДтКтПояснение по операции
7150 (51)Выдан сотруднику подотчетный аванс на командировку
10 (26, 41, …)71Утвержден отчет сотрудника по итогам командировки
50 (51)71Физлицо вернуло неизрасходованную сумму
7150 (51)Возмещен перерасход физлицу

Пример 2

Из кассы ООО «Символ» выдано из кассы 5000р. в качестве суточных руководителю отдела сбыта при его убытии в командировку на пять дней. Бухгалтер «Символа» отразил операции в учете:

ДтКтСуммаПояснение по операции
71505000Выданы наличные руководителю отдела сбыта
44715000Утвержден отчет руководителя отдела сбыта
7068 субсчет «Расчеты по НДФЛ»195(5000р. – 700р. х 5 дн.) – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных

71 счет: расчеты с контрагентами

Юрлицо или предприниматель вправе рассчитаться с контрагентом через подотчетное лицо. При этом действует ограничение по сумме наличных расчетов по одному договору – не более 100 000р. Типовые проводки при такой операции приведены в таблице 3.

Таблица 3. 71 счет: расчеты с контрагентами

ДтКтПояснение по операции
7150Выдана подотчетная сумма для уплаты контрагенту
6071Утвержден отчет сотрудника

Пример 3

ООО «Символ» купило у ООО «Монолит» материалы стоимостью 11 800р. и выдало курьеру эту же сумму наличными для внесения в кассу ООО «Монолит». Бухгалтер «Символа» отразил в учете:

ДтКтСуммаПояснение по операции
715011 800Выданы наличные курьеру
607111 800Погашен долг перед ООО «Монолит»

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1593-71-schet

Счет 71 – расчеты с подотчетными лицами

Счет 71 - расчеты с подотчетными лицами

Счет 71 – расчеты с подотчетными лицами – помогает бухгалтеру понять, на какой стадии находятся взаиморасчеты с сотрудниками. Как правильно организовать учет на счете 71расчетов с подотчетными лицами, читайте в нашей статье.

Подотчетные суммы: кому, зачем

Характеристика счета 71 – расчеты с подотчетными лицами

Пример использования счета

Итоги

Подотчетные суммы: кому, зачем

В жизнедеятельности любой организации возникают ситуации, когда расчет за наличные средства предпочтительнее, чем оплата по счету через банк, или когда сотрудник едет в командировку, или есть необходимость устроить культурную программу важному клиенту.

Все эти ситуации приводят к появлению сумм, выданных работникам компании на определенные нужды с последующим предоставлением отчета по тратам. То есть подотчетные деньги — это те средства фирмы, которые тратятся сотрудниками в соответствии с назначенными целями.

Для контроля используется счет 71 – расчеты с подотчетными лицами аккумулируются именно там.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Как происходит выдача средств под отчет:

  1. Сотрудник пишет заявление на имя директора с указанием запрашиваемой суммы, цели траты, планируемой даты затрат. Директор визирует данное заявление.
  2. При условии отсутствия ранее выданного и не «закрытого» аванса сотрудник получает денежные средства на руки.

ВАЖНО! Положение по ведению кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У запрещает выдавать денежные средства при незакрытом остатке предыдущего аванса.

Как поступить, если сотрудник не вернул деньги, полученные из кассы, читайте в нашем материале«Погашение долга по подотчету при увольнении».

  1. В течение 3 дней после командировки сотрудник представляет авансовый отчет с приложением документов. Если это были хозяйственные или прочие траты, авансовый отчет необходимо предоставить в течение 3 дней по окончании срока, на который они выдавались. Этот срок нормативно не установлен, поэтому его необходимо утвердить локальным актом для усиления контроля над расходами.

Подробнее о сроках можно прочитать в статье «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет».

Иногда возникает обратная ситуация: работник не получал деньги из кассы, но пришлось потратить на нужды предприятия.

Что делать в таком случае, читайте в нашей статье.

Далее бухгалтер обрабатывает полученные документы и проводит их через счет расчетов с подотчетными лицами, т. е. счет 71.

Характеристика счета 71 – расчеты с подотчетными лицами

Что же о счете 71 по расчету с подотчетными лицами говорит нам инструкция по применению плана счетов?

Данный счет предназначен для сбора информации о расчетах с работниками. Подотчетные суммы, не возвращенные в срок, списываются как недостачи. Развернутый учет на счете 71 – расчеты с подотчетными лицами – ведется по каждому сотруднику индивидуально.

Рассмотрим типовые проводки по данному счету:

ДтНаименование счетаКтоперации
7150, 51Выдача денежных средств работнику через кассу или на корпоративную либо личную карту
07, 10, 15, 20, 41, 44 и т. д.Счет для учета трат (материалы, затраты, расходы на продажу — в зависимости от предоставленных документов и вида покупки)71 «Подотчетные лица»Разнесены по соответствующим счетам затраты, понесенные подотчетниками (куплен товар или материал либо приобретена услуга)
19Входящий НДСВыделен НДС из затрат, понесенных сотрудником
70,73Расчеты с персоналом по оплате труда либо по прочим платежамНе возвращенная в срок сумма списана в счет зарплаты или прочих расчетов с сотрудником
94Недостачи от потери ценностейНевозвращенная сумма средств списана как недостача
50,51Расчетный счет, кассаОстаток средств возвращается в кассу предприятия

Пример использования счета

Рассмотрим на конкретном примере взаиморасчеты с сотрудниками по выданным под отчет суммам. Используем счет 71 – подотчетные лица.

В ООО «Хлопушка» возникла необходимость в покупке запчастей для ремонта машины. Денежные средства в размере 25 000 руб. выданы в подотчет Сахарову О. По всем ранее выданным средствам он отчитался. Сразу после покупки был представлен авансовый отчет на сумму 20 130 руб., в том числе НДС.

Генеральный директор представил отчет, к которому приложены кассовые чеки из ресторана. Это был ужин с потенциальным клиентом, то есть представительские расходы на сумму 5 400 руб.

В бухгалтерском учете следует отразить такие операции:

  • Дт 71 Кт 50 — 25 000 руб. — выдано в подотчет на основании заявления сотрудника;
  • Дт 10 Кт 71 — 17 059,32 руб. — оприходованы материалы, купленные подотчетником;
  • Дт 19 Кт 71 — 3070,68 руб. — выделен НДС по купленным материалам;
  • Дт 50 Кт 71 — 4 870 руб. — неизрасходованный остаток средств возвращен в кассу;
  • Дт 44 Кт 71 — 5 400 руб. — отражены представительские расходы согласно предоставленным чекам, смете мероприятия, актам о проведении мероприятия.

Итоги

Грамотный учет взаиморасчетов по подотчетным суммам значительно упрощает контроль за расходом средств, выданных сотруднику. Как видим, организовать его на счете 71 по расчету с подотчетными лицами не так уж и сложно.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/schet_71_raschety_s_podotchetnymi_licami/

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Счет 71 - расчеты с подотчетными лицами

ДебетКредит
Сальдо начальное – наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц организации на начало месяцаСн = 500
Оборот по дебету – выдача денег подотчетным лицам3) 1300Оборот по кредиту – списание подотчетных денег4) 160005) 1280
Од = 15800Ок = 17780
Сальдо конечное – наличие кредиторской задолженности подотчетным лицам на конец месяцаСк = 17780 – (500 + 15800) = 1480

Пример4.На начало месяца предприятие имеетубыток 4000 руб. В течение месяца отражены(Табл. №4) хозяйственные операции.Оформить активно-пассивный счет 99«Прибыли и убытки», рассчитать оборотыи сальдо.

Таблица№ 4.

№п.п.операцииСумма, руб.
1.Получена прибыль от реализации продукции18000
2.Отражен убыток от потерь готовой продукции на складе3000
3.Выплачен штраф за несвоевременное перечисление налогов в бюджет1500
4.Получена прибыль от продажи патента6000

Счет 99 «Прибыли и убытки»

ДебетКредит
Сальдо начальное – наличие убытка на начало месяцаСн = 4000
Оборот по дебету – отражение убытков2) 30003) 1500Оборот по кредиту – отражение прибыли4) 6000
Од = 4500Ок = 24000
Сальдо конечное – наличие прибыли на конец месяцаСк = 24000 – (4000 + 4500) = 15500

Каквидно из примеров хозяйственные операциипредприятия по-разному заставляютработать активные и пассивные счета,тем самым, влияют на изменение суммысчета. В общем виде варианты связейсчетов и поведение счета представленына Рис.8.

№№п/пСчет АктивныйСчет Пассивный
Дебет КредитДебет Кредит
1
2
3
4

=Увеличение суммы; = Уменьшениесуммы.

Рис.8.Схема воздействия хозяйственных операцийна счета

3.1. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

Подтехникой бухгалтерского учета понимаетсяспособ его ведения, т.е. способ регистрацииинформации по экономическому объектув учетных регистрах, осуществляемыйвручную или с использованием средствавтоматизации.

Учетные регистры – это таблицы специальнойформы,предназначенные для регистрациихозяйственных операций: длясистематизации и накопления информации,содержащейся в принятых к учету первичныхдокументах, для отражения на счетахбухгалтерского учета и в бухгалтерскойотчетности.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрахбухгалтерского учета обеспечиваютлица, составившие и подписавшие их. регистров внутреннейбухгалтерской отчетности являетсякоммерческой тайной, за разглашениекоторой соответствующие лица несутответственность, установленнуюзаконодательством РФ.

Итак,бухгалтерский учет ведется в многочисленныхрегистрах. Для учетной регистрациииспользуются в разных сочетаниях книги,карточки, журналы-ордера, ведомости иотдельные листы, записи в которых могутпроизводиться в различной последовательности.Все это приводит к образованию иприменению разнородных форм бухгалтерскогоучета.

Подформой бухгалтерского учета понимаетсяопределенная система использованиябухгалтерских документов, т.е. системаиспользования бухгалтерских документовдля регистрации данных, их хранения иконтроля.Существуют признаки, которые отличаютодну форму бухгалтерского учета отдругой, это:

  • количество применяемых регистров, их назначение, содержание и внешний вид;
  • взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;
  • последовательность и способы записей в учетные регистры;
  • степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.

Насочетании этих признаков образовалисьисторически следующие основные формыведения бухгалтерского учета:

-упрощенная форма учета для малыхпредприятий;

-журнально-ордерная;

-мемориально-ордерная;

-автоматизированная форма, с применениемпрограмм автоматизации бухгалтерскогоучета.

Упрощеннаяформа бухгалтерского учета.Малым предприятиям с простым технологическимпроцессом производства продукции,выполнения работ, имеющим незначительноеколичество хозяйственных операций (неболее 300 в месяц), рекомендуется применятьупрощенную форму бухгалтерского учета.Упрощенная форма бухгалтерского учетаможет вестись двумя способами:

  1. как простая форма бухгалтерского учета;

  2. как форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета.

1.Простая форма бухгалтерского учета.Применяется малым предприятием ииндивидуальным предпринимателем если:

-отсутствуют собственные основныесредства;

-поступления материалов незначительныи материалы полностью используются напроизводство продукции в отчетноммесяце;

-расчеты с покупателями за проданнуюпродукцию ведутся сразу по фактусовершения операции;

-имеет место простое производство, т. е.отсутствует незавершенное производство;

-не осуществляются авансовые выплатыпоставщикам ресурсов;

-учет доходов и расходов ведется наоснове полученных и уплаченных наличныхденежных средств (кассовым методом).

Приэтой форме ведения бухгалтерского учетана основе первичных документов создаетсядокумент регистрации первичных данных- Книгаучета хозяйственных операций.Книга учета является комбинированнымрегистром и совмещает как хронологическую,так и систематическую регистрациюопераций.

В ней, как начальная информация,отражаются остатки по счетам на началотекущего календарного года. В течениегода в книге вхронологическом порядкерегистрируютсявсе хозяйственные операции,которые одновременно отражаются насчетах бухгалтерского учета.

В книгеучета содержатся все бухгалтерскиесчета, используемые малым предприятием,что позволяет вести учет хозяйственныхопераций на каждом из них. В концеотчетного периода подсчитывают дебетовыеи кредитовые остатки по всем счетам,которые в дальнейшем служат даннымидля составления баланса.

Ведение книгиучетахозяйственныхоперацийне исключает использования других формучета, например, журнала хозяйственныхопераций, кассовой книги или ведомостей.Так, для учета расчетов по оплате труда,расчетов с бюджетом по налогу на доходыфизических лиц, единому социальномуналогу, создается ведомость учетазаработной платы.

Малоепредприятие может вести Книгу учетахозяйственных операций в виде ведомости,открывая ее на месяц, или в форме журнала,в котором учет совершается в течениевсего отчетного года.

2.Формабухгалтерского учета с использованиемрегистровбухгалтерскогоучета рекомендуется малым предприятиям,которые имеют на балансе собственныеосновные средства, определенные запасыматериалов. Расчет с покупателями ипоставщиками ведут с предварительнойили последующей оплатой счетов.

Вкачестве учетных регистров применяются восемь ведомостей (от В-1 до В-8) дляучета имущества предприятия и источниковего образования, и одна шахматнаяведомость (В-9) для обобщения данныхэтих 8-ми ведомостей и проверкиправильности, произведенных в нихзаписей по счетам бухгалтерского учета.

Рассматриваемый способ ведениябухгалтерского учета предусматриваетследующий порядок записей (Рис.9):

Рис.9. Порядок заполнения форм с использованиемведомостей

Мемориально-ордернаяформа тожерекомендуется малым предприятиям. Присвоем использовании она требует, чтобывсеоднородные хозяйственные операции наосновании первичных документов былизанесены в накопительные документы – мемориальные ордера, в которых записываютсясодержание операции, сумма и корреспонденциясчетов. Мемориальным ордерам присваивают порядковые номера.

Например, мемориальныйордер № 1 ведется – по счету 50 «Касса»,мемориальный ордер № 2 – по счету 51«Расчетный счет» и т.д. Итоговые данныемемориальных ордеров в конце месяцазаписываются в хронологическом порядкев регистрационный журнал. Итоговаясумма по регистрационному журналудолжна быть равна сумме дебетовых икредитовых оборотов по всем синтетическимсчетам.

К достоинствам мемориально-ордернойформы ведения учета можно отнестипростоту заполнения учетных регистров,легкость проверки правильности отраженияопераций, возможность исправленияошибок при сверке данных.

Недостаткамиявляются многократность записи однойи той же суммы в разных регистрах, чтоприводит к усложнению работы и увеличениювероятности ошибок, а также отставаниеаналитического учета от синтетического, сложность составления отчетности.

Журнально-ордернаяформаведения бухгалтерского учета в настоящеевремя является наиболее прогрессивнойи распространенной. Именно она используетсяв программах автоматизации бухгалтерскогоучета.

Журналы-ордераэтобухгалтерские регистры, построенныепо шахматному принципу. Журнально-ордернаяформа сочетает хронологические исистематические, аналитические исинтетические учетные регистры.

Ксинтетическим (сводным) регистрам относятся:

    1. Оборотная ведомость

    2. Справка аналитическая по счету

    3. книга

    4. Бухгалтерский баланс (форма №1).

Журналы-ордераведутся на основании первичных документовисоставляются по кредитовому признакусчетов, т.е.в них отражаются операции, которыепрошли по кредиту данного счета вкорреспонденции с дебетом других счетов.Последовательность заполнения учетныхрегистров по журнально-ордерной формепредставлена на Рис.10.

Рис.10. Порядок заполнения форм с использованиемжурнальнов-ордеров

Внастоящее время разработаны программы,которые позволяют автоматизироватьбухгалтерский учет на предприятиях спомощью персональных компьютеров. Всепрограммы предлагают стандартный наборинструментов, позволяющих облегчить иавтоматизировать работу бухгалтера.Большинство программ универсальны идают возможность автоматизироватьбухгалтерский учет любого вида сложности.

К наиболее популярным программам веденияавтоматизированного бухгалтерскогоучета относятся: 1С: Бухгалтерия, Инфо- Бухгалтер, Турбо – Бухгалтер, Парус ит.д. Основной источник информации впрограммах автоматизации бухгалтерскогоучета – журнал хозяйственных операций.

Данные вводятся в журнал в виде первичныхдокументов, проводок или типовыхопераций, перечень которых можно изменить и дополнить. Обрабатывая этот журнал,программы делают разноску операций посчетам, определяют обороты и сальдо,составляют оборотную ведомость, готовятитоговый баланс предприятия и другиеотчеты.

Программы позволяют вестиразличные виды учета: синтетический ианалитический, суммовой и количественный,валютный учет, проводить расчет заработнойплаты и действующих налогов.

Источник: https://StudFiles.net/preview/4279509/page:11/

Характеристика счета 71

Активно-пассивный счет 71 фиксирует по кредиту производимые работниками траты, а по дебету их оплату. Синтетический учет показывает общие суммы оборотов и остатков по взаимоотношениям персонала с организацией в части производственных расходов, а аналитические регистры конкретизируют информацию.

Анализ счета 71 организуется по каждой сумме для соблюдения законодательства, по которому отводится три дня (п. 6.3 Указаний) для отчета за полученные деньги.

У командировочных сотрудников отсчет начинается после приезда, у работающих на местах – с даты расходного кассового ордера.

По информационному содержанию счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является регистром материального учета и до поступления в бухгалтерию документов, содержащих информацию об израсходовании отпущенных средств, выдавать следующую сумму работнику запрещено.

Учетная политика, утвержденная в организации, определяет каким будет 71 счет: активный или пассивный. Если установлено, что расходы оплачиваются после их совершения, то остаток будет постоянно кредитовый.

Такой вариант применяется организациями, в которых траты персонала характеризуются маленькими суммами и эпизодичностью. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 имеет дебетовый итог, если учетная политика предусматривает авансирование расходов.

Предварительная выдача денег сотрудникам практикуется предприятиями, чья деятельность связана с частыми, длительными командировками или постоянными закупками за наличный расчет.

При активно-пассивном методе организации расчетов с персоналом схема счета 71 строится в следующем порядке:
ДебетКредит
Остаток на начало периода в развернутом видеЗадолженность служащих перед организациейЗадолженность организации перед служащими
ОборотыВыдача денежных средств
Приобретение материалов, услуг
Остаток на конец периода в развернутом видеДолг предприятия перед сотрудникамиДолг сотрудников перед предприятием

71 счет бухгалтерского учета – это регистрация информации о подотчетниках не только по операциям с наличными деньгами, но и по безналичным перечислениям на личные банковские карточки служащих или корпоративные карты.

Расчеты с работниками посредством финансовых учреждений не подпадают под контроль Указаний Центрального банка № 3210 от 11.03.2014 г., так как сч. 71 не корреспондирует с 50 «Касса».

Следовательно, отсутствует обязанность соблюдения 3-х дневного срока для отчета за полученные средства и ограничение на выдачу денег не отчитавшемуся работнику.

Проводки по счету 71

Типовые операции по регистрации расчетов с подотчетными лицами регламентирует Приказ Минфина № 94н в редакции от 08.11.2010 г., закрепляющий законодательно План счетов бухгалтерского учета.

Согласно параграфам документа 71 счет бухгалтерского учета – это регистр, содержащий сведения о взаимоотношениях с персоналом по денежным средствам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, командировочные расходы.

По кредиту отражаются использованные суммы:

  • Материальные затраты для производства – корреспонденция с 07, 08, 10, 15, 16, 20-29, 41, 44, 45, 97;
  • Возврат неизрасходованных средств – корреспонденция с 50, 51, 55, 57.

Дебет 71 счета показывает каким образом работникам выдавались средства – через кассу (50), банк (51, 52, 55) или они получены от сторонних организаций (76). Запрещена личная передача подотчетных сумм между сотрудниками. Валюту ведения расчетов определяют субсчета 71 счета: рублевый 71/01 и валютный 71/02.

Инструкция к плану счетов предусматривает типовые корреспонденции для систематизации единого подхода предприятий к ведению бухгалтерии.

Отсутствующая в ней корреспонденция счета 71 вводится организацией самостоятельно при соблюдении правил Инструкции.

Пример – рублевые операции по авансовой оплате поставщику или отражению входного НДС: кредитуется счет 71 1 с дебетом 60 1 «Расчеты с поставщиками» и 19 3 «НДС при приобретении МПЗ».

Приказом руководителя компании устанавливается срок, на который выдаются подотчетные средства.

Превышение времени нахождения на руках персонала наличных денег квалифицируется как недостача – формируются проводки по 71 счету в корреспонденции с 94.

После выяснения обстоятельств суммы вычитаются из заработной платы по заявлениям служащих или относятся на финансовые результаты при невозможности возврата.

Аналитический учет по счету 71

Контроль денежных сумм организуется по каждому работнику, получающему денежные средства для оплаты производственных, коммерческих расходов. В зависимости от того, каким назначен учетной политикой предприятия 71 счет – активный или пассивный, информация анализируется по виду остатков.

Дебетовые суммы отслеживаются по дате получения с целью предотвращения повторных выдач наличных и ревизии за своевременностью предоставления авансовых отчетов.

По кредиту счета 71, расчеты с подотчетными лицами контролируются для получения точных сведений о задолженности компании перед служащими и планирования ее погашения.

Синтетический и аналитический учет сумм, выданных работникам, или долг предприятия перед ними отражается в карточке. Внешний вид регистра варьируется в зависимости от используемой бухгалтерской программы.

Источник: https://spmag.ru/articles/schet-71-raschety-s-podotchetnymi-licami

71 счет. 71 счет бухгалтерского учета

Счет 71 - расчеты с подотчетными лицами

На каждом предприятии время от времени возникает необходимость выдачи наличных денег сотрудникам на различные цели, например такие как:

• аванс на командировочные расходы;

• аванс на административно-хозяйственные нужды, покупку товарно-материальных ценностей, запасных частей, на оплату почтовых и представительских расходов, а также всевозможных сборов.

Итак, разберемся, кто именно вправе получать средства под отчет, какие основания для этого нужны, как правильно оформить документы и учетные операции по выдаче денег, а также грамотно составить авансовый отчет о произведенных затратах.

Подотчетные лица – кто они?

Бывают случаи, когда неопытный или нерадивый бухгалтер выписывает денежную сумму представителям поставщика или заказчика и относит ее на 71 счет бухгалтерского учета. В основном этим грешат маленькие предприятия, полагая, что таким образом они рассчитались с кредитором или оплатили заказ. Это грубое нарушение законодательно установленных нормативно-правовых актов.

Подотчетные лица – это обязательно работники предприятия. Кроме того, выдачу денег под отчет предваряет заключение с сотрудником договора о материальной ответственности, в котором определяется ее мера и оговариваются права и обязанности сторон.

Как правило, круг материально-ответственных и подотчетных лиц устанавливает руководитель, издавая соответствующее распоряжение, ежегодно обновляемое. Учет расчетов по подотчетным суммам отражает 71 счет.

Расходы по командировкам

Подотчетные денежные суммы на командировочные расходы выдаются из кассы или перечисляются на карту сотрудника на основании письменного заявления с резолюцией руководителя.

Конечно, в этом случае договор о материальной ответственности заключать не нужно, ведь отправиться в командировку может любой сотрудник фирмы, и основанием для поездки служит приказ руководства, а отражает операции бухгалтерский счет 71.

Основания для выплаты денежных средств под отчет

Подобная выдача регламентируется действующим законодательством, и основными правилами этой операции являются следующие:

• запрещено оформление документов на выплату денег под отчет, если сотрудник не отчитался за полученные ранее суммы;

• деньги выдаются по заявлению, завизированному руководителем с отметкой о размере суммы и сроке, на который она выдается;

• отчет о произведенных расходах составляется и подписывается в течение 3 дней после окончания командировки или истечения установленного руководителем срока.

Документальное оформление

Итак, после того как расходы произведены, или по приезде из командировки сотрудник обязан отчитаться в 3-дневный срок и представить бухгалтеру авансовый отчет формы АО-1 с приложенными документами, доказывающими состоятельность осуществленных трат.

В авансовом отчете подсчитываются итоги, и выводится результат:

• остатка денег нет, так как израсходованы все средства;

• остаток есть, так как трат произведено меньше, чем планировалось;

• перерасход выданных денежных средств, так как они затрачены в большем объеме.

Остаток возвращается в кассу фирмы по ПКО, а сумма перерасхода выдается на руки по РКО. Все учетные операции по подотчетным суммам отражает 71 счет бухгалтерского учета.

При несоблюдении установленных законодательством правил сумма подотчетных средств удерживается из зарплаты или отражается как недостача и впоследствии взыскивается по решению суда.

Как работает счет

Рассматриваемый счет обобщает информацию о расчетах с сотрудниками по средствам, выданным под отчет. Данные суммы относятся в дебет счета 71, корреспондируясь со счетами денежных средств, например, 50 – «Касса». Документально подтвержденные суммы затрат списываются с кредита счета 71 в дебет затратных счетов, например 10 – «Материалы», и др.

Не возвращенные сотрудниками суммы списываются с кредита счета 71 в дебет счета 94 – “Недостачи”. Впоследствии эти суммы списываются с кредита 94 в дебет счета 70. Если удержание из заработной платы в силу каких-либо причин невозможно, то дебетуется счет 73 и встает вопрос о возмещении предприятию нанесенного ущерба.

Следует отметить, что аналитический учет ведется отдельно по каждому сотруднику с обязательным выведением ежемесячных итогов.

Механизированный учет с применением программы “1С” позволяет составить нужный документ в разрезе выданных или списанных сумм, установить временной диапазон или задать список подотчетных лиц, все данные объединяет карточка счета 71.

Подотчетник же должен отчитаться по каждой выданной сумме, составив авансовый отчет в отведенные сроки. Аналитика объединяется в журнал-ордер по счету 71, который составляется в конце отчетного периода.

Бухгалтерские учетные записи

Каждый авансовый отчет отрабатывается бухгалтером с разноской данных на счет 71. Проводки, отражающие операции по учету подотчетных сумм:

• Д-т 71 – К-т 50 – выдана из кассы подотчетная сумма.

• Д-т 71 – К-т 51 – сумма перечислена с расчетного счета на карту сотрудника.

• Д-т 41 – К-т 71 – покупка товаров из подотчетной суммы.

• Д-т 10 – К-т 71 – приобретение материалов.

• Д-т 26 – К-т 71 – списаны общехозяйственные расходы, например оплачены почтовые услуги.

• Д-т 20 – К-т 71 – списаны командировочные расходы.

• Д-т 50 – К-т 71 – остаток подотчетной суммы внесен сотрудником в кассу.

• Д-т 70 – К-т 71 – остаток подотчетной суммы удержан из зарплаты работника.

• Д-т 94 – К-т 71 – сотрудник не отчитался о произведенных тратах в установленный срок.

• Д-т 73.2 – К-т 71 – удержание недостачи с сотрудника.

• Д-т 91.2 – К-т 71 – отнесение суммы недостачи на прочие расходы, если взыскание невозможно.

Особенности счета №71

Счет является активно-пассивным. Выше мы рассмотрели традиционные бухгалтерские проводки по счету 71, когда он выступает как активный, т. е. дебетуется при получении денег и кредитуется при списании расходов. В качестве пассивного счет используется реже, но такие случаи бывают.

Например, денег в кассе фирмы нет, а ехать в командировку надо, и сотрудник согласен использовать личные финансы с тем условием, что по возвращении командировочные расходы будут оплачены. В этом случае составляется проводка Д-т 20 – К-т 71.

В этом случае возникли расходы до их оплаты, и предприятие обязуется их возместить. В этом примере 71 счет – пассивный.

Если фирма – плательщик НДС

Если компания является плательщиком НДС и аккумулирует сумму налога, уплаченного за товары или услуги, на счете 19 – «НДС», то при покупке материалов или оплате услуг из подотчетных сумм необходимо отразить сумму НДС проводкой Д-т 19 – К-т 71 – на сумму налога, уплаченного.

Принимая авансовый отчет, бухгалтер проверяет подтверждающие расходы документы. Это могут быть накладные, счета и счета-фактуры при приобретении имущества, кассовые и товарные чеки, подтверждающие оплату всевозможных услуг, т. е. первичные документы, являющиеся фундаментальной основой для отнесения затрат на 71 счет.

Основным требованием проведения хозяйственной операции в учете является письменное подтверждение совершенной операции.

Иными словами, все расходы, указанные в авансовом отчете, должны быть оправданы и подтверждены первичными учетными документами, правильно оформленными, с заполненными реквизитами, необходимыми подписями, печатями и штампами.

Расходы, не подтвержденные документами или подтвержденные недооформленными бумагами, не могут быть приняты и отражены в учете, а это чревато неприятными последствиями. Сотрудник из своего кармана оплатит такие затраты.

Поэтому подотчетному лицу следует серьезно подходить к вопросу оформления авансового отчета, своевременно требовать правильно заполненные документы на произведенные расходы.

Действия бухгалтера

Бухгалтер, принимающий авансовый отчет, проверяет арифметические подсчеты, наличие и оформление оправдательных документов, в специальном разделе делает записи об отражении расходов, выверяет 71 счет, подтверждая разноску своей росписью. Затем выписывает приходный или расходный кассовый ордер на сумму расхождений между выданной и израсходованной суммами, вручает его кассиру и закрывает авансовый отчет.

Что необходимо помнить при налоговых проверках

Срок, на который подотчетному лицу выдаются средства на хознужды, законом не установлен. Он может определяться руководителем организации. Однако законом это не трактуется как обязанность директора. При установлении срока работник обязан отчитаться по расходам в течение 3 дней после его истечения.

А если срок не был установлен, то, даже продолжительное время не отчитываясь по подотчетной сумме, нарушить его нельзя.

Поэтому если в компании не определяется подобный срок, то претензии налоговиков по поводу долговременного нахождения подотчетной суммы на руках обязательно будут предъявлены, хотя считать их обоснованными нельзя.

Выявляя подобные случаи, налоговые органы квалифицируют их как получение беспроцентного займа, требуя определить величину материальной выгоды, возникшей у сотрудника, включить ее в состав его доходов и удержать НДФЛ.

Такое требование налоговиков незаконно, так как понятие материальной выгоды, установленное ст. 212 НК РФ, не включает описанную выше ситуацию. В соответствии с НК материальной выгодой являются доходы, полученные:

• от экономии на процентах за пользование средствами кредитных организаций;

• от приобретения имущества или услуг по гражданско-правовому договору;

• от приобретения акций или других ценных бумаг.

Доводы налоговых органов в этом случае неправомерны, так как займы в кредитных организациях оформляются договором, а выдача подотчетной суммы осуществляется по заявлению. Но в интересах руководства компаний – правильно оформлять документы на выдачу средств под отчет во избежание претензий проверяющих органов.

Источник: http://fb.ru/article/146406/schet-schet-buhgalterskogo-ucheta

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.