+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Составляем приказ о подотчетных лицах – образец 2018 – 2019

Содержание

Распоряжение на выдачу подотчетных сумм образец 2019 скачать

Составляем приказ о подотчетных лицах - образец 2018 - 2019

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2018 года.

Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

Образец приказа о назначении подотчетных лиц (2017) Скачать Образец о разовой выдаче Скачать Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где удобно.

Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы.

Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Правила составления документа Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

  1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре.

Приказ о подотчетных лицах

Какие формулировки должен содержать приказ Для того, чтобы выдача подотчетных средств не привела к начислению штрафов, составить приказ нужно правильно. Формулировка может быть следующая:

  • «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой под отчет 35 000 рублей на 3 рабочих дня для приобретения канцтоваров»;
  • «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой из кассы на хозяйственные нужды 35 000 (Тридцать пять тысяч) рублей 00 копеек на срок до …».

Такие варианты формулировок содержат необходимую информацию, поэтому претензий со стороны проверяющих органов не будет.

Приведем образец приказа на выдачу подотчетных сумм.

Приказ на выдачу денег в подотчет образец 2018 года

Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,

  • водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
  • бухгалтеры и кассиры предприятий.

Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия. Понятие подотчетных денег Любые средства, выдаваемые бухгалтером или кассиром компании кому-либо из сотрудников авансом (т.е.

заранее) для оплаты любых нужд, связанных с деятельностью предприятия называются подотчетными.

Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2017-2018

Важно Расчеты с подотчетниками К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры.
Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов.

В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет.

Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 года. В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги.

Приказ на выдачу подотчетных сумм 2018: образец

Как составить приказ на выдачу суммы под отчет Новая редакция Указаний Банка России не содержит информацию о том, какими именно документами нужно оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств. Налоговые органы поясняют, что в таким документом должен быть приказ руководителя.

Рассмотрим как оформить приказ, чтобы избежать ненужных споров в налоговыми органами. Составить приказ нужно в свободной форме. Однако содержать он должен четко сформулированную, а не «размытую» информацию.

Если информация будет представлена в неточном виде, то организацию могут привлечь к административной ответственности за неправильное ведение кассовых документов. Штраф при этом составит 50 000 рублей.

Помимо этого сотруднику на подотчетные средства могут начислить НДФЛ, если проверяющие налоговые инспекторы посчитают выданные денежные средства за доход работника.

Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2018 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет. Подписывайтесь на бухгалтерский канал в Яндекс-Дзен!

  • 1 Кому можно выдавать деньги на нужны бизнеса
  • 2 Заявление о выдаче денег: нужно ли оно?
  • 3 Как издавать приказ о выдаче денег: пример
  • 4 Сроки выдачи денежных средств
  • 5 Процесс выдачи денег

Кому можно выдавать деньги на нужны бизнеса Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Онлайн журнал для бухгалтера

Заявление о выдаче денег: нужно ли оно? Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена.

Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет: Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У.

С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании.

Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2018 году.

  • Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
  • Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
  • Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
  • В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
  1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
  2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
  3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
  4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера.

Распоряжение на выдачу подотчетных сумм образец 2018 скачать

Указания № 3210-У).

  • оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):

Проводка Операция Д 71 — К 50 Работнику выданы деньги под отчет Вот образец РКО на выдачу денежных средств подотчет: Выданные под отчет деньги не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Выдавать наличные деньги под отчет можно если сотрудник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средства.

Так можно поступать с 19 августа 2017 года. Однако это не означает, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным сумма работникам больше не нужно.

Даже после 19 августа 2017 года (например, в 2018 году) о потраченных деньгах работник должен передать в бухгалтерию отчетные документы. Стоит заметить, что выдача денежных средств в подотчет учредителю или директор не запрещена.

Однако стоит понимать, что никаких «поблажек» для руководителей в этой части не предусмотрено.

Источник: http://redtailer.ru/rasporyazhenie-na-vydachu-podotchetnyh-summ-obrazets-2018-skachat/

Распоряжение на выдачу подотчетных сумм директору образец

Составляем приказ о подотчетных лицах - образец 2018 - 2019

На 2018 год установлен лимит на выдачу наличных подотчетных средств, которые предназначаются для взаиморасчета между юридическими лицами. Такое ограничение составляет не более 100000 рублей по одному соглашению.

Данное правило регламентировано пунктом 6 Указания Банка России №3073-У.

Однако работник вправе осуществить необходимые покупки на любую сумму от собственного имени, так как на взаиморасчеты между предприятием и физическим лицом данное правило не распространяется.

Получается, что если сотрудник от своего имени производит расчеты с юридическим лицом, то лимит может не соблюдаться, и фирма не будет нарушать свой кассовый учет.

А если работник осуществил затраты как представитель компании, то данный установленный финансовый предел нужно выполнять. В противном случае, согласно статье 15.1 КоАП РФ, собственник предприятия понесет штраф в размере 50000 рублей.

Учет средств с подотчетным лицом осуществляется в одинаковом порядке, не зависимо от того, каким образом были оформлены финансы — выданы наличными купюрами или переведены на банковскую карту.

Сроки

Собственник или управляющий компанией лично устанавливает определенный период времени, на который выдаются подотчетные наличные средства. Стоит отметить, что действующими законодательными документами РФ данный срок не ограничивается. Самое главное, это четкое отображение предусмотренных руководителем сроков, в акте под отчетного сотрудника.

Также на заявлении обязательно должна быть личная подпись управляющего, которая обозначает согласие директора компании на действия и сроки их выполнения, указанные в документе.

Оставшуюся подотчетную сумму необходимо вернуть в кассу предприятия не позже трех рабочих дней, по окончанию периода, на который выдавались финансовые средства. В случае если в заявлении о выдаче средств подотчетному лицу не определен срок, то неиспользованные денежные средства возвращаются по истечению трехдневного периода, с момента их получения.

Работник, являющийся подотчетным лицом, имеет полное право не возвращать выданные деньги до окончания установленного периода. Досрочный возврат неиспользованных подотчетных финансов происходит в двух случаях:

  • по личной инициативе трудящегося;
  • при увольнении под отчетного работника.

Основные документы с примерами

Для юридически правильного оформления учета денежных средств, выданных ответственному лицу, должны быть грамотно сформированы следующие документальные акты:

  • заявление ответственного сотрудника о выдаче ему определенных подотчетных сумм;
  • приказ руководителя фирмы о назначении подотчетного трудящегося и о выделении ему конкретной суммы денег на административно-хозяйственные затраты предприятия;
  • заявка на выдачу финансовых средств;
  • служебное письмо.

Заявление на выдачу подотчетных сумм директору

Данное заявление является внутренним документом организации, на основании которого производится выдача финансов из кассы подотчетному лицу.

Такой внутренний акт составляется ответственным сотрудником и подписывается главой компании или его уполномоченным лицом, который имеет право распоряжаться денежной кассой фирмы.

В заявлении необходимо отобразить следующую информацию:

  • сумма средств, выдаваемых под отчет;
  • конкретный срок, на который предоставляются деньги;
  • личные подписи заявителя и руководителя;
  • даты формирования и подписания заявительного акта.

Приказ

Распоряжение или приказ о назначении ответственных лиц за расходы выделенных подотчетных средств является одним из основополагающих документом, так как без его наличия предоставление наличных сумм подотчетному лицу будет не законным.

Заявка

Заявка на выдачу денежных средств составляется подотчетником, после чего руководитель фирмы адресует данный акт финансовому директору или лицу, ответственному за распределение финансов из кассы компании. Данный документ является подтверждением расходования средств из бюджета предприятия.

Служебная записка

Служебная записка формируется руководителем фирмы и является основанием для бухгалтерского отдела на выдачу необходимо подотчетной суммы ответственному лицу.

В основном данный документ заполняется от руки.

В настоящее время введены ограничения на выдачу максимальной суммы денег подотчетнику. Данная сумма не должна превышать 100000 рублей. Однако, если компания производит расходы по нескольким отдельным договорам, то данный лимит распространяется исключительно на одно соглашение.

Максимальная сумма

Стоит отметить, что данное правило распространяется только на взаиморасчеты между юридическими лицами или между индивидуальными предпринимателями и организациями. Если предприятие производит расчеты с физическими лицами, которыми являются все сотрудники организации, то лимит не устанавливается.

Процесс выдачи и учета

Нормативно-правовой базой РФ предусмотрено несколько вариантов осуществления выдачи и учета финансовых сумм подотчетникам.

На карточку

Для такого способа перечисления денег главе компании в первую очередь необходимо внести изменения в учетную политику организации, где будет отображен весь процесс учета и выдачи финансовых средств подотчетному работнику по средствам перевода на его банковскую карточку.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Возврат неиспользованных сумм может возвращаться как наличным способом, так и безналичным, путем обратного перевода с личного счета работника на расчетный сет предприятия.

Данный процесс имеет ряд преимуществ:

  • надежность и своевременность;
  • отсутствие затрат на оказание банковских услуг за снятие наличных средств;
  • нет необходимости в оформлении кассовой документации;
  • возможность передать деньги подотчетнику, который находится в другом городе или стране.

В кассу

такая процедура производится при помощи выдачи финансовой наличности, для которой характерны такие же условия и требования, что и при переводе денежной суммы на пластиковую карту.

основным отличием является то, что возврат денег можно произвести только «наличкой» и только в кассу организации.

особенности расчетов и командировочных расходов представлены в данном видео.

znaybiz.ru

нюансы содержания приказа о выдаче денег под отчет руководителю

Этот документ достаточно оформить один раз, если не происходит изменений в составе подотчетных лиц. В случае, если их список меняется, составляется образец нового приказа на подотчет. Понятие подотчетных денег Так принято называть денежные средства, авансом выдаваемые сотруднику из кассы организации для оплаты нужд предприятия.

Размер сумм, которые можно выдать под отчет, указывается в приказе. Лимит расчетов (не более 100 000 руб. по одному договору) нужно учитывать только при расчете между организациями. При этом все расходы, производимые сотрудниками за счет выданных таким образом денег, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Приказ о подотчётных суммах

Составляем приказ о подотчетных лицах - образец 2018 - 2019

Приказ о выдаче подотчетных сумм пишется в случае, когда необходимо выдать определенную денежную сумму одному из сотрудников предприятия.

Что такое подотчетные суммы

В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.

Деньги могут предоставляться на самые разные цели:

  • приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров
  • оплату бензина
  • командировочные расходы и т.д.

Кому можно выдавать подотчетные суммы

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.

Какую суммы можно выдавать под отчет

Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег.

Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс. рублей (с течением времени этот лимит может меняться).

Отчетность по потраченным деньгам

После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.

Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.

Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:

  • квитанции;
  • товарные и кассовые чеки;
  • проездные билеты;
  • прочие, подтверждающие оплату бланки.

Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.

Кто формирует приказ

Высшие должностные лица в организациях редко самостоятельно занимаются созданием разного рода бумаг. Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать.

Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате.

Кто подписывает приказ о выдаче подотчетных сумм

Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).

Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.

На что опираться при создании приказа

Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.

В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

Форма документа

На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.

Формат документа

Приказ допустимо делать как в рукописном, так и в печатном формате – это никакого значения в определении роли законности его статуса не имеет. Единственный момент, на котором стоит заострить внимание: электронный бланк надо обязательно распечатать – для простановки подписей, без которых документ не станет действительным.

Надо ли регистрировать приказ о выдаче подотчетных сумм

Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков.

Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.

Правила по хранению, сроки

Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ.

После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).

Образец приказа о выдаче подотчетных сумм

Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.

Вначале бланка напишите:

  • наименование организации;
  • наименование приказа;
  • его номер, дату, место составления.

После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:

  • обоснование и основание для создания приказа;
  • на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
  • максимальный размер сумм;
  • период, на который они могут выдаваться;
  • работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
  • ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

Смотрите так же:  Госпошлина при продаже гаража 2018

В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.

Расчеты с подотчетниками

К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов.

В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет.

Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок.

А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа.

Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы.

Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

  1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
  2. Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
  3. Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
  4. Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
  5. В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
    1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
    2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
    3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
    4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

Какие изменения нужно учитывать в 2018 году

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.

2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ).

Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет,

Источник: https://yokvadro.ru/stati/prikaz-o-podotchjotnyh-summah.html

Нюансы содержания приказа о выдаче денег под отчет руководителю

Составляем приказ о подотчетных лицах - образец 2018 - 2019

Выдача подотчетных средств организации – это проблема для многих предприятий из-за того, что данный процесс имеет массу нюансов.

Многие специалисты, занимающиеся подотчетными средствами, не могли прийти к единому решению, обязательно ли оформлять заявление о выдаче средств или нет. Однако с 2019 г.

этот документ входит в перечень документов, которые должна иметь каждая организация в обязательном порядке.

Авансовые отчеты играют важную роль в кассовых операциях. Неправильное оформление документов может быть причиной негативных последствий в виде штрафных санкций и доначисления НДФЛ. Для снижения вероятности появления проблем необходимо соблюдать все правила, которые устанавливаются законодательством.

В 2019 г. вступили в силу новые правила, в соответствии с которыми будет проходить выдача подотчетных средств. Если раньше средства могу получить только штатный персонал, то теперь деньги могут получить и внештатные сотрудники.

Для того чтобы сократить затраты времени на оформление заявления о выдаче подотчетных денег организации, специалистам можно создать самостоятельно или найти в интернете бланк заявления. При необходимости его останется только распечатать и внести в него всю необходимую информацию.

Позиция в законе

В п. 4.4 Положением № 373-П сказано, что при выдаче сотрудникам подотчетных средств, должен быть оформлен расходный кассовый ордер (РКО). Основанием для его оформления является заявление сотрудника, которому необходимо получить средства.

Составляется такое заявление в произвольной форме. Оно должно содержать дату его составления и подпись руководителя предприятия. Также заявление должно включать информацию о сумме средств и о периоде, на который эти средства будут выданы. Наличные средства выдаются сотрудникам на расходы, которые связаны с деятельностью организации.

Скачать пример заполнения приказа о выдаче денег под отчет руководителю

Скачать бланк приказа о выдаче денег под отчет руководителю

В течение трех дней после того, как закончится период, на который были выданы деньги, подотчетному лицу необходимо представить авансовый отчет. Длительность проверки авансового отчета устанавливается руководителем организации. Она осуществляется сотрудниками бухгалтерии, но при их отсутствии эта обязанность возлагается на руководителя организации.

Подотчетные средства выдаются в случаях, когда ответственным лицом погашены все предыдущие задолженности по полученным наличным средствам организации.

Перечень сотрудников, которые могут получить подотчетные средства, не установлен законодательством и определяется приказом по предприятию.

В этом приказе должны быть указаны такие данные:

  • период, на который могут быть выданы средства;
  • их максимальный размер;
  • порядок, в соответствии с которым должны представляться авансовые отчеты.

Как сказано в законодательстве, если на предприятии нет данного приказа, то срок их выдачи будет считаться не установленным, а все подсчеты должны осуществляться в течение рабочего дня.

Директор организации является как руководителем организации, так и ее сотрудником. Из этого следует, что он также вправе получить подотчетные средства. Из-за того, что в подобных случаях воля подотчетного лица и руководителя организации всегда совпадает (так как это один и тот же человек), многие специалисты считают, что надпись директора предприятия в заявлении не обязательна.

Важным моментом является то, что обязательным условием остается подпись руководителя предприятия на РКО. Исходя из этого, следует, что при выдаче подотчетных средств, руководителю организации, все равно нужно будет оформлять приказ о выдаче денег под отчет руководителю, который должен содержать его же подпись.

Бланк приказа о выдаче денег под отчет руководителю

Общие моменты приказа о выдаче денег под отчет руководителю

Выдача подотчетных средств руководителю организации иногда допускается на основании распоряжения, которое будет содержать всю необходимую информацию и будет адресовано кассиру. Однако это противоречит законодательству, и, если налоговые органы нагрянут на предприятие с проверкой, то они могут привлечь организацию к ответственности.

Средства могут быть выданы на определенные цели, регулируемые указанием Центрального Банка РФ:

  • покупка необходимых предметов;
  • оплата расходов, потраченных на командировки;
  • расчетов по договорам.

Также существует определенный алгоритм выдачи денег предприятия под отчет:

  1. Перед тем, как принять заявление от сотрудника о выдаче средств, нужно узнать, погашены ли все его предыдущие аналогичные задолженности.
  2. Если задолженность отсутствует – сотрудником должно быть составлено заявление на выдачу денег. Если же задолженность есть у сотрудника, то он не может получить новые средства, пока ее не погасит.
  3. Следующим шагом идет подписание документа руководителем организации, после чего сотрудником бухгалтерии должен быть оформлен и подписан РКО.
  4. После этого, сотруднику нужно обратиться со своим паспортом и РКО в кассу предприятия, и ему будут выданы средства. РКО должен быть подписан и кассиром, и получателем.
  5. Последним шагом является занесение данной операции в кассовую книгу.

После получения средств, как закончится срок предоставления средств, сотрудником должен быть предоставлен авансовый отчет. Сдавать его нужно в бухгалтерию. Сотрудники бухгалтерии проверяют, куда быть использованы средства с помощью подтверждающих документов (чеков и т.д.).

Условия, которые предъявляются к подтверждающим документам, а именно – чекам:

  • в кассовых чеках должно быть хорошо пропечатано название покупки и реквизиты предприятия;
  • товар должен быть приобретен в рабочее время;
  • на товарном чеке должны быть и печать, и номер.

Также отчет проверяется на правильность оформления. Если нет каких-либо недочетов, то руководителю предприятия нужно будет подписать документ, после чего средства будут списаны.

Если была потрачена не вся выданная сумма, то ее остаток возвращается в кассу организации. Для этого нужно оформить приходный кассовый ордер (ПКО). Если же сотруднику на осуществление поставленной цели не хватило средств, то вся сумма перерасхода должна быть отправлена сотруднику на счет, указанный в авансовом отчете. Данная операция также должна быть оформлена РКО.

В ТК РФ сказано, если сотрудником в кассу не были возвращены подотчетные средства, то организация вправе данную сумму удержать из его зарплаты. Но на это должно быть дано письменное согласие сотрудника. Если работник не даст согласие на взыскание, то оно будет осуществлено на основании судебного решения, но взыскание не может быть более 20% от зарплаты сотрудника.

Как показывает практика, выдача подотчетных сумм имеет и другие нюансы, например:

  • если сотруднику необходимо получить средства, но руководителя нет на рабочем месте, то операцию выдачи средств может оформить бухгалтер или финансовый директор на основании доверенности;
  • многие руководители хотят получить средства без заявления, что является грубейшим нарушением, потому что средства должны выдаваться на основании заявления сотрудника, вне зависимости от его должности;
  • сумма, которая превышает лимит в 100000 руб., выдается только в случае расчета наличными средствами с другими предприятиями.

Изменения в порядке

Перечень изменений, внесенных в 2019 г. в порядок выдачи подотчетных сумм:

  • Деньги могут быть выданы персоналу, который работает не только по трудовому соглашению, но и по гражданско-правовому.
  • Заявление сотрудника – это единственное основание для выдачи средств. Ранее руководителю организации необходимо было писать сумму средств и срок их выдачи собственноручно, но теперь такой необходимости нет, и заявление может быть составлено в электронном виде.
  • Выдача средств возможна, только при отсутствии задолженности по предыдущим суммам.
  • Появилась возможность перечислить подотчетные средства со счета организации на карту сотрудника.
  • Все операции с подотчетными средствами должны быть зафиксированы в налоговом и бухгалтерском учете.
  • Авансовый отчет необходимо предоставить в установленные сроки. Несоблюдение сроков может повлечь за собой доначисление НДФЛ.
  • При составлении авансового отчета применяется форма АО-1.

Бланк АО-1 в формате word

Как избежать штрафов и ответственность

За нарушение кассовой дисциплины штраф не предусмотрен, но при налоговых проверках организация может быть арестована по таким причинам:

  • нарушение порядка, в соответствии с которым должны храниться свободные наличные средства;
  • нарушение порядка, в соответствии с которым должны вестись кассовые операции.

Взыскание штрафа по таким причинам и по причине отсутствия заявления можно оспорить в судебном порядке.

При налоговой проверке на предоставление всех необходимых документов отводится один день. За этот день могу быть оформлены все отсутствующие заявления на получение средств. Их нужно будет прикрепить к РКО.

Существует установленный срок давности для наложения административной ответственности за нарушение кассовой дисциплины. В п.1 ст. 4.5 КоАП указано, что он равняется двум месяцам, поэтому составлять заявления нужно только за последние два месяца перед налоговой проверкой.

Образец заполнения приказа о выдаче денег под отчет руководителю

Правила и особенности

Существуют остановленные правила, в соответствии с которыми должен осуществляться порядок выдачи подотчетных средств:

  • Выдача средств может быть осуществлена только в случаях траты средств на цели, которые относятся к деятельности организации.
  • Между сотрудником и организацией должен быть заключен либо трудовой, либо гражданско-правовое соглашение. Только при заключении соглашения сотрудник может получить подотчетные деньги.
  • Обязательным условием является подтверждения заявления о выдаче средств у руководителя предприятия. Если средства были перечислены на карточку сотрудника, то должны быть также представлены соответствующие документы.
  • Передача средств как руководителю, так и другим сотрудникам должна происходить при оформлении РКО.
  • Средства будут выданы только при условии отсутствия задолженности у сотрудника. После получения средств нужно будет представить отчет по расходам и все необходимые документы.
  • Представленные документы подвергаются тщательной проверке. После проверки, руководитель компании, должен установить период, в течение которого нужно погасить выданную сумму.

Данные правила действуют абсолютно на каждого сотрудника организации, включая директора.

У многих специалистов, занимающихся данным вопросом, появляются проблемы в оформлении выдачи средств руководителю предприятия.

В таких ситуациях нужно учитывать такие особенности:

  • Как сказано в ТК РФ, директор организации имеет с ней такие же трудовые отношения, как и другие сотрудники, поэтому процесс выдачи подотчетных средств директору ничем не должен отличаться от стандартного процесса.
  • Второй особенностью является то, что директор предприятия должен сам заверить свое заявление. В случаях, когда организация имеет несколько директоров, процесс подписания заявления значительно проще: если средства выдать необходимо одному директору, то заверить его заявление вправе другой руководитель.

Из этого следует, что руководители организаций не имеют никаких льгот при получении средств под отчет: перед тем, как получить средства они должны пройти все процедуры проверки, как и остальные сотрудники, и на них также должен быть составлен приказ о выдаче денег под отчет руководителю.

Когда бумага не нужна

На многих форумах можно найти советы или примеры ситуаций, когда заявление о выдаче денег организации под отчет не требуется, например:

  • Первый случай – когда сотрудник получает средства, перечисленные на банковскую карту. Из-за того, что законодательством регулируется только работа с наличными средствами, при перечислении средств на карту пропадает необходимость оформления заявлений и приказов.
  • Если работнику были возмещены потраченные средства.
  • При условии выдачи суточных. Организация оплачивает командировки сотрудников. Проезд и плату за жилье можно оплатить со счета предприятия, а сотруднику наличными средствами выплатить только суточные. Основанием для их выдачи будет приказ о направлении сотрудника в командировку.

Источник: http://buhuchetpro.ru/prikaz-o-vydache-deneg-pod-otchet-rukovoditelju/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.