+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Уведомить инспекцию о невозможности представления документов почтой могут не все

Справочник Бухгалтера

Уведомить инспекцию о невозможности представления документов почтой могут не все

  1. Структура письма
  2. Как писать?
  3. Образец письма-запроса о предоставлении документов
  4. Образец письма-запроса о предоставлении информации
  5. Образец письма-запроса о разъяснении

Письмо-запрос – это разновидность делового письма.

Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.

Что можно запрашивать?

  • Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).
  • Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).

Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.

Структура письма

Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

  • сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
  • затем – дата составления и исходящий номер документа;
  • заголовок, отражающий суть вопроса;
  • обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
  • суть вопроса;
  • благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
  • благодарность;
  • должность, ФИО и подпись отправителя.

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.

Как писать?

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

  • «на основании наших предварительных договорённостей»;
  • «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
  • «в соответствии с заключенным договором»;
  • «для заключения договора».

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…».

Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).

А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму.

Образец письма-ответа

Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

  • «просим сообщить о…»;
  • «будем крайне признательны, если Вы…»;
  • «просим выслать…».

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

  • «просим ответить по возможности скорее»;
  • «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
  • «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
  • «с нетерпением ждём Вашего письма»;
  • «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Образец письма-запроса о предоставлении документов

«Уважаемый Владимир Александрович!

Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

  • устав организации;
  • свидетельства ОГРН и ИНН;
  • свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке);
  • приказ о назначении на должность генерального директора.

Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на general@site.com)».

Образец письма-запроса о предоставлении информации

«Уважаемый Пётр Владимирович!

Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!».

Образец письма-запроса о разъяснении

«Уважаемый Александр Петрович!

В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».

Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа.

Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять.

А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.

Ответ на требование налогового органа о представлении документов – вопросы и ответы

Налогоплательщик обязан отправить ответ на требование о представлении документов (информации) в установленный срок. Если документов нет или невозможно подготовить вовремя (большой объем, утрачены или находятся в архиве), сообщите об этом в налоговую в течение 1 дня, следующего за днем получения требования. 

Отправка уведомления не гарантирует, что НИ даст больше времени на подготовку ответа. В течение 2 дней с момента получения уведомления налоговый орган должен отправить новое требование с решение о продлении срока или об отказе. 

Как сформировать уведомление

  1. В разделе «Отчетность/Налоговая/Требования документов» откройте требование, по которому хотите сформировать уведомление. 
  2. В списке вложений нажмите «Ответить» либо откройте документ и перейдите на вкладку «Ответить».

  3. Нажмите «Написать в налоговую» и выберите:
  4. «Сдвинуть срок предоставления ответа» — если вам не хватает времени на подготовку документов;
  5. «Уведомить об отсутствии документов» — если у вас нет документов, которые требует ФНС.

  6. Заполните форму:
  7. В строке «уведомляет, что не имеет возможности представить в установленный срок» выберите «все документы» или «номера пунктов», по которым не успеваете подготовить документы.
  8. Укажите причину переноса сроков или отсутствия документов. Если есть подтверждающие документы, загрузите их по кнопке .

  9. Заполните срок, когда будут представлены документы (для уведомления о продлении срока ответа).
  10. Нажмите «Отправить».
  1. В разделе «ФНС» на вкладке «Требования ФНС» откройте требование, по которому хотите сформировать уведомление.

     

  2. Нажмите кнопку «Невозможно представить в срок» и перейдите на вкладку «Уведомление».
  3. Заполните номер уведомления, дату и номер требования.
  4. Установите флаг  «невозможно представить все запрашиваемые документы (информацию), указанные в требовании».

     Либо нажмите кнопку «Редактировать номера пунктов» и добавьте пункты требования, по которым не успеваете подготовить документы.

  5. Выберите код причины:
  6. «10 — необходимо продление срока исполнения требования о представлении документов (информации) по объективным причинам (документы хранятся в удаленных хранилищах (архивах); существенные объемы истребованных документов (информации); другие причины)»;
  7. «20 — невозможно представление истребованных документов (информации) по причине их отсутствия (утрачены, не поступали или не составлялись)».
  8. Укажите причину переноса срока или отсутствия документов. Если есть подтверждающие документы, загрузите их по кнопке «Прикрепить файлы».
  9. Заполните срок, когда будут представлены документы (для уведомления с кодом причины 10), и нажмите «Готово» 
  10. Для отправки нажмите сначала «Передать на подпись ответы НО», затем «Подписать и отправить ответы НО».

Если в течение 2 дней вам не пришло «Решение о продлении или об отказе в продлении сроков представления документов», свяжитесь с инспектором.

уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов (информации)

Оставьте свой отзыв:

ОТПРАВИТЬ

Образцы документов

Извещение о невозможности представить в срок истребуемые судом документы

В Арбитражный суд г. __________________

Истец:_________________________________ Адрес: ________________________________ _______________________________________

Ответчик: _____________________________ Адрес: ________________________________ _______________________________________

Третье лицо: __________________________ Адрес:_________________________________ _______________________________________

Дело N ________________________________

ИЗВЕЩЕНИЕ

“___”___________ ____ г. Арбитражный суд г. __________________вынес определение, которым обязал ________________________________ (истца, ответчика или третье лицо)

представить в суд в срок до “___”______________ _____ г. следующиедокументы: 1. __________________________________________________________. 2. __________________________________________________________. 3. __________________________________________________________. 4. __________________________________________________________.

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Определение об истребовании документов получено ______________ (истцом, ответчиком или третьим лицом)

“___”___________ ____ г.

Согласно п. 8 статьи 66 АПК РФ _______________________________ (истец, ответчик или третье лицо)

извещает суд о том, что к установленному Арбитражным судом срокуне имеет возможности представить указанные выше документы попричине _________________________________________________________. Истребуемые судом документы __________________________________ (истец, ответчик или третье лицо)

обязуется представить суду не позднее _________________ (или послеустранения причин непредоставления документов в срок).

Руководитель

___________________________________ _____________/_____________истца, ответчика или третьего лица)

“___”______________ _____ г.

Согласно п. 8 ст. 66 АПК РФ, если лицо, от которого арбитражным судом истребуется доказательство, не имеет возможности его представить вообще или представить в установленный судом срок, оно обязано известить об этом суд с указанием причин непредставления в пятидневный срок со дня получения копии определения об истребовании доказательства.

————————————————————————— ¦ НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТОДАТЕЛЯ ¦ ¦ В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ¦ ¦————————————————————————-¦ ¦ ¦ ¦ УВЕДОМЛЕНИЕ И.О. Фамилия¦ ¦ лица, подавшего заявление¦ ¦ 00 месяца 20__ г.

Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере

N 000 о приеме на работу,¦ ¦ в дательном падеже¦ ¦ о представлении ¦ ¦ документов (сведений) ¦ ¦ отделу кадров ¦ ¦ ¦ ¦ Уважаемый ______________________________! ¦ ¦ (имя, отчество) ¦ ¦ ¦ ¦ Ваше заявление о приеме на работу рассмотрено. Для принятия¦ ¦обоснованного решения просим Вас до 00 месяца 20__ г.

: ¦ ¦ а) представить документы: ___________________________________________¦ ¦_________________________________________________________________________¦ ¦ (указать конкретно) ¦ ¦ б) сообщить сведения, отсутствующие в ранее представленных Вами¦ ¦документах: _____________________________________________________________¦ ¦_________________________________________________________________________¦ ¦ (указать конкретно) ¦ ¦ ¦ ¦Основание: …(указать со ссылкой на статью, пункт нормативно-правового¦ ¦акта). ¦ ¦ ¦ ¦Отдел кадров работает… (указать дни и часы приема). ¦ ¦Телефон для справок: (000) 000-00-00. ¦ ¦ ¦ ¦Начальник отдела кадров _____________ ___________________________ ¦ ¦ (подпись) (фамилия, инициалы) ¦ ¦Дата ¦ —————————————————————————

Источник — “Секретарь руководителя. Универсальный справочник”, “Альфа-Пресс”

Источник: https://1atc.ru/uvedomlenie-o-predostavlenii-dokumentov/

Если получили информационное письмо из налоговой | Гордон и Партнеры

Уведомить инспекцию о невозможности представления документов почтой могут не все

В 2017 нашим клиентам стали систематически поступать письма из их налоговых инспекций с предложением проверить налоговую отчетность и изменить ее, конечно,  в сторону уменьшения вычетов по НДС и расходов. По нашим сведениям у других предприятий аналогичная ситуация.

Как реагировать на подобные письма из налоговой ?

Если в ваш адрес поступило какое-то письмо из налоговой, первый шаг – определить в рамках каких мероприятий это письмо направлено, поскольку именно «статус» документа определит ваши обязанности.

Так же при выборе линии поведения, необходимо учесть имеющиеся в распоряжении налоговой рычаги воздействия на налогоплательщиков,  по этому, рекомендуется игнорировать даже незаконные требования налоговой осознано.

При переписке с налоговыми инспекциями для налогоплательщиков действуют два простых  правила  статьи 23 НК РФ: Налогоплательщик обязан:  

6) представлять в налоговые органы и их должностным лицам в случаях и в порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов;

7) выполнять законные требования налогового органа об устранении выявленных нарушений законодательства о налогах и сборах;

По этому, любая переписка с налоговыми органами ведется  «формально» в соответствии с кодексом.

Инспекциям  ФНС России предоставлены права, в  частности, согласно статье 31 Налогового  кодекса РФ инспекции вправе:

— требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам и (или) форматам в электронной форме, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов (п. 1 ч. 1 ст. 31 НК РФ);

— требовать от налогоплательщиков, плательщиков сборов, налоговых агентов, их представителей устранения выявленных нарушений законодательства о налогах и сборах и контролировать выполнение указанных требований (п. 8  ч. 1 ст. 31 НК РФ);

— проводить налоговые проверки в порядке, установленном Налоговым Кодексом РФ  (п. 1 ч. 1 ст. 31 НК РФ).

При этом  реализация прав налоговых органов неразрывно связана с выполнением ими обязанностей. Так, согласно статье 32 НК РФ налоговые органы обязаны:

2) осуществлять контроль за соблюдением законодательства о налогах и сборах, а также принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов;

9) направлять налогоплательщику, плательщику сбора или налоговому агенту копии акта налоговой проверки и решения налогового органа, а также в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, налоговое уведомление и (или) требование об уплате налога и сбора.

А тот же контроль за соблюдением налогового законодательства, налоговые органы осуществляют в порядке, установленном в кодексе.

Изложенные положения Налогового кодекса РФ, в их взаимосвязи, приводят к выводу:

Согласно кодексу, налогоплательщики обязаны исполнять требования налоговых органов если они законные – то есть, если требования  направлены в установленных в кодексе случаях, в установленном порядке, и по форме,  предусмотренной  налоговым законодательством.

Так, налоговый орган вправе направить налогоплательщику требования о представлении пояснений или внесении соответствующих исправлений в  налоговые декларации, если камеральной налоговой проверкой выявлены ошибки в налоговой декларации (расчете) и (или) противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, либо выявлены несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям, содержащимся в документах, имеющихся у налогового органа, и полученным им в ходе налогового контроля (ч.3 ст.88 НК РФ).

Соответственно, получив требования в рамках мероприятий налогового контроля, налогоплательщик обязан их исполнять.

Случаи, по которым нам  задают вопросы наши клиенты – иного рода.

Если из налоговой поступило информационное письмо с требованиями изменить отчетность

В 2016 и 2017 годах из налоговых по электронным каналам связи с налогоплательщиками поступают информационные письма, в которых говорится о выявленных конкретных признаках получения этим конкретным налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды в результате взаимодействия с конкретными налогоплательщиками.

Как правило, нарушения якобы относятся к предыдущим налоговым периодам (в 2017 – за 2016 и т.д.).

Налогоплательщику предлагается проверить свои документы, и, при необходимости,  внести исправления в учет.

В подобных  письмах отсутствуют ссылки  на конкретные мероприятия налогового контроля, проводимые в отношении получателя письма, или иных лиц, и не упоминаются его права и обязанности.

Как реагировать на такие информационные письма  из налоговой ?

По нашему мнению – внимательно, а с лета 2017 и осторожно.

Не стоит оставлять без внимания сообщение налоговой о признаках получения вами необоснованной налоговой выгоды.

Такое утверждение  означает, что ваш контрагент- поставщик (прямой или в цепочке) не исполнил  свои налоговые обязательства.

Причины могут быть разные: случайно или умышленно, ошибка в отчетности, использование поставщиком налоговых схем и т.д.  Для вас это не важно, важно то, что вы попали в зону повышенного внимания налогового органа.

Кроме того, летом 2017 появились инструкции ФНС и Следственного комитета по оценке умышленности действий налогоплательщиков по занижению налогов для целей более широкого применения части 3 статьи 122 НК РФ – штраф за неуплату налога 40%, а не 20.

Кроме того, налоговым инспекциям вменили в обязанность выявлять, документировать и оценивать действия конкретных должностных лиц организаций, которые привели к необоснованному уменьшению уплаты налогов.

Не стоит забывать и о новой статье Налогового кодекса — 54.1, согласно которой налогоплательщики, фактически, должны доказывать право на применение налоговых вычетов, расходов, льгот.

В целях применения ст.54.1 НК РФ уведомление  даже о предположении  получения вами  необоснованной налоговой выгоды сигнализирует, что вы находитесь под контролем и очередная налоговая декларация будет проверяться с удвоенным вниманием. Ваши налоговые риски возросли.

Что делать, если поступило  информационное письмо из налоговой

Реакция на информационные письма описанного характера у предприятий бывает разной. Одни лихорадочно бегут в налоговую, другие молчат.

Полагаем правильные действия – посредине.

  • Необходимо не откладывая выявить сомнительные операции.
  • Проверить наличие у вас и правильность оформления соответствующих первичных учетных документов и их достоверность.
  • Проверить правильность учета у вас соответствующих хозяйственных операций.
  • Проверить правильность формирования и оформления отчетности по сомнительным операциям.
  • Проверить направление в налоговую именно правильно оформленной отчетности и приложенных документов.

Если ваша сторона сомнений не вызывает, вопросы нужно задать «сомнительному» поставщику.

Первый вопрос: В рамках каких мероприятий налогового контроля ему поступали запросы, касающиеся вашей организации или «сомнительных» операций.

Далее, «действуете по обстановке». Можно и отмолчаться.

Некоторые организации, получив такие письма, начинают заменять документацию по «сомнительным» налогоплательщикам на другую, и т.д. Это возможно, если вычеты могут быть обоснованы иными операциями.

Вместе с тем, упомянутые  выше  совместные разъяснения  ФНС и Следственного комитета РФ такую замену считают признаком вашего участия в налоговых схемах, а значит недобросовестное поведение и умысел на незаконное снижение налогов. По этому, необходимо не просто менять документы по вычетам и расходам, но и одновременно обосновать перед налоговой неумышленный с вашей стороны характер самой ситуации.

Полагаем, это возможно, если в вашем распоряжении заблаговременно подготовленные соответствующие документы.

Кроме того, на ваши вопросы, «сомнительный» поставщик должен предоставить вразумительные разъяснения для пояснений в налоговую.

Во всяком случае вам нужно направить вопросы тем же способом, как вы переписывались при подготовке и исполнении договора с этим поставщиком.

Получение таких ответов не обязывает вас немедленно направлять ответы в налоговую, возможно, их можно будет использовать и при выездной.

Но вопросов у налоговой может возникнуть еще больше, если, например, вы ведете переписку с поставщиком, а он по месту регистрации отсутствует и его ищут и налоговая и полиция. При таких обстоятельствах ваши документы, направленные и полученные «официальным» путем сослужат вам хорошую службу.

На усиление налогового контроля и ужесточение законодательства вы можете противопоставить точное его исполнение, прежде всего, документальное обеспечение своей деятельности.

Адвокат Гордон А.Э

Источник: http://gordon-adv.ru/articles/esli-poluchili-informacionnoe-pismo/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.